скачать книгу бесплатно
Как уже отмечалось ранее, в программе предусмотрена возможность работы с внешними файлами, которые могут применяться для хранения какой-то дополнительной информации. Это довольно удобный механизм, и если вы намерены его использовать – рекомендуется предварительно просмотреть и при необходимости отредактировать параметры работы с файлами (подробнее см. выше подраздел «Персональные настройки работы с файлами»).
Для перехода в режим работы с файловым хранилищем откройте раздел Органайзер и на панели навигации щелкните на ссылке Файлы. В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.15.
Это и есть файловое хранилище программы «1С: Управление торговлей 8.2». Все внешние файлы для удобства работы можно сгруппировать в тематические папки. В левой части окна формируется перечень папок, а в правой отображается список файлов выделенной папки. Для каждого файла в списке показывается его имя, произвольное описание, дата включения в список, а также имя ответственного пользователя, который включил данный файл в список.
Рис. 3.15. Файловое хранилище
Каждый находящийся в списке файл можно открыть для просмотра или редактирования. Если файл открыт только для просмотра, то в это же время другой пользователь может открыть его для редактирования. Если же файл открыт для редактирования, то другие пользователи смогут лишь просматривать его.
ПРИМЕЧАНИЕ
В списке файлов зеленым цветом отображаются файлы, занятые для редактирования данным пользователем, серым цветом – файлы, редактируемые другими пользователями, а обычным черным цветом – свободные (никем не редактируемые) файлы.
Чтобы открыть файл для просмотра, выполните команду Все действия ? Просмотреть. Чтобы открыть файл для редактирования, используйте команду Все действия ? Редактировать, вызываемую также нажатием клавиши F4 (в обоих случаях не забудьте предварительно выделить требуемый файл). Файл будет считаться открытым для редактирования (и, соответственно, недоступным для редактирования другими пользователями) до тех пор, пока вы не «отпустите» его с помощью команды Все действия ? Закончить редактирование или нажатием кнопки Закончить редактирование, которая находится на панели инструментов.
ПРИМЕЧАНИЕ
В данном случае под редактированием подразумевается изменение самого файла (правка текста и т. п.), выполняемое с помощью соответствующего приложения. Например, DOC-файл вы будете редактировать в окне редактора Word. Однако вы также можете изменять параметры файла путем редактирования его карточки – об этом речь пойдет чуть ниже.
Если вы намерены использовать механизм группировки файлов, то сначала рекомендуется сформировать список групп, после чего заполнять каждую группу соответствующими файлами. При этом вы всегда сможете свободно переносить файлы из одной папки в другую – для этого выполните команду Все действия ? Перенести в папку, затем в открывшемся окне щелчком кнопкой мыши укажите требуемую папку и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Чтобы создать новую папку для внешних файлов, выполните команду Все действия ? Новая папка или нажмите на панели инструментов кнопку Создать новую папку. Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать параметры созданной ранее папки, дважды щелкните на ней кнопкой мыши. Ввод и редактирование папок осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Создание и редактирование папки для внешних файлов
В данном окне в поле Наименование вводится произвольное название создаваемой папки, под которым она впоследствии будет отображаться в списках программы, а также в окне хранилища файлов. Поэтому рекомендуется вводить такое название, чтобы оно кратко характеризовало назначение хранящихся в папке файлов. Другими словами, не стоит называть папки Папка 1, Папка 2, Папка 3 и т. д. – ведь намного информативней выглядят такие, например, названия: Отчеты, Документы, Сотрудники и т. д.
Хранилище файлов имеет иерархическую структуру, поэтому вы можете использовать неограниченное количество уровней вложенности папок. Если вы хотите новую папку поместить в другую, ранее созданную папку – укажите ее в поле Папка. Если же новая папка должна находиться в корне иерархии, данное поле следует оставить незаполненным.
В поле Описание можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной папке. Этот параметр не является обязательным для заполнения.
В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за работы с данной папкой. Этот параметр заполняется автоматически – в него по умолчанию подставляется имя пользователя, создавшего папку. Чтобы изменить значение данного поля, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
В поле Дата создания программа автоматически подставляет дату создания данной папки.
Как уже отмечалось выше, в подразделе «Персональные настройки работы с файлами» раздела «Персональные настройки пользователя», для работы с внешними файлами создается рабочий каталог (см. рис. 3.4). Однако для каждой папки можно определить индивидуальный каталог, отличный от общего, в котором будут храниться все файлы и подпапки данной папки. Для этого в поле Рабочий каталог (см. рис. 3.16) нажмите кнопку выбора или клавишу F4 и в открывшемся окне укажите путь к требуемому каталогу. Если данный параметр оставить незаполненным, то папка будет храниться в рабочем каталоге внешних файлов (см. рис. 3.4).
Завершается процесс формирования папки нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.
Для добавления в список нового внешнего файла нажмите клавишу Insert или кнопку Создать, которая находится на панели инструментов. Для перехода в режим просмотра и редактирования информации о файле используйте клавишу F2. Если вы добавляете новый файл, то на экране отображается интерфейс выбора файла, в котором следует выделить нужный файл и нажать кнопку Открыть. Дальнейшие действия (это касается и редактирования параметров файла) выполняются в окне, изображенном на рис. 3.17.
Здесь в соответствующем поле нужно ввести название файла, под которым он впоследствии будет отображаться в списках программы. Оно вводится в поле Наименование, причем по умолчанию автоматически подставляется название, которое совпадает с именем файла на диске, но его при желании можно изменить.
Поле Описание также заполняется с клавиатуры – здесь можно ввести дополнительные сведения произвольного характера, относящиеся к данному файлу. Например, если в файле содержится биографическая информация о физическом лице – об этом можно прямо указать. Введенное в данном поле значение отображается для этого файла в соответствующей колонке списка. Поле не является обязательным для заполнения.
В нижней части окна находится область Сведения. Здесь содержатся параметры, которые являются нередактируемыми и носят лишь информационный характер о данном файле: дата создания, имя создавшего файл пользователя, расширение, и т. д. Единственный параметр, значение которого можно изменить, – это поле Код, в котором отображается уникальный числовой идентификатор объекта. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания записи, но если вы желаете его отредактировать – установите в данное поле курсор и нажмите любую клавишу, после чего подтвердите свои намерения и внесите требуемые изменения.
Рис. 3.17. Карточка файла
Если в правом нижнем углу окна установить флажок Хранить версии, то программа при каждом сохранении файла будет предлагать сохранить его в виде новой версии. В противном случае данный механизм работать не будет (то есть будет сохраняться обновленный файл, при этом его предыдущая версия будет утрачена).
В правой части окна находится несколько кнопок, предназначенных для выполнения разных действий с файлом. Рассмотрим назначение каждой из них.
? Просмотреть – с помощью данной кнопки файл можно открыть для просмотра (аналогично нажатию кнопки Открыть файл для просмотра при работе со списком файлов).
? Редактировать – кнопка предназначена для перехода в режим редактирования файла (аналогично выполнению команды Все действия ? Редактировать или нажатию кнопки Редактировать при работе со списком файлов).
? Закончить редактирование – кнопка функционирует так же, как и аналогичная кнопка в режиме работы со списком файлов.
? Сохранить изменения – при нажатии данной кнопки изменения файла будут сохранены, но при этом он не освободится для других пользователей.
? Открыть каталог файла – с помощью данной кнопки можно быстро открыть каталог, в котором находится данный файл.
? Сохранить как – эта команда предназначена для сохранения копии файла в другом месте жесткого диска или на внешнем устройстве.
Кнопки Закончить редактирование и Сохранить изменения становятся доступными после нажатия кнопки Редактировать.
Завершается ввод и редактирование параметров файла нажатием кнопки Записать и закрыть.
Удаление файлов из списка осуществляется в два этапа: вначале с помощью клавиши Delete нужно пометить объект на удаление, после чего удалить его, используя функцию Удаление помеченных объектов, которая находится в разделе Администрирование.
Глава 4
Быстрый старт
Основные этапы работы с программой
Как задать оптимальные параметры учета
Как заполнить или отредактировать справочник
Как быстро ввести и распечатать документ
Как сохранить документ, провести его по учету и отменить его проведение
Как сформировать и распечатать отчет
Как удалить документ, номенклатурную позицию или иной объект
Содержимое этой главы адресовано тем, кому необходимо срочно воспользоваться программой, но времени на полноценное ее изучение в данный момент нет. В этой главе рассмотрено, как выполнять в программе «1С: Управление торговлей 8.2» некоторые наиболее востребованные большинством пользователей операции.
Основные этапы работы с программой
Порядок применения программы и последовательность выполнения основных действий и процедур в значительной степени может зависеть от особенностей организации учетных и управленческих процессов на конкретном предприятии. Тем не менее правильная эксплуатация программы подразумевает поэтапный порядок работы. Чтобы не путаться и сразу понять, в каком порядке следует организовать свою работу, внимательно ознакомьтесь с данным разделом. Обратите внимание, что здесь лишь кратко охарактеризованы основные этапы работы, а более подробное их описание приводится далее, в соответствующих главах книги.
Первое, что нужно сделать перед эксплуатацией программы, – просмотреть и при необходимости отредактировать параметры. По умолчанию предлагаются настройки, которые являются оптимальными для большинства пользователей, но иногда их приходится корректировать, чтобы максимально адаптировать программу к потребностям конкретного предприятия.
В режиме «1С: Предприятие» имеется несколько команд, предназначенных для перехода к соответствующим настройкам программы.
С помощью команд подменю Сервис ? Настройка интерфейса осуществляется переход в режим настройки панели разделов, панели навигации, панели действий, а также Рабочего стола.
Команда главного меню Сервис ? Параметры предназначена для перехода в режим просмотра и редактирования дополнительных параметров работы программы. Как показывает практика, в большинстве случаев настройки, предлагаемые по умолчанию, являются оптимальными для большинства пользователей.
Самым важным элементом настройки программы является настройка параметров учета. Переход в данный режим осуществляется из раздела Администрирование с помощью пункта Настройка параметров учета, расположенного на панели действий. В данном режиме определяется общая стратегия учета и концептуальная направленность использования конфигурации. В частности, для каждого раздела программы вы указываете, какие возможности и функции вы намерены использовать, а какие – нет. Например, если вы хотите применять ценовые группы, установите соответствующий флажок в разделе Маркетинг. Если же ваше предприятие занимается только оптовой торговлей, а розница вас не интересует, снимите в разделе настройки Розничные продажи флажок Использовать розничные продажи (в этом случае с панели разделов исчезнет ссылка на раздел Розничные продажи).
Следующий этап подготовки к работе – это ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, которая необходима для дальнейшей работы. В частности, сведения о партнерах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике партнеров, ассортимент товарно-материальных ценностей формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов и т. д. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и партнеров. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него нужные данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.
СОВЕТ
Перед тем как начать работу, заполните хотя бы следующие справочники: организаций, партнеров, валют, номенклатуры, складов (мест хранения), физических лиц, банков и структуры организаций. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве случаев. Что касается остальных справочников, их можно будет заполнять по мере необходимости.
Следующий этап – ввод начальных остатков по товарным позициям. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется с нуля (то есть начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Ввод начальных остатков осуществляется с помощью документа Оприходование товаров, который формируется в разделе Запасы и закупки в режиме работы со складскими документами. Более подробно с этим документом мы познакомимся ниже.
Если вы намерены использовать маркетинговые приемы (ценовые группы, виды цен, скидки и наценки, типовые соглашения с клиентами и др.), то на следующем этапе нужно ввести соответствующие сведения в разделе Маркетинг. Более подробно порядок работы в данном разделе рассматривается ниже, в соответствующей главе книги.
После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, введены начальные остатки по товарным позициям и определена маркетинговая стратегия компании, можно приступать к непосредственной эксплуатации программы. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, следующим этапом работы будет ввод документации.
ПРИМЕЧАНИЕ
Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными учетными документами, а договор или доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.
Чтобы ввести документ, выберите требуемый пункт на панели навигации соответствующего раздела. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, щелкните на панели навигации раздела Финансы на ссылке Приходные кассовые ордера. Для оформления документов, отражающих движение безналичных денежных средств, в этом же разделе предназначены ссылки Поступления безналичных ДС и Списания безналичных ДС, складские документы формируются в разделе Запасы и закупки, по учету движения товаров – в разделах Оптовые продажи, Розничные продажи и Запасы и закупки и т. д. Более подробно порядок ведения документации в программе «1С: Управление торговлей 8.2» рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.
Следующий этап работы – это формирование и вывод на печать отчетности о деятельности торгового предприятия, полученной на основании введенных ранее данных. В программе «1С: Управление торговлей 8.2» реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности. Для работы с отчетами предназначены соответствующие пункты панели действий в разных разделах программы (например, отчеты по денежным средствам формируются в разделе Финансы, отчеты по маркетинговым мероприятиям – в разделе Маркетинг и т. д.).
Таковы основные этапы работы с программой «1С: Управление торговлей 8.2». Стоит также упомянуть о сервисных функциях, которые предназначены для блокировки информационной базы, удаления помеченных объектов, работы со списком пользователей, формирования журнала регистрации системных событий, а также для выполнения иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд главного меню (они объединены в подменю Сервис), а также из раздела Администрирование.
Как задать оптимальные параметры учета
Как уже отмечалось ранее, перед началом эксплуатации программы нужно просмотреть и при необходимости отредактировать параметры учета. В настоящем разделе рассмотрены общие принципы работы в данном режиме (его более подробное описание приведено ранее).
Чтобы открыть настройки параметров учета, выберите на панели действий раздела Администрирование пункт Настройка параметров учета. В результате отобразится окно (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Настройка параметров учета
Данное окно имеет следующую структуру: в левой его части представлен перечень разделов настройки, который во многом совпадает с разделами программы. В правой части содержатся настройки выбранного раздела (выбор раздела осуществляется щелчком кнопкой мыши на соответствующей ссылке в левой части окна).
Нужно поочередно просмотреть параметры, содержащиеся во всех разделах и, если нужно, внести требуемые изменения. В разделе Общие настройки содержатся параметры, которые относятся ко всей программе в целом. Это, например, валюты управленческого и регламентированного учета, используемая по умолчанию единица измерения веса и др. Кстати, для изменения некоторых параметров придется, возможно, внести соответствующие сведения в справочники программы. Например, если вы хотите перевыбрать предлагаемую по умолчанию единицу измерения, то, если ее нет в справочнике единиц измерения, ее сначала необходимо добавить в этот справочник, и только после этого она будет доступна для выбора в поле Единица измерения веса (см. рис. 4.1). То же самое касается валют управленческого и регламентированного учета, а также основного календаря.
Все изменения, выполненные в окне настройки параметров учета, вступают в силу только после нажатия кнопки Записать и закрыть или сочетания клавиш Ctrl+Enter.
Как заполнить или отредактировать справочник
Для хранения исходных данных, необходимых для работы, в программе «1С: Управление торговлей 8.2» предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании товарно-сопроводительного документа на отпуск товаров покупателю вам нужно будет указать как минимум следующие сведения:
? название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);
? наименование контрагента по документу (которым является получатель товаров);
? название склада, с которого отпускаются ценности;
? перечень отпускаемых ценностей.
Кроме того, иногда требуется также задать договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения. Все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще каким-то способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника партнеров, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры и т. д.).
Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Рекомендуется перед началом работы внести в справочники необходимый минимум сведений, а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.
В общем случае работа со справочником строится по следующему алгоритму.
1. Открытие окна справочника.
2. Переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции.
3. Ввод или редактирование необходимых данных.
4. Сохранение введенных данных.
При необходимости содержимое справочника можно вывести на печать. Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.
Для открытия окна справочника предназначены соответствующие ссылки панели навигации. Как отмечалось ранее, доступ к большинству справочников осуществляется из раздела Нормативно-справочная информация, но ссылки для некоторых справочников имеются и в других разделах. Чтобы содержимое справочника открылось в отдельном окне, нужно щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей ссылке при нажатой клавише Shift (в противном случае содержимое справочника отобразится в центральной части главного окна программы).
После того как на экране будет показано содержимое справочника, дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Все действия ? Создать, для редактирования имеющейся позиции – выделите ее в списке и нажмите клавишу F2 или выполните команду Все действия ? Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей позиции).
Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно в соответствующих полях указывать требуемые данные. Для сохранения внесенных изменений следует нажать кнопку Записать и закрыть или сочетание клавиш Ctrl+Enter.
Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия ? Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.
Как быстро ввести и распечатать документ
Как уже отмечалось ранее, отражение в учете хозяйственных операций осуществляется на основе первичных учетных документов. Однако, помимо первичной учетной документации, на каждом предприятии используется масса других документов: распорядительных, нормативных, общего характера и т. д. Среди них можно выделить, например, счета-фактуры, товарные отчеты, акты сверки взаиморасчетов и т. д.
Для перехода в режим работы с документами в программе «1С: Управление торговлей 8.2» предназначены соответствующие ссылки на панели навигации разных разделов (в зависимости от конкретного документа). Далее приводится перечень наиболее востребованных документов с указанием названия раздела и ссылки панели навигации, предназначенной для перехода в режим работы с данным документом.
? Платежное поручение входящее – Финансы ? Поступления безналичных ДС.
? Платежное поручение исходящее – Финансы ? Списания безналичных ДС.
? Кассовый ордер – Финансы ? Приходные кассовые ордера и Финансы ? Расходные кассовые ордера.
? Авансовый отчет – Финансы ? Авансовые отчеты.
? Накладная на приход товаров от поставщика – Запасы и закупки ? Документы поступления.
? Накладная на возврат товаров поставщику – Запасы и закупки ? Возвраты товаров поставщикам.
? Отчет комитенту о продажах товаров – Запасы и закупки ? Отчеты комитентам.
? Кассовая книга – Финансы ? Кассовая книга.
