скачать книгу бесплатно
• минимальное время ответа на запросы пользователя;
• адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;
• возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;
• надежность и простота обслуживания;
• понятный интерфейс;
• возможность работы в составе вычислительной сети. Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля торговой деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.
По степени комплексности решения автоматизации управления торговой организацией автоматизированные рабочие места делятся на:
• автоматизированные рабочие места, не являющиеся частью единой системы управления организацией. Это наиболее простой, но и менее эффективный вариант автоматизации рабочего места для коммерческих работников, так как не позволяет минимизировать затраты на обработку информации. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. Пользователь сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации;
• автоматизированные рабочие места, входящие в единую систему управления организацией. Более сложный, но и более эффективный вариант автоматизации, при котором используется удаленный доступ к ресурсам центрального (главного) компьютера и (или) внешней сети.
Следует учитывать, что автоматизации поддается только часть информационных потребностей коммерческих работников (расчеты показателей, группировка информации по различным критериям и др.). Персональный компьютер на рабочем месте коммерсанта выполняет функции высокопроизводительного помощника (организация файлов, поиск, сортировка, составление отчетов, воспроизведение данных на экране), но не может полностью заменить человека на его рабочем месте.
Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:
• системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток (штрих-кодов), терминалами сбора данных и т. д.;
• при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие больших объемов данных, которыми оперирует торговая организация, а также высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;
• при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации значительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т. д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;
• практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о «ручном» вводе данных в новую систему не стоит – большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;
• непрерывный цикл работы торговой организации существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.
Программное обеспечение для автоматизации торговли делится на следующие виды:
• торговые системы центрального офиса (head-office);
• торговые системы магазина (back-office);
• кассовые программы (front-office).
Кассовые программы (front-office) позволяют организовать взаимодействие между торговым оборудованием, предназначенным для продажи товаров, и торговой системой магазина (back-office). Кассовые программы могут обеспечивать передачу информации в торговую систему магазина двумя принципиально различающимися способами.
Первый способ – off-line. Данный способ работы означает, что кассовая программа в дискретные промежутки времени получает данные (целиком или только изменения) от торговой системы и помещает их на локальный диск кассового аппарата. При обслуживании продаж она пользуется только этими локальными данными. Также дискретно в торговую систему передаются результаты работы кассы. Обмен может проходить и через дискеты, модемную связь. Достоинством этого решения является надежность. Даже если произошел сбой локальной сети, кассовый аппарат продолжает работать;
Второй способ – оn-line. Этот способ применяется именно для оперативного получения в торговой системе данных о работе каждой кассы, мгновенного контроля остатков, резервирования товара, торговли со склада и т. п. В этом случае кассовая программа постоянно обменивается с торговой системой через локальную сеть.
Торговая система в магазине (back-office) занимается поддержанием ассортимента, заказами, управлением ценами и др.
Торговую систему центрального офиса (head-office) можно рассматривать как логистическую. Она может быть как оптовая, так и розничная, распределять товар и в собственные магазины, и сторонним организациям. Логистическая система может быть централизованной и децентрализованной в зависимости от того, кто делает заказ в дистрибьюторский центр. Если организация состоит из одного магазина, ее торговая система будет объединять функции магазина и центрального офиса.
Поддержка электронного торгового оборудования входит в штатный функциональный набор всех торговых систем. В табл. 1.1 приведены основные виды электронных устройств, используемых для автоматизации торговли на основе применения штрихового кодирования.
Таблица 1.1
Основные виды электронных устройств, используемых для автоматизации торговли на основе применения штрихового кодирования
POS-терминалы в торговом зале должны быть объединены в сеть с персональными компьютерами, которые могут быть установлены как у администратора магазина, так и на складах, в бухгалтерии, коммерческом отделе и т. д. При поступлении партии товаров на склад работники магазина с помощью сканера вводят в компьютерную базу данных их штрих-код, количество, цену и иную информацию. При поступлении на склад товаров без универсальных штрих-кодов, на них наносят идентификационные ярлыки. Всеми кассовыми аппаратами управляет центральный компьютер (сервер), который формирует и пополняет прайс-лист каждой кассы, а также получает отчет о продажах.
Существуют три основных варианта организации передачи информации между отдельными элементами автоматизированной системы:
• Сеть, построенная на основе оптоволоконных линий связи. В этом случае удается создать полностью онлайновую систему, когда центральный офис выполняет функцию магазина, а все магазины сети работают как его торговые секции. Такое решение имеет две отрицательные стороны. Первая – дороговизна оптоволоконных линий. По этой причине значительно удаленные друг от друга магазины зачастую объединять в сеть с помощью подобной технологии порой нерентабельно, так как создание и обслуживание оптоволоконных и радиоканалов достаточно дорого. Другой минус оптоволокна состоит в том, что если связь прервется, то остановится работа всей сети.
• Использование механизма репликации. Этот вариант недорогой, но скорость передачи данных невысокая. Репликация – это копирование изменений в таблицах базы данных и их пересылка на удаленные серверы. Недостатком репликации является наличие таких ситуаций, когда, например, новый товар уже поступил в систему удаленного магазина, а новой цены еще нет. Если требуется оперативный обмен информацией между офисом и магазинами, механизм репликации будет явно неудовлетворительным. Этот механизм уместно использовать в тех случаях, когда достаточно обмениваться информацией не чаще одного раза в день. Кроме того, следует предупредить, что в случае повреждения линии связи сеть, работающая по принципу репликации, вынуждена простаивать.
• Связь на основе базы документов. Данный вариант передачи информации основан на том, что никаких изменений в магазине не может произойти, пока туда не пришел какой-либо новый документ из центрального офиса, то есть все виды связи между магазинами представляют собой пересылку одного или нескольких документов, а также полной информации по всем содержащимся в них товарам. Надежность системы, построенной на таком способе связи, очень высока, а область применения практически не ограничена.
Оценка эффективности процесса автоматизации торговли это достаточно сложный вопрос даже для специалистов. Дело в том, что эффект от применения системы автоматизации комплексный и имеет как экономическую составляющую, так и организационную, имиджевую и т. п., что также имеет большое значение для развития организации и что в деньгах, особенно в краткосрочной перспективе, посчитать трудно или вообще невозможно. Например, повышение оперативности и качества управления позволяет избежать дорогостоящих промахов и ошибок, сработать быстрее и эффективнее конкурентов. Следует также иметь в виду, что положительный эффект, как правило, проявляется не сразу, а спустя некоторое время. Например, рост культуры обслуживания приводит к повышению товарооборота и формированию положительного имиджа, что в свою очередь сказывается на рыночных позициях субъекта хозяйствования. Необходимо также анализировать эффект от системы на каждом этапе ее внедрения и эксплуатации. По оценкам специалистов на разработку и внедрение проекта комплексной автоматизации (охватывающего все подразделения организации и большинство задач выполняемых сотрудниками организации) необходимо будет потратить до 5 % годового товарооборота торговой организации.
Таким образом, многовариантность автоматизации торгово-технологических процессов требует от торговых организаций четкого их описания, определения конкретных целей и задач автоматизации.
1.3. Значение и особенности автоматизации оптовой торговой организации
Сегодня ряд организаций, занимающихся оптовой закупкой и продажей товаров, ясно осознали, что для дальнейшего развития бизнеса нужно срочно решать накопившиеся проблемы. Интенсивное увеличение товарооборота связано с оформлением большого количества документов, оперативной отгрузкой товаров, контролем за их сохранностью и хорошим складским учетом, а для регулирования ассортимента понадобился оперативный сбор данных от покупателей (дилеров) о динамике продаж, оборотах и других показателях. В современных условиях эту информацию следует быстро и грамотно консолидировать и обрабатывать, чтобы извлечь из нее сведения, необходимые для планирования дальнейших действий. Имеющиеся во многих оптовых организациях информационные системы с назревшими задачами уже не справляются: одновременная работа множества пользователей вызывает торможение в программе, ее нужно постоянно модернизировать.
Большинство белорусских торговых организаций, оперирующих товарами, не имеют пока на своем вооружении самых передовых программных комплексов, а именно современных систем управления деятельностью предприятия (ERP). Некоторые организации используют только электронные таблицы Excel, а некоторые имеют в своем распоряжении самостоятельно разработанную программу складского учета или используют доработанную бухгалтерскую систему.
Под системой управления торговой организацией следует понимать не только программное обеспечение и соответствующее техническое оборудование, но и организацию работы с товаром в целом. Любая сложная программная система становится эффективной только тогда, когда ее правильно используют и внедряют.
Основные цели по автоматизации, которые ставит перед потенциальной системой среднестатистическая оптовая организация:
• сокращение срока подбора заказа, уменьшение складского запаса при одновременном стремлении к сокращению так называемых потерь из-за отсутствия запаса;
• повышение общей управляемости процессов, т. е. появление контроля на всех этапах товарного потока.
Задачами, решаемыми при внедрении современной автоматизированной системы управления современными складскими комплексами, являются следующие:
• оптимальное использование складских площадей и объемов;
• минимизация затрат на складское хранение;
• уменьшение времени, затрачиваемого на проведение всех складских операций;
• уменьшение числа ошибочных складских операций;
• повышение точности и оперативности учета товара;
• устранение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров;
• оптимизация затрат на заработную плату складских работников.
Каждая из этих задач может быть уточнена количественными показателями, однако следует отметить, что достичь всего и сразу представляется маловероятным. В частности, задача максимизации объема мест хранения может вступить в конфликт с задачей наискорейшего отбора товара. Поэтому необходимо вычленять наиболее приоритетные, ключевые задачи в соответствии со спецификой деятельности организации, текущим моментом ее развития, другими факторами и подчинять им все остальные устремления. Современную автоматизированную систему управления складским комплексом имеет смысл рассматривать как инструмент, который позволяет настраивать разумный баланс решаемых задач, находить золотую середину в соответствии с регулярными и периодическими потребностями организации. Необходимость постановки и решения конкретных задач должна быть очевидна для организаций, работающих в режиме обостряющейся на рынке конкуренции, когда недостаточные качество и скорость обслуживания клиентов зачастую оборачиваются их потерей.
Функциональные возможности любой современной автоматизированной системы работы оптовой торговой организации можно условно представить в виде следующих уровней:
• технологическая платформа, основополагающие финансовые алгоритмы и система безопасности;
• базовая складская функциональность, что дает возможность работать с первичными документами и обеспечивает классический набор действий по приходу, расходу, покупке, продаже, перемещению товара;
• механизмы планирования складских работ на основе нескольких первичных документов, также на этом уровне обычно уже имеется функционал по заданию простейших правил предпочтительного размещения конкретного товара в тех или иных ячейках склада;
• система управления складом (Warehouse Management Systems, WMS). WMS, базируясь на многочисленных правилах и настройках, сама дает пользователям задания – когда, кому и что надо сделать, где и какой товар разместить, в какой последовательности комплектовать заказы и отгружать их. При комплектации заказа система распределяет товары по паллетам или коробкам так, чтобы соблюдать ограничения по весу, объему и совместимости товаров друг с другом.
Четвертый уровень не может являться последним, так как развитие программных продуктов идет по пути создания новых, более совершенных концепций. К тому же любая система управления не обходится без внесения собственных наработок и адаптаций. Гибкость современных систем управления во многом позволяет, начав с первого уровня, по мере необходимости последовательно подниматься вверх до четвертого уровня – полноценной системы WMS.
Спецификой оптовых организаций является то, что они имеют различные складские помещения с разными вариантами конструкции и размеров, температурным режимом и предназначением. Поэтому отдельно целесообразно разрабатывать проект по автоматизации склада, так как специализированные системы управления складом позволяют учитывать все особенности внутренней структуры склада, включая виды стеллажного оборудования и используемые механизмы, номенклатуру хранимого товара (температурные режимы хранения, вид товара (мерный и сыпучий), сроки хранения, серийные и партионные номера и т. п.), оборачиваемость товара (настройку зон склада с учетом различных скоростей оборачиваемости товара), предоставляемые услуги по ответственному хранению и дополнительной обработке товаров (этикетированию, созданию наборов, доставке и пр.) и т. д. Именно сочетание всех этих возможностей позволяет организовать ритмичную работу склада в целом. Основными предпосылками автоматизации склада служат экономические показатели, такие как объем оборота товара, производственные затраты, потери, связанные с рекламациями и браком, и пр.
Этапы разработки проекта по автоматизации склада могут включать нижеследующие этапы:
1. Предпроектное исследование
1.1. Организационная структура склада
Анализ организационной структуры необходимо провести с точки зрения определения ролей в технологическом процессе, отсутствия дублирования функций, наличия должностных инструкций и механизмов их исполнения.
1.2. Документооборот
Четко определенный документооборот для склада фактически определяет информационный поток, сопровождающий товар на протяжении его жизненного цикла на складе, в том числе фиксирует точки передачи материальной ответственности за товар.
1.3. Регламент прохождения процессов
Регламент здесь понимается как определение строгой и однозначной последовательности действий над предметом труда и запрет его нарушения. Разработка регламента очень тесно связана с документооборотом.
1.4. Склад
Необходимо проанализировать, насколько хорошо проработано разделение склада на зоны. Оно должно быть осуществлено так, чтобы, во-первых, обеспечивалась наблюдаемость товара на протяжении всего его жизненного цикла на складе, во-вторых, учитывалась бы специфика хранения и, в-третьих, было бы достаточно удобно вести разметку склада в будущей программе.
1.5. Товар
Товар является одним из самых важных объектов на складе, он же предмет труда. Правильная и информативная кодировка товара является обязательным условием четкой работы складского комплекса. На разных типах складов даже для аналогичных товаров она может серьезно отличаться.
2. Составление товарных запасов (ТЗ) на автоматизацию склада (обязательно)
3. Технологическое проектирование, моделирование, реинжиниринг работы склада
Комплекс мер по проектному моделированию склада, позволяющий произвести предварительный расчет склада, оценку эффективности работы существующего склада, расчет реструктуризации, наращивания мощностей и автоматизации склада.
4. Прокладка СКС (структурированная кабельная система)
СКС – необходимая основа для построения информационной инфраструктуры объекта (компьютерная сеть, телефонная сеть, организация выхода в Интернет) и интегрированных систем обеспечения технической безопасности.
5. Поставка и настройка оборудования и программного обеспечения, необходимого для эффективного управления складом
Поставка специализированного складского оборудования, погрузо-разгрузочных средств. Установка программного обеспечения автоматизации склада, интеграция в систему оборудования для автоматической идентификации и маркировки штрихового кода.
6. Обучение персонала
7. Техническое сопровождение проекта
Гарантийное и послегарантийное обслуживание, организация круглосуточной «горячей» линии, экстренный выезд специалиста по вопросам, связанным с работой программного обеспечения (ПО) и оборудования, установленного на складе.
Таким образом, автоматизация деятельности складского хозяйства является жизненной необходимостью для оптовой организации. С внедрением автоматической системы учета на складе станут возможными перспективное планирование деятельности склада, безбумажная технология работы, повысится эффективность складских операций, информация о выполняемых заданиях и остатках будет предоставляться в режиме реального времени. Также снизятся затраты на обработку заданий, исключений и ошибок, управление персоналом будет осуществляться посредством заданий, формируемых самой системой автоматизации.
1.4. Значение и особенности автоматизации розничной торговой организации
В Беларуси заметны перемены в схеме торговли. Увеличивается доля крупных магазинов и торговых сетей. Розничные сети в стране, особенно в крупных городах, постепенно вытесняют рынки и одиночные магазины. Огромные гипермаркеты готовы обслуживать десятки тысяч покупателей в день, при этом формат, ассортимент и уровень цен не идут ни в какое сравнение со ставшими привычными за 90-е гг. оптовыми рынками. Теперь свои ежемесячные покупки многие семьи в крупных городах осуществляют в магазинах такого рода.
Необходимость в оперативном управлении магазином вызвана стремительным ростом торгового ассортимента (десятки тысяч наименований), который невозможно поддерживать вручную. Оптимальное пополнение ассортимента возможно лишь с учетом оперативных значений остатков товара. Для розничной торговли характерно накопление в системе огромных объемов данных (хранится каждая позиция каждого чека).
Еще несколько лет назад руководители магазинов и не подозревали, что наступит время, когда им придется серьезно задумываться о телекоммуникационной инфраструктуре своих организаций. Функционирование современной розничной торговой организации практически немыслимо без таких понятий, как локальная вычислительная сеть, Интернет, виртуальная частная сеть, сервисные службы, система управления цепочками поставок и многое другое. Все способствует решению прикладных задач учета товаров, электронного документооборота, выполнению электронных транзакций, предоставлению покупателям справочной информации в режиме онлайн, интеграции с сетями электронной обработки обращений покупателей, поступающих по телефону, через электронную почту или через web-сайты магазинов.
Развертывание сетевой инфраструктуры имеет особое значение для розничных торговых сетей, объединяющих центральный офис, несколько магазинов различного формата (мини-маркет, супермаркеты, гипермаркеты, cash&carry) и выделенные склады-распределители. Таким образом, распределенная телекоммуникационная сеть позволяет осуществлять централизованное управление ресурсами и поставками товаров, поддерживать единую товарную номенклатуру и дисконтную систему, а за счет этого снижать затраты магазинов и создавать дополнительные удобства для покупателей.
Особенностями автоматизации деятельности розничной торговой организации является то, что ей необходимы разнообразные виды оборудования, работающего с технологией штрихового кодирования. К ним относятся: POS-терминалы, сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, принтеры штрих-кодов, электронные весы, POS-терминалы.
1. Кассовые POS-терминалы построены на базе PC-совместимого компьютера, но имеются существенные отличия от персонального компьютера: POS-терминал должен быть внесен в Государственный реестр контрольно-кассовых машин Республики Беларусь; программное обеспечения для POS-терминалов также вносится в Реестр; POS-терминалы производятся в нестандартном исполнении, по сравнению с обычным компьютером, и включают большое количество специализированных устройств.
Любой POS-терминал, как правило, состоит из следующих функциональных блоков: монитор, системный блок, имеющий в своем составе все присущие обычному PC-совместимому компьютеру узлы – корпус, дисковод, жесткий диск, сетевую карту, порты и т. д. Далее начинаются отличия от обычного компьютера. К специализированным устройствам можно отнести: программируемую клавиатуру, дисплей покупателя, считыватель магнитных карт, принтер чеков, денежный ящик.
POS-терминалы применяются в Беларуси главным образом в крупных магазинах и организациях общественного питания. При этом наблюдается тенденция к увеличению доли POS-терминалов в других сферах торговли и в менее крупных организациях.
2. Сканеры штриховых кодов используются для считывания штриховых кодов. Сканеры подсвечивают код своим осветителем и считывают полученную картинку.
Существует много разновидностей сканеров штрих-кодов. Сканеры отличаются по типам источников излучения. Самые простые – это CCD сканеры, использующие в качестве источника излучения светодиоды. CCD сканеры – недорогие и доступные устройства. Функционально этот тип сканеров обладает небольшим расстоянием считывания штрих-кода – этикетка со штрих-кодом должна быть идеально ровной и четкой. При считывании этикетки с неровной поверхности, например с бутылки, прочитать штрих-код будет очень непросто, если вообще возможно.
Другой тип сканеров штрих-кодов – это лазерные сканеры, имеющие разные характеристики и размеры – от размера карандаша, до больших встраиваемых многоплоскостных сканеров, расстояние считывания которых достигает нескольких десятков сантиметров при любом наклоне этикетки. Существуют также радиосканеры с возможностью работы на удалении от базового блока на несколько десятков метров.
Наиболее универсальными по соотношению “цена – качество” являются ручные лазерные сканеры штрих-кодов. Лазерный ручной сканер для штриховых кодов осуществляет дистанционное автоматическое считывание штрихового кода, нанесенного на ярлыки, этикетки и упаковки товаров (при инвентаризации, отправке, приеме товаров и т. д.). Он обеспечивает надежное высокоскоростное преобразование штрихового кода в электрический сигнал с последующей передачей в микропроцессорные системы, содержащие: дешифратор, персональные компьютеры, кассовые и портативные терминалы, устройства контроля штриховых кодов и т. д. Лазерный ручной сканер обычно выполнен в виде пистолета и может быть подключен к внешним устройствам через разъемы. Ручной сканер вручную наводится на штрих-код. Считывание кода происходит при нажатии на курок.
Для магазинов и супермаркетов, где важна скорость и качество сканирования, идеально подходят большие стационарные многоплоскостные сканеры штрих-кодов. Для стационарных сканеров необходимо поднести носитель штрих-кода (товар в упаковке, пластиковый или картонный пропуск, промаркированная деталь) к сканеру. Сканер обнаруживает и считывает штрих-код, расшифровывает его и передает на компьютер. Сканер может подключаться к компьютеру через последовательный интерфейс или “в разрыв клавиатуры”.
Лазерный стол-сканер предназначен для дистанционного автоматического считывания штриховых кодов с упаковок расфасованных товаров в расчетных узлах торговых организаций. Он должен обеспечивать надежное высокоскоростное преобразование штрихового кода типа EAN/UPC в электрический сигнал с последующей передачей в кассовый терминал. Лазерный стол-сканер встраивается в рабочее место кассира и подключается к кассовому терминалу.
Радиосканер незаменим, если образцы товаров находятся далеко от кассы или регистрирующего компьютера. Трудно представить себе покупателя, продавцов или кладовщиков, подтягивающих газовую плиту к компьютеру, чтобы прочитать с нее штрих-код.
3. Терминал сбора данных представляют собой портативные устройства, способные не только считывать штрих-код, но и вводить с клавиатуры определенную цифровую информацию и даже обрабатывать ее определенным образом – своего рода простой миникомпьютер, который подключается с помощью специальных устройств (кабелем или по сети) к обыкновенному персональному компьютеру. Последний может располагаться у менеджера или товароведа, которые и оперируют информацией, поступившей со склада. Так, с помощью мобильных терминалов можно очень быстро осуществить приемку товара, считав штрих-код и введя с клавиатуры количество (штук, упаковок, ящиков и пр.), а также такую трудоемкую и распространенную операцию, как инвентаризация (которая также сводится к идентификации и подсчету товара).
4. Принтеры штрих-кодов. В розничной торговле продавцы при регистрации продаж пользуются либо штрихкодом, либо внутренним цифровым кодом, нанесенным на небольшие этикетки. В розничную торговлю товар, как правило, поступает уже с нанесенным штрих-кодом производителя. Но существуют ситуации, когда необходимо производить внутреннее штрих-кодирование. Это необходимо в следующих случаях:
• когда штрих-кода нет вообще;
