Ассистент по-русски

Дарья Хмелева

Ассистент по-русски

Глава 1

Как все начиналось

Я работаю помощником руководителя уже почти 10 лет. Получив среднее профессиональное образование по энергетике в столице Забайкальского края, я поняла, что работать по профессии и сразу жить нормально у меня не получится. В то время, после окончания пар в колледже, я подрабатывала официанткой в итальянском ресторане: зарплата вместе с чаевыми за месяц выходила в три раза больше, чем мне предлагали, как начинающему специалисту. Хотелось большего, но и оставаться в ресторане тогда казалось путём в никуда. Было принято решение: на скопленные деньги взять билет в один конец и попробовать покорить Москву. Спойлер: покорить не удалось до сих пор, как это принято показывать в социальных сетях. Но я поняла, что задержусь здесь, когда перестала путать переходы со станции на станцию в метро. Первое время выходила на улицу вместо того, чтобы перейти на другую линию, и, оглядывая Киевскую площадь, думала: «затупил – заплатил». Моя мама до сих пор смеётся и говорит это, когда за неверно принятое решение приходится платить.

Когда я прилетела в Москву (это было 15 декабря 2015 года), в Чите стояли –20 градусов, а в Москве было +1. Гремя своим модным тканевым чемоданом на колёсиках по брусчатке Чистых прудов, я, мягко говоря, не особо наслаждалась теплом. Угги на ногах и дублёнка с чернобуркой не давали забыться. Но хостел был в самом центре, стоил 250 рублей в сутки, что в моём положении было абсолютным плюсом. Кстати, забыла сказать: всего накопленных денег на покорение Москвы у меня было 30 000 рублей, 20 000 из которых ушли на покупку билета на самолёт. Сейчас перечитываю и думаю: «Да-а-а, мамина авантюристка, конечно».

Буквально на третий день мне удалось устроиться хостес в ресторан в Москва-Сити, чтобы подзаработать хоть каких-то денег на первое время. Голова кружилась от купола Афимолла, глаза разбегались от количества магазинов и брендов, которые я видела только по телевизору. Перепутав рестораны, я зашла в тот, что был ближе к эскалатору, а не в тот, в который звонила и договаривалась о встрече. Название, как я сейчас себя оправдываю, было созвучным. Что, конечно же, не так: один был итальянский (в нём меня и ждали), а я пришла в премиальный стейк-хаус. Но, заполнив анкету и пообщавшись с управляющей, мне сказали:

– Завтра приходи, будешь у нас работать.

Спустя три месяца постоянных задержек зарплаты я поняла, что нужно срочно искать что-то, где у меня будут гарантии и возможность карьерного роста. Не для этого же я преодолела 4 736 км, чтобы снова работать в ресторане.

Еще полтора года после этого я работала менеджером по развитию бизнеса в стартапе, который занимался профессиональными гоночными автосимуляторами, но это другая история.

Очень хотелось поработать в офисе крупной компании. Я искала работу офис-менеджера, а не помощника, так как понимала, что у меня нет ни опыта, ни соответствующего образования, чтобы помогать руководителю в ежедневной рутине. Предложения по работе офис-менеджера были более гибкими («Можно без опыта, всему научим»).

И вот мне звонят из одной книжной сети, куда требуется офис-менеджер. Работа по описанию звучала понятно: работа с корреспонденцией, чай-кофе гостям, обработка входящих звонков, заказ канцелярии и тому подобное. Я надеваю своё лучшее платье, шпильки и бегу на собеседование. Первичное собеседование со мной проводила молодая девушка Анна – в кедах, с дредами, пирсингом и лукавой искоркой в глазах. Всё общение проходило максимально расслабленно и комфортно. Обсудив мой опыт работы, точнее его отсутствие, мы перешли к хобби, и я рассказала, что с детства увлекаюсь чтением и мечтаю собрать собственную библиотеку. Анна, выслушав это с улыбкой, сказала, что ненадолго отойдёт. Через пять минут она вернулась с молодым парнем в широких джинсах, худи и невероятно стильных джорданах.

– Дарья, это Евгений, наш директор по персоналу.

Я даже опешила. Директор? По персоналу? В джорданах?

– Дарья, – говорит Евгений, – а ты Пелевина читала?

– Да, – говорю я. – Есть даже любимая книга – «Омон Ра», про космическую программу Советского союза.

Он спросил, читала ли я его недавно вышедшую книгу. Я ответила, что нет. Тогда он сказал:

– Ну, тогда у нас есть к тебе предложение. Не хочешь ли ты прочитать новую книгу прямо из издательства, а заодно поработать у нас помощником генерального директора?

Глава 2

И понеслось

В первую же неделю моей работы в компании была организована стратегическая сессия по подведению итогов прошедшего года и постановке целей на следующий. Я сидела, слушала, как выступают генеральный директор, затем коммерческий директор и директор по рознице. Всё это казалось тарабарщиной: выручка, маржа, EBITDA – как будто я попала не на рабочую встречу, а на лекцию на китайском языке.

После встречи я подошла к своему руководителю и очень неловко попросила порекомендовать книги, чтобы понимать, о чем все говорят, и быстрее погрузиться в рабочие процессы. К моему удивлению, он отреагировал положительно и назвал три книги, которые нужно прочитать в первую очередь:

– «От хорошего к великому»

– «Стратегия голубого океана»

– «Пять пороков команды»

Первое, чему мне предстояло научиться – это работать с графиком встреч своего руководителя. Регулярные встречи повторялись каждую неделю или каждый месяц – тут все было просто: ставь повтор и проверь список участников. А вот остальное планировалось на бегу – по итогам оперативок или запроса подчиненных. А также «по пути» неожиданно мог заехать владелец компании, и календарь начинал напоминать игру в пятнашки. Как хорошо, что она нравилась мне в детстве.

Я ходила с руководителем на все его встречи и училась протоколировать, затем заносила задачи в таблицу, проставляла сроки и контролировала выполнение. Всё делала тщательно, стараясь ничего не упустить: мне нравилась атмосфера в офисе, нравилось спускаться в обеденный перерыв в магазин, расположенный на пару этажей ниже – смотреть книги, канцелярию, детские товары и настольные игры.

Довольно быстро я подружилась с директором по рознице. Мы сидели напротив – я периодически задевала его ногой, а однажды, когда пошел сезон клубники, то закидала ему под стол хвостики. Не специально – по привычке метать в ведро, которое уборщица переставила.

Мне приходилось проверять презентации и справки, которые директора готовили к встречам. Я понимала, что плаваю в терминах и цифрах, ошибки пропускала.

Сам руководитель был молодым, жил в том же здании, где находился офис, и мог спуститься на работу в тапочках.

И была главная сложность: нужно было показать, что я не «принеси-подай», а ключевое звено между директором и руководителями. При этом быть требовательной, но не грубой; уверенность, но не дерзкой.

Однажды на встрече встал вопрос о выручке интернет-магазина – думали, что причина в низкой скорости загрузки страниц. Руководитель отправил меня пригласить директора по электронной коммерции. Я бегом направилась в другую часть офиса, открыла дверь – у нее шла видеоконференция. Я сказала, что ее вызывает в переговорную генеральный директор. Она, не глядя, отмахнулась, сказала, что занята и не может. Я повторила, что это важно. Она – уже громче и грубее – сказала, что все равно не пойдет.

Я вернулась в переговорную – руководитель спросил, где Марина. Я сказала, что у нее идет встреча, она занята и не может подойти. У него изменилось лицо.

После того, как встреча завершилась, руководитель сказал задержаться.

– Ты поняла, что Марина только что послала меня на хер через тебя?

Я попыталась оправдаться, он продолжил:

– Ты – мое лицо. Тебя должны уважать. Либо ты сейчас решаешь этот вопрос сама, либо я ее сегодня уволю.

Прямо так и сказал.

Я снова зашла к Марине в кабинет, предложила поговорить наедине и спокойно объяснила (голос предательски дрожал), что произошло, и как это выглядело. И она все поняла – это было написано на её лице, начала извиняться, объясняя свое поведение усталостью и высокой загрузкой. Мы разрулили ситуацию, улыбнулись и разошлись по своим рабочим местам.

Я вернулась к руководителю с видом победительницы. Видите, могу: сама всё разрулила и спасла Марину от увольнения. Он только хмыкнул: «ОК». Как выяснилось позже, Марина – его давняя сотрудница, друг и крутой профессионал. Увольнять ее никто не собирался. Это был урок: смогу я себя отстоять или нет.

Я освоилась – график встреч уже не казался сложной задачей, коммуникация с сотрудниками компании выстроилась, но отчеты сводили с ума. Я решила, что если не понимаю, то надо учиться.

Директором по финансам была Светлана – яркая женщина, которую уважали и боялись все сотрудники. Но столе среди документов лежали пудреница Dior, помада D&G, а на подоконнике – сумка Burberry. Мне нравилось наблюдать за тем, как она подкрашивает губы и параллельно отчитывает главного юриста, а тот кивает и обещает всё исправить.

Я попросила Светлану научить меня читать финансовую отчетность компании, она улыбнулась и сказала сесть рядом с ней. Открыла первый попавшийся P&L и ио пунктам объяснила структуру отчета. И вот настал момент, когда для меня сложилась картинка бизнеса.

Еще не раз я приходила к ней, приносила вкусняшки к чаю, задавала вопросы, а она по-матерински отвечала на них, давала советы, подарила крем от Lancome – это был мой первый люксовый бренд. И когда встал вопрос о том, что я хочу получить высшее образование в Москве, она сразу же порекомендовала ВУЗ, в котором училась сама, и факультет. Я поступила на экономиста и получила диплом московского ВУЗа.

У руководителя были свои своеобразные методы управления. На оперативки топ-менеджеры постоянно опаздывали, и он решил ввести систему штрафов: за опоздание – 500 рублей, за невыполненную задачу с прошлой оперативки – 1000 рублей. Таким образом я стала офисным коллектором, приходилось ходить к директорам и «выбивать» деньги за штрафы. И что вы думаете? Спустя месяц топ-менеджеры начали просто авансировать меня – давали 5000 рублей, а затем спокойно опаздывали и могли не выполнять какую-то из поставленных ранее задач.

Ближе к ноябрю мы начали обсуждать идеи по увеличению продаж к Новому году. Предлагали всё – от ёлок до новогодней одежды для питомцев. Я собирала идеи в презентацию, считала потенциальные выручку и маржу.

Одной из идей стали книжные абонементы. Механика такая: ты покупаешь карту на 5 или 12 месяцев – и каждый месяц берешь книгу бесплатно. Маржа отрицательная, но посещаемость и продажа сопутствующих товаров растет.

Мне поручили запустить проект. Я побежала категорийным менеджерам, айтишникам, потом к дизайнерам. Мы придумали открытку фиолетового цвета с софт-тач покрытием и свинкой с поднятой лапкой – как у кошечки Манэки Нэко, которые были на пике своей популярности. Правда, софт-тач пачкался от одного взгляда на него, поэтому пришлось искать пакетики – подошли пакеты для печенья.

Это был успех. Концепция подарка на год зашла покупателям. А абонемент на книги и по сей день продается в магазинах сети.

Был объявлен конкурс среди сотрудников розницы, кто больше всех продаст абонементов – получит премию. Продавцы магазина на Новом Арбате устойчиво занимали первые места.

За полторы недели до Нового года выяснилось, что во всех крупных магазинах электроники случился дефицит наушников AirPods. Их почти не было, а остатки продавались по космическим ценам. Я предложила, съездить на Горбушку, выкупить всё по палатка и перепродать дороже. Мне выдали 2 миллиона рублей наличными и вместе с сотрудником службы безопасности отправили на рынок. Мы перепродали наушники менее чем за 2 дня через интернет-магазин, и компания не столько заработала дополнительные деньги, сколько привлекла к себе еще новых покупателей, которые увеличили средний чек.

На новогоднем корпоративе объявили, что по результатам голосования сотрудников офиса, я стала лучшим сотрудником года. Это было невероятно. На полученную премию я смогла съездить на море – впервые в жизни.

Ближе к лету начало происходить что-то странное… Владелец компании стал появляться чаще в офисе, постоянно указывая на неправильную выкладку товаров, малую ассортиментную матрицу, отсутствие интереса покупателей к магазинам. Отчетность, что ему показывали, не устраивала. Хоть и было видно, что на цифрах мы растем, склады забиты товаром, с поставщиками в хороших отношениях. А потом произошло то, чего никто не ожидал, мой руководитель сообщил о своем уходе. Через две недели к работе приступит новый генеральный. Я начала переживать. Уходить не хотелось, мне нравилась команда, я начала строить планы, мечтала о квартире и начала откладывать на ипотеку. Позже выяснилось, что руководитель принял как предательство мой выбор остаться. Хотя предложений от него не было.

Новый генеральный пришел из FMCG-бизнеса, был достаточно приятным человеком, мы быстро нашли общий язык и начали работать. Через две недели его уволили.

Владелец решил поставить в управление компанией своего старого друга, матерого управленца в ритейл-бизнесе.

И вскрылось – отчеты, которые показывали владельцу компании не отражали реального положения дел. Поставщики требовали денег с реализации своего товара, которые ушли на открытие новых магазинов. Склады были забиты браком. Светлану уволили одной из первых. Далее, как по цепочке, начали увольнять рядовых сотрудников и закрывать магазины.

Я обновила резюме и начала искать работу. И одно из предложений, которое заинтересовало, была компания, занимающаяся косметикой и парфюмерией. Им требовался бизнес-ассистент исполнительного директора.