Методическое руководство: Как провести стратегическую сессию с командой за 2 часа. Научно обоснованные подходы и практические инструменты

Екатерина Мешкова

Методическое руководство: Как провести стратегическую сессию с командой за 2 часа. Научно обоснованные подходы и практические инструменты

Цель методического руководства

Миссия: предоставить руководителям, HR-менеджерам и рекрутерам практический инструмент для проведения стратегической сессии, который поможет:

улучшить взаимодействие внутри команды;

выявить проблемные зоны;

выработать решения, способствующие росту продуктивности.

Методология опирается на проверенные подходы, научные исследования и примеры реальных кейсов.

Содержание

Введение

Что такое стратегическая сессия?

Почему важно проводить сессию правильно?

Глава 1. Подготовка к стратегической сессии

Зачем нужна подготовка и как её организовать.

Этапы подготовки: цели, участники, материалы.

Глава 2. Структура стратегической сессии

5 этапов: от вступления до планирования.

Тайминг и рекомендации по модерации.

Глава 3. Методы и инструменты

"5 почему", SWOT-анализ, Матрица Эйзенхауэра.

Использование онлайн-инструментов.

Глава 4. Пример сценария: повышение продуктивности отдела продаж

Как за 2 часа выявить проблемы и составить план.

Глава 5. Онлайн-формат: стратегическая сессия для общественной организации

Особенности удалённого взаимодействия.

Глава 6. Оценка эффективности

Критерии и методы анализа результатов.

Приложения:

Чек-листы.

Упражнения.

Глоссарий.

Вопросы для анализа и обсуждения.

Введение

Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна?

В условиях современной экономики, где скорость принятия решений и гибкость команд играют решающую роль, стратегическая сессия становится незаменимым инструментом управления. Это структурированный процесс обсуждения ключевых вопросов бизнеса или команды, который позволяет не только анализировать текущую ситуацию, но и находить решения, вырабатывать стратегию и формировать конкретные шаги для достижения целей.

С точки зрения науки управления, стратегическая сессия основывается на ряде методов и принципов. Она объединяет подходы системного мышления, групповой динамики и принципов SMART-целеполагания. Такие сессии позволяют эффективно использовать коллективный интеллект команды, что подтверждают исследования в области теории группового принятия решений. Работая в одном направлении, группа людей способна вырабатывать более точные и инновационные решения, чем индивидуальный специалист.

Зачем она нужна?

Определение приоритетов.

В быстро меняющейся среде часто теряется фокус. Стратегическая сессия помогает определить, на каких задачах нужно сосредоточиться здесь и сейчас. Исследования подтверждают, что чётко расставленные приоритеты повышают эффективность работы команды до 30%.

Улучшение командной коммуникации.

В процессе обсуждения и совместного анализа проблемы участники не только делятся своими мыслями, но и учатся слышать друг друга. Это укрепляет доверие, улучшает командное взаимодействие и снижает риск конфликтов.

Разработка эффективных решений.

Сессия структурирует процесс поиска ответов на вопросы. Она помогает перейти от абстрактных проблем к конкретным действиям. Например, методики "5 почему" или SWOT-анализ, используемые на таких сессиях, давно зарекомендовали себя как эффективные инструменты поиска корневых причин и оптимальных решений.

Повышение мотивации участников.

Когда сотрудники вовлечены в обсуждение и создание стратегии, они чувствуют свою причастность к развитию компании. Это, в свою очередь, увеличивает их мотивацию и ответственность за результат.

Адаптация к изменениям.

Быстрый анализ текущих условий и выработка новых подходов позволяют компании оставаться конкурентоспособной, оперативно реагируя на изменения внешней и внутренней среды.

Почему важно провести стратегическую сессию правильно?

Неправильно организованная стратегическая сессия может стать пустой тратой времени, что подорвёт доверие сотрудников к подобным инициативам. Чтобы избежать этого, важно учитывать следующие аспекты:

Чёткая структура обсуждения.

Профессиональное модераторство, чтобы участники оставались в рамках целей.

Использование проверенных инструментов анализа и планирования.

Это методическое руководство создано для того, чтобы помочь вам провести стратегическую сессию за минимальное время – всего за 2 часа. Оно включает научно обоснованные подходы, практические инструменты и готовый алгоритм, который позволит вам провести мероприятие эффективно и с реальными результатами.

Готовы приступить? Давайте начнём!

Глава 1. Подготовка к стратегической сессии

Подготовка к стратегической сессии – это фундамент её успеха. Без чётко определённых целей, правильно подобранных участников и тщательно организованного процесса обсуждение может стать неэффективным и затянутым. Данная глава поможет вам организовать подготовительный этап так, чтобы сессия прошла максимально продуктивно и дала конкретные результаты.

Цель подготовки

Определить задачи, которые нужно решить в рамках сессии.

Составить чёткий план обсуждения, чтобы участники сфокусировались на ключевых вопросах.

Создать условия, в которых команда сможет свободно и эффективно взаимодействовать.

Подготовка – это не просто сбор материалов. Это глубокая проработка ожиданий, структуры и целей, которые позволят достичь значимых результатов.

Шаги подготовки

1. Определите задачи сессии

Чёткая цель задаёт направление всей сессии. Для этого:

Сформулируйте основные задачи:

Что вы хотите получить по итогам сессии? Например: улучшение взаимодействия в команде, поиск решения для конкретной проблемы, планирование задач на квартал.

Пример цели: «Разработать пошаговый план по повышению эффективности работы отдела продаж».

Сфокусируйтесь на приоритетах:

Избегайте слишком широких тем. Лучше ограничиться 1–3 конкретными задачами, которые можно решить за 2 часа.

Обозначьте критерии успеха:

Например: «Принято 3 конкретных решения по улучшению коммуникации», «Разработан план на 3 месяца с указанием ответственных лиц».

2. Составьте список участников

Выбор участников – важный элемент подготовки. От этого зависит качество обсуждения и выработанных решений.

Определите ключевых участников:

Кто должен быть на сессии, чтобы она прошла эффективно? Это могут быть:

Руководители отделов.

Ключевые специалисты.

Сотрудники, непосредственно вовлечённые в обсуждаемые процессы.

Ограничьте количество участников:

Оптимальное число участников – 5–10 человек. Это обеспечивает баланс между разнообразием мнений и управляемостью дискуссии.

Назначьте модератора:

Если вы сами не будете вести сессию, выберите человека, который сможет структурировать процесс обсуждения и следить за таймингом.

3. Подготовьте материалы

Качественные материалы помогают участникам сессии быстрее включиться в процесс и работать продуктивно.

Раздаточные материалы:

Краткая информация о текущей ситуации (показатели, результаты, проблемы).

Материалы для анализа (например, SWOT-матрица, список вопросов для обсуждения).

Презентация:

Если вы используете визуальные материалы, убедитесь, что они просты и понятны.

Структурируйте презентацию по этапам сессии, чтобы все участники понимали ход обсуждения.

Доска или электронные инструменты:

Для оффлайн-сессий: подготовьте маркеры, стикеры и флипчарт.

Для онлайн-сессий: используйте цифровые платформы, такие как Битрикс24, Planfix или RealtimeBoard (аналог Miro). Убедитесь, что участники знакомы с инструментом.

4. Организуйте пространство

Создание комфортной среды для работы участников – важный аспект подготовки.

Выберите подходящее место:

Для оффлайн-сессий: выбирайте просторное и тихое помещение, где никому не будет мешать посторонний шум. Убедитесь, что есть достаточное количество мест для всех участников, и всё оборудование работает (проектор, флипчарт, освещение).

Для онлайн-сессий: проверьте стабильность интернет-соединения, технические возможности платформы для видеоконференций (например, Яндекс.Телемост или Zoom).

Позаботьтесь о деталях:

Для оффлайн-сессий: обеспечьте воду, кофе/чай и перекус, чтобы участники чувствовали себя комфортно.

Для онлайн-сессий: отправьте приглашение с ссылкой на платформу и инструкциями заранее, чтобы участники могли подготовиться.

Ключевые рекомендации

Подготовка должна начаться не менее чем за 3–5 дней до сессии. Это даст время проработать задачи, материалы и логистику.

Информируйте участников заранее. Чётко объясните, зачем проводится сессия, какие вопросы будут обсуждаться и чего от них ждут.

Используйте тайминг на этапе подготовки, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимые элементы к началу сессии.

Результат подготовки

Участники приходят на сессию с чётким пониманием целей.

Все необходимые материалы и инструменты подготовлены и проверены.

Пространство (физическое или виртуальное) способствует комфортной и продуктивной работе.

Хорошо организованная подготовка позволяет сэкономить время, избежать хаоса и максимально сосредоточиться на решении задач в ходе стратегической сессии.

Глава 2. Структура стратегической сессии

Общая продолжительность: 2 часа

Эффективная стратегическая сессия требует чёткой структуры, которая поможет максимально использовать отведённое время. В этой главе мы подробно разберём этапы проведения сессии, инструменты и ключевые аспекты, на которые стоит обратить внимание.

1. Вступление (10 минут)

Цель этого этапа – настроить участников на продуктивную работу и создать доверительную атмосферу. Участники должны понять, зачем они здесь, и какова их роль в процессе.

Что делать:

Представьте цель и формат сессии.

Кратко расскажите, что будет обсуждаться, какие задачи нужно решить и как будет проходить сессия. Например: «Сегодня мы обсудим текущие вызовы в работе нашей команды и определим конкретные шаги для их решения».

Призовите участников к открытому обсуждению.

Подчеркните важность вклада каждого участника. Используйте формулировки, которые показывают ценность их мнения: «Каждый из вас обладает уникальным опытом, который может помочь нам найти эффективные решения».

Создайте комфортную атмосферу.

Начните с благодарности за участие и краткого icebreaker-упражнения, чтобы снизить напряжение.

Совет: Используйте простой слайд или доску, на которой будут указаны основные этапы сессии. Это поможет всем участникам понимать структуру и временные рамки.

2. Определение текущего положения (30 минут)

На этом этапе важно изучить текущую ситуацию и выявить ключевые проблемы. Группа должна сфокусироваться на том, где сейчас находится команда или компания, и какие вызовы стоят перед ней.

Методы и инструменты:

Мозговой штурм:

Участники предлагают идеи без критики и обсуждения. Важно создать среду, где каждый может высказать свои мысли. Все предложения фиксируются на доске или в цифровом инструменте.

SWOT-анализ:

Разделите доску или лист на 4 квадранта: сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы.

Попросите участников заполнить каждый из квадрантов, исходя из своего опыта и наблюдений. Например:

Сильные стороны: высокая мотивация команды.

Слабые стороны: недостаточная коммуникация между отделами.

Возможности: внедрение новых технологий.

Угрозы: усиление конкурентов.

Результат:

Создаётся общий перечень проблем и возможностей, который станет основой для дальнейшей работы.

3. Формулирование целей и решений (50 минут)

Этот этап – ключевой, так как именно здесь команда переходит от анализа к поиску решений.

Методы:

SMART-цели:

Используйте этот метод, чтобы сформулировать цели, которые соответствуют критериям:

S (Specific): цель должна быть конкретной.

M (Measurable): её можно измерить.

A (Achievable): она достижима.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.