скачать книгу бесплатно
Рис. 13. Выбор позиций в окне управления группой ячеек
Выше в тексте были приведены некоторые обозначения, на которые необходимо обратить внимание.
A2:А5 – это обозначение диапазона ячеек. Любой диапазон ячеек в Excel задается своими крайними значениями через двоеточие. В нашем случае это все ячейки от А2 до А5. Это столбец значений. Так можно определить любой диапазон ячеек: строку, столбец, таблицу. Например, данные нашей исходной таблицы 1 (см.) находятся в диапазоне A2:Е5. Таблица всегда однозначно определяется верхней левой и нижней правой ячейками.
Копирование двойным щелчком
Повторим пройденное. Если навести курсор на левое нижнее утолщение выделенной ячейки, вид курсора изменяется на маленький черный крестик. Нажав левую клавишу мыши и удерживая ее, можно потянуть ячейку как за хвост, например вниз, или вправо в зависимости от того, куда необходимо скопировать данные.
Сделаем маленькую таблицу, как показано на Рис.14.
Рис. 14. Пример исходной таблицы для решения задачи
Наша задача – заполнить второй столбец. Можно выделить ячейку C3 и протянуть ее вниз как описано выше. Однако, как правило на практике приходится работать с большими таблицами, состоящими из тысячи строк. В этом случае копирование перетягиванием может занять много времени. Поэтому в Excel предусмотрена возможность существенно сократить время копирования.
Данный прием отличается от копирования перетягиванием лишь последним действием. Для того, чтобы выполнить данную операцию, нужно точно так же, как и при копировании перетягиванием, навести курсор на левый нижний угол предварительно выделенной ячейки С3, и когда курсор превратится в черный крестик, просто два раза на него щелкнуть левой кнопкой мыши. Операция выполнена. Результат показан на Рис.15.
Рис. 15. Результат копирования двойным щелчком
Такой прием копирования возможен только в вертикальных таблицах и только в дополнительном столбце, который вплотную примыкает к основной таблице. Если между ними есть один или несколько пустых столбцов (строк), операция работать не будет.
Если между двумя столбцами нашей таблицы, представленной на Рис. 15 вставить пустой столбец (выделите столбец С и в контекстном меню нажмите Вставить), как показано на Рис.16, и попытаться выполнить копирование двойным щелчком, то ничего не получится.
Рис. 16. Особенности копирования двойным щелчком
А с помощью копирования перетягиванием эту задачу можно решить. Если пустой столбец удалить (выделите столбец С и в контекстном меню нажмите удалить), копирование двойным щелчком заработает снова.
Необходимо обратить внимание на то, что если в таблице есть пустые ячейки, то копирование двойным щелчком заполнит все ячейки до пустой, что хорошо видно на Рис.17.
Рис. 17. Копирование двойным щелчком до пустой ячейки
Свойство копирования двойным щелчком останавливаться перед пустой ячейкой соседнего столбца или заполненной ячейкой столбца, который надо заполнить, можно использовать для решения определенного круга задач. Например, необходимо заполнить часть столбца таблицы одной информацией, а часть другой. Пример такой таблицы показан на Рис. 18.
Рис. 18. Исходная таблица с пустыми ячейками
Если выделить ячейку D3 и два раза щелкнуть на черный крестик, то таблица заполнится до фамилии Сидоров. Далее аналогично двойным щелчком можно скопировать фамилию Сидоров до конца таблицы.
Конечно, такое решение возможно, если таблица маленькая. Если таблица содержит тысячи строк и сотни фамилий, то необходимо для решения задачи заполнения пустых ячеек использовать другие приемы, а именно приемы работы с группами ячеек.
Редактирование ячейки
Что делать, если информация в ячейке введена с ошибками? Как исправить ошибки или внести изменения?
Чтобы внести изменения в ячейку при обнаружении ошибки (например, вместо фамилии Петров записано Пертов), можно навести курсор на ячейку и щелкнуть два раза левой кнопкой мышки. Однако, как правило, операцию редактирования выполняют по-другому.
Если выделить ячейку с ошибкой, то содержание ячейки отразится в строке формул. Можно навести курсор на строку формул и щелкнуть левой кнопкой мыши (строка формул показана на Рис. 19 вверху справа). После этого можно вносить изменения с клавиатуры, работая в строке формул как в самой ячейке.
Рис. 19. Строка формул и редактирование данных
После внесения изменений (завершения редактирования ячейки) не забудьте на клавиатуре нажать клавишу Enter.
В режим редактирования ячейки можно войти и с помощью горячей клавиши F2, предварительно выделив ячейку.
Операции c группой не связанных ячеек
Бывают ситуации, когда необходимо выборочно скопировать и вставить ряд ячеек.
Чтобы выделить несколько ячеек, строк или столбцов можно использовать горячие клавиши Ctrl или Shift.
Клавиша Ctrl используется для выборочного выделения ячеек. Клавиша Shift – для выделения диапазона ячеек.
Рассмотрим приемы работы с группой строк и ячеек на примере данных таблицы, показанной на Рис. 20. У нас есть список сотрудников, из которого нам нужно сделать другой список, состоящий из трех сотрудников: Сотрудник1,3,6.
Рис. 20. Исходный список сотрудников
Эту задачу, как и многие другие задачи в Excel, можно решить несколькими способами. Или лучше сказать так, существует несколько вариантов решения данной задачи.
Когда ставят задачу, необходимо прежде всего четко ее уяснить. В данной постановке задачи ничего не сказано о том, нужно ли сохранять данные исходного столбца. Поэтому первым вариантом решения является решение путем удаления ненужных нам строк. Можно выделить строку 5, нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее, выделить строки 7,8,10—13, как показано на Рис. 21.
Рис. 21. Выборочное выделение группы строк
Затем нужно вызвать контекстное меню и нажать «Удалить». После такой операции на экране останутся только три сотрудника.
Если необходимо сохранить столбец исходных данных, можно поступить иначе: сначала выделить нужные нам ячейки, щелкая на них при нажатой клавише Ctrl. Результат операции выборочного выделения ячеек показан на Рис. 22.
Рис. 22. Выборочное выделение ячеек
Теперь остается скопировать эти ячейки и вставить рядом, в столбец D, как показано на Рис. 23.
Рис. 23. Выборочное копирование и вставка группы ячеек
Обратите внимание на то, что после выполнения операции вставки список не содержит пустых строк.
Создание учебных таблиц
В этой книге читателю придется постоянно изучать на практике приемы работы в Excel. Однако форматы книги достаточно ограничены и поэтому все примеры и задачи будут решаться на примере маленьких таблиц. Кроме того, и практически легче и проще осваивать новый материал на таблицах небольших размеров.
Не нужно переживать и беспокоиться насчет того, что в реальной жизни придется работать с большими таблицами, а в книге только маленькие таблицы.
В этой книге будут рассматриваться приемы работы и с большими таблицами, которые покажут, что нет никаких принципиальных отличий между работой с маленькой таблицей и с большой таблицей.
Как быстро сделать учебную таблицу для практической отработки и закрепления тех или иных навыков? Для примера сделаем вертикальную таблицу, состоящую из трех столбцов: Дата, Товар, Объем продаж. При создании учебных таблиц важно понять, что содержание, наполнение таблицы не очень важно и вообще может не иметь особого физического смысла. Важно просто наличие этих данных.
Итак, сначала сделаем шапку таблицы, как показано на Рис. 24.
Рис. 24. Создание шапки таблицы
Далее введем в первую пустую ячейку столбца «Дата» (ячейка В3) дату 01.01.2021 и скопируем перетягиванием эту дату на 10 строк вниз. Должно получиться так, как на Рис. 25.
Рис. 25. Заполнение первого столбца датами
Аналогично в первую верхнюю ячейку второго столбца таблицы запишем Товар1 и с помощью операции копирования двойным щелчком заполним весь столбец данными по наименованию товаров, как показано на Рис. 26.
Рис. 26. Заполнение второго столбца наименованиями товаров
Чтобы заполнить третий столбец таблицы разными числовыми данными об объемах продаж каждого товара, можно поступить следующим образом. Введем в первую ячейку число 1000, во вторую ячейку число 1250 и выделим группу из двух ячеек, как показано на Рис. 27.
Рис. 27. Выделение группы ячеек с числами
Для завершения операции заполнения третьего столбца данными достаточно скопировать эту группу двойным щелчком. Результат показан на Рис. 28.
Рис. 28. Пример учебной таблицы
В первом приближении учебная таблица готова к работе. После форматирования можно будет легко из пока еще упрощенной таблицы, показанной на Рис. 28, сделать вполне приличную таблицу, представленную на Рис. 29.
Рис. 29. Учебная таблица после форматирования ячеек
Ссылки
Ссылка – это самая элементарная операция в Excel.
Ссылка – это указание на определенную ячейку или группу ячеек, из которых необходимо взять данные для операции.
Ссылка может быть составной частью операции с данными или формулы, а может быть и самостоятельной операцией.
С помощью комбинации ссылок и различных операторов как раз и создаются различные операции.
Операции с данными в Excel проводятся в ячейке листа (в группе выделенных ячеек) над данными других ячеек листа.
Операции с данными представляют собой формализованные указания программе о том, какие данные из каких ячеек нужно взять и что с ними сделать.
Вид операции зависит от указанного оператора.
Адресная ссылка
Лист Excel разбит тонкими горизонтальными и вертикальными линиями на ячейки, как бы покрыт координатной сеткой.
Пересечение столбца и строки однозначно определяют ячейку на листе, поэтому могут быть использованы для задания местоположения ячейки. Столбцы имеют буквенные (латинский алфавит) обозначения, строки – числовые.
Прямоугольные координаты ячейки: буква столбца и номер строки называют еще адресом ячейки. Таким образом каждая ячейка Excel имеет свой индивидуальный адрес (см. Рис.30).
Адрес ячейки – это еще и имя ячейки, заданное ячейке по умолчанию.
Таким образом, адрес ячейки A3 – это имя ячейки, расположенной в первом столбце (столбце А) и третьей строке, а D5 – это имя ячейки, расположенной в четвертом столбце (столбце D) и пятой строке. На Рис. 30 выделена ячейка A3.
Рис. 30. Выделенная ячейка A3
Слева вверху на одном уровне со строкой формул расположено окно имен. В строке имен можно увидеть имя этой ячейки – A3.
Введем в ячейку A3 число 100.
В другую ячейку, например, в ячейку D5, запишем операцию следующего вида «=A3» (выделяем ячейку D5, с клавиатуры последовательно вводим знак равно, затем A3 (А в английской раскладке клавиатуры и прописной буквой) и нажимаем клавишу ввод – Enter).
Результат операции должен выглядеть как на Рис. 31.
Рис. 31. Ссылка в ячейке D5 на ячейку A3
После ввода операции в ячейке D5 появилось число 100, то есть число, записанное в ячейке A3. Вид операции «=A3» можно видеть в строке формул справа вверху.
Обратите внимание, что в строке формул, где отражается содержание ячейки, мы видим не число 100, а ту реальную операцию, которая введена в ячейку.
Введенная операция и есть элементарная операция – операция ссылки или ссылка. Мы в ячейке D5 как бы сослались на ячейку A3 и получили те данные, которые хранятся в ячейке А3.
Такой вид ссылок будем называть адресными ссылками.
Адресная ссылка – это ссылка, в которой для определения местоположения ячейки используются адреса ячеек.
Как правило, в Excel ссылки вводятся не с помощью клавиатуры, а путем выделения соответствующих ячеек.
Поэтому правильно ввести операцию ссылки следует путем последовательного выполнения следующих действий: выделить ячейку D5, ввести равно, выделить ячейку A3, нажать Enter.
Обратите внимание на то, как сделана эта операция. Мы просто выделили ячейку A3, а координаты ячейки появились в ячейке с операцией.
Если при вводе операции допущена ошибка, ее легко исправить. Для этого используется режим редактирования ячейки.
Редактирование операции ничем не отличается от редактирования данных.
Для редактирования ссылки нужно установить курсор в строку формул и щелкнуть левой кнопкой мышки. Вход в режим редактирования ячейки можно выполнить с помощью горячей клавиши F2 или двойным щелчком мышки на выбранную ячейку.
В режиме редактирования операции все ячейки с данными, участвующими в операции, и все соответствующие ссылки в строке формул выделяются программой разными цветами, что иллюстрирует Рис. 32.
Рис. 32. Выделение цветом ячеек, участвующих в операции в режиме редактирования
Характерной особенностью операции ссылки является то, что ссылка постоянно отражает данные той ячейки, на которую она ссылается. Если меняется информация в ячейке A3, автоматически меняется информация в ячейке D5. То есть данные в ячейке А3 влияют на данные ячейки D5. Но изменения в ячейке D5 никак не повлияют на информацию в ячейке А3.
Схематично это можно изобразить в виде стрелки, как на Рис. 33.
Рис. 33. Изображение зависимости ячеек в операции ссылки
Таким образом, операция ссылки возвращает в ячейку информацию из другой ячейки, на имя которой ссылается запись операции.
Ссылку можно создать и с помощью операций копирования-вставки.
Если в ячейке D5 нужно создать ссылку на ячейку А3, можно просто скопировать ячейку А3 и, выделив ячейку D5, выбрать в параметрах вставки позицию «Вставить ссылку» (самая правая позиция вставки). Ссылка в этом случае будет иметь вид абсолютной ссылки.
Ссылка – это одно из фундаментальных понятий Excel. Выполняя любую другую операцию в ячейке, например элементарное сложение, мы используем ссылки на те или иные ячейки или диапазоны (группы) ячеек.
Например, операция вида =A3+D5 применительно к данным – это арифметическая операция сложения чисел из ячеек A3 и D5, результатом выполнения которой будет число 200.
