скачать книгу бесплатно
Матрица дел
Простой инструмент для расстановки приоритетов в рутинных делах и задачах (а не стратегических целях) – матрица дел, она же матрица Эйзенхауэра, она же матрица ABCD, ставшая известной во многом благодаря бестселлеру Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»[5 - Издана на русском языке: Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. М.: Альпина Паблишер, 2017. Прим. ред.]. Матрица состоит из четырех квадрантов (A, B, C, D), по которым вы распределяете задачи, исходя из двух характеристик – их важности и срочности.
Этот инструмент известен очень многим. Но, как показывает опыт, далеко не все знающие его используют.
Мы с коллегами в МИФе решили попробовать, мы любим эксперименты.
Этот себя оправдал: в матрице дел мне и моему руководителю стало проще оценивать существующую загрузку, понимать, от каких задач можно отказаться, если нужно добавить новые, каким снизить важность, и так далее.
Важно проговаривать это вместе по линии «руководитель – подчиненный», чтобы все стороны имели общее видение и понимали, какие задачи страдают в угоду более приоритетным и (или) срочным.
Матрица дел, в нашем случае созданная в обычном Google-документе, – отличный и простой инструмент для таких обсуждений.
Ниже вы можете видеть одну из версий моей матрицы дел. Я отмечал серым шрифтом регулярные задачи, а черным – проекты. Но это не догма: вы можете создать такую матрицу, которая будет удобна именно вам.
Концентрируемся на главном. Создаем стерильную кабину
Термин «стерильная кабина» – из авиации. При взлете и посадке – наиболее ответственных, сложных и опасных этапах – в кабине допускаются разговоры только на темы, связанные с полетом. На эшелоне можно обсуждать последние игры Лиги чемпионов, новости, любовные похождения и все прочее. Но не на взлете.
Устройте и вы себе «стерильную кабину» – время и пространство для сосредоточенной работы и концентрации. Если вы работаете дома, обговорите с близкими, что в определенное время вас нельзя беспокоить (или сделайте табличку с двумя цветами: красный – нельзя отвлекать или входить в комнату, зеленый – можно).
А для коллег, которые тоже работают удаленно, установите в календаре встречу на ваше «стерильное» время и назовите ее, например, «мораторий на встречи и звонки» (спасибо Артему Степанову, CEO МИФа, за идею!). Расскажите коллегам, что в это время можно звонить только по срочным вопросам.
СВЕТОФОР ДЛЯ КОЛЛЕГ
Чтобы избежать отвлечений со стороны коллег в офисе, повесьте на вашу дверь «светофор» – рамку для вставки красного, желтого и зеленого кружков или отметок.
Очевидно, что, если отметка зеленая, вас можно беспокоить, желтая – нежелательно, красная – беспокоить можно только по очень срочным вопросам.
Главное здесь – соблюдать дисциплину и не злоупотреблять красным цветом, чтобы правило не осталось пустой формальностью.
Почта, телефон и мессенджеры
Электронная почта может быть очень удобным инструментом, а может быть хронофагом – пожирателем времени. По некоторым оценкам, современные офисные работники в среднем тратят на почту 30–35 % своего рабочего времени.
Что сделать, чтобы исправить ситуацию и не отвлекаться на почту?
Перестать работать в онлайн-режиме
Советский психолог Блюма Зейгарник – одна из основательниц психологического факультета МГУ – сделала в своей известной дипломной работе следующее открытие: незавершенные дела запоминаются гораздо лучше завершенных.
Как не получится не думать о желтом пингвине, если вас попросят о нем не думать, так и невозможно не обращать внимания на иконку, оповещающую о новом письме в Outlook или на изменившийся заголовок вкладки в браузере, сообщающий о новом входящем сообщении.
Даже если вы не станете открывать и читать письмо, вы все равно прерветесь. Вы уже потеряли концентрацию на задаче.
Именно поэтому проверка почты должна быть отдельной задачей, которая выполняется несколько раз в день. Глеб Архангельский[6 - Глеб Архангельский – главный эксперт в России в области учета времени. Основатель и генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени». Создатель тайм-менеджерского сообщества, главный идеолог ТМ-движения. Прим. ред.] рекомендует проверять почту два-четыре раза в день, другие эксперты – от четырех до шести раз. Мой (Рената) личный опыт: ближе к пяти-шести сеансам в день. Ваш показатель будет зависеть от того, насколько срочно нужно отвечать на письма и какова значимость электронной почты в вашей деятельности: если вы, например, PR-менеджер, вам придется проверять почту гораздо чаще. Но это не значит, что нужно работать с ней в онлайн-режиме.
Существенный минус веб-интерфейсов: у них меньше возможностей по сравнению с почтовыми клиентами (нет автозамены, правил автоматической обработки писем, условного форматирования – оформления писем в соответствии с их темой, отправителем или содержанием, возможности проводить автоматические массовые рассылки с разными параметрами).
Можно пользоваться сервисом для Gmail, который подгружает входящие письма три раза в день: www.batchedinbox.com (http://www.batchedinbox.com/).
Избавиться от ненужных рассылок, а нужные собрать в один дайджест
Сервис Unroll.me (http://unroll.me/) позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при онлайн-покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных вам рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.
Кроме того, вы можете настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.
Сервис можно найти по адресу: www.unroll.me (http://www.unroll.me/).
Сделать при необходимости несколько подписей
Вы можете настроить в Outlook несколько подписей, сделать одну из них подписью по умолчанию, а другие использовать в отдельных случаях. Между ними можно моментально переключаться.
Например, это могут быть подписи на разных языках (на русском для внутренней переписки и на английском для переписки с иностранными партнерами) или подписи для аудиторий или сегментов (например, для учеников и слушателей, коллег и потенциальных слушателей).
Как настроить подписи в Outlook: Файл ? Параметры ? Почта ? Подписи.
Кстати, чтобы научиться навыкам деловой переписки на английском, прочитайте отличную книгу Kind Regards[7 - Издана на русском языке: Бод Д-М. Kind Regards. Деловая переписка на английском языке. М.: Альпина Паблишер, 2015.], вышедшую в издательстве «Альпина Паблишер».
Блокировать праздную переписку
Итак, вы попали в копию групповой переписки: в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма не по делу и множатся с каждой секундой.
Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно:
• В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать» (Ignore). Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.
• В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.
В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку писем.
Подготовить шаблоны
Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, у которых одни и те же адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.
OUTLOOK
Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, которые не будут меняться.
Далее нажмите Файл ? Сохранить как ? Шаблон Outlook и придумайте название для него.
Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:
Создать элемент ? Другие элементы ? Выбрать форму ? Шаблоны в файловой системе ? В списке файлов выбираете нужный шаблон.
GMAIL
Сначала нужно активировать следующую опцию:
Настройки ? Лаборатория ? Шаблоны ответов.
В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».
Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.
Уведомлениям – нет!
Я (Ренат) рекомендую отключить все уведомления на телефоне, в почте на компьютере, на планшете и других устройствах.
Вы должны сами решать, когда вам проверять новые сообщения в тех или иных мессенджерах и средствах связи, а не дергаться из-за каждого нового сообщения. Помните, что нам нужно до 15–20 минут, чтобы снова погрузиться в контекст задачи, над которой мы работали, после отвлечения.
То же касается и мессенджеров на компьютере. Например, в скайпе можно «заглушить» отдельные чаты. Как известно, многие групповые переписки, созданные по работе или для обсуждения конкретного проекта, рано или поздно превращаются в «курилку», где обсуждается все подряд. Выбирайте такую переписку, заходите в меню «Беседа» и ищите пункт меню «Настройки уведомления»:
Второй способ еще проще: набираете в чате команду /alertsoff (ее не увидят собеседники).
Продуктивность
В этом разделе мы приводим несколько советов, которые увеличат вашу продуктивность и помогут вам сберечь время и силы.
Хлам на столах
Избавляйтесь от хлама на виртуальном рабочем столе и на физическом. Старые журналы, бумаги, записи, чеки, диски – на обычном столе; бесчисленные папки, файлы – на виртуальном.
Все это отвлекает, мешает концентрироваться. Без этого станет легче дышать. На виртуальном рабочем столе оставьте только тематические папки, например «Работа», «Документы», «Спорт», «Консалтинг», «Семья», а все остальное организуйте внутри них. Не сохраняйте отдельные документы на рабочий стол.
Не делайте несколько дел одновременно
Почему многие жалуются на нехватку времени? Ведь у всех и всегда его количество одинаково.
Но вот внешних раздражителей прибавилось. Это и электронная почта, и социальные сети, и мобильная связь с программами-мессенджерами, и так далее.
Интуитивно сложно догадаться, что постоянное дерганье и переключение с одной задачи на другую крайне неэффективны. У вас создается иллюзия движения, активной работы, постоянной занятости.
Мозг задействует серьезные ресурсы, чтобы вернуться в контекст той задачи, от которой его отвлекли. По разным исследованиям, это требует от 10 до 25 минут (для полноценного возвращения) и может снижать IQ на 10 баллов.
С нейробиологией не поспоришь – многозадачности не существует. Рейс 401 компании Eastern Airlines[8 - Крупная авиационная катастрофа, произошедшая 29 декабря 1972 года. Авиалайнер Lockheed L-1011-385-1 TriStar авиакомпании Eastern Airlines совершал рейс EAL 401 по маршруту Нью-Йорк – Майами, но при заходе на посадку в аэропорту Майами рухнул в болото Эверглейдс в 30 километрах от аэропорта. Из находившихся на его борту 176 человек (163 пассажира и 13 членов экипажа) погибли 99, 77 получили ранения. Катастрофа рейса 401 стала первой катастрофой широкофюзеляжного самолета. Прим. ред.], к величайшему сожалению, разбился из-за невозможности людей концентрироваться на нескольких задачах (и трагической случайности). При посадке в Майами командир корабля опустил рукоятку выпуска шасси, но соответствующая лампочка не загорелась. Капитан полез разбираться, задел штурвал (и отключил автопилот), позже привлек помощника, бортинженера и механика из Boeing, последний – так уж вышло – тоже летел этим рейсом в кабине. Все занимались извлечением лампочки из панели и просто забыли про управление самолетом, который врезался в болото. А оказалось, что лампочка просто перегорела, хотя шасси были исправны.
Тест на субъективную минуту
Тест, предложенный Михаилом Литваком[9 - Михаил Литвак (1938 г. р.) – психолог, психотерапевт, кандидат медицинских наук, автор многочисленных книг по практической и популярной психологии и ряда научных статей, посвященных вопросам психотерапии, психологии общения. Член-корреспондент РАЕН. Прим. ред.], позволяет понять, насколько хорошо вы умеете концентрироваться, как вы привыкли переключаться с одного дела на другое и работать в мультизадачном режиме.
Что нужно сделать: сесть, расслабиться, запустить таймер и тут же закрыть глаза, позволить мыслям возникать и блуждать. Когда, по вашим ощущениям, пройдет минута, открыть глаза и посмотреть, сколько реально времени прошло.
Как интерпретировать результат:
• более 65 секунд – «ленивый гуру» (это очень хороший результат);
• 65 секунд – норма;
• 55–64 секунды – легкая тревожность;
• менее 45 секунд – серьезные проблемы.
Если ваш результат меньше 55 секунд, обратите особое внимание на раздел «Эмоциональная энергия» (#ch1-6). Вероятно, вам стоит озаботиться отключением уведомлений на телефоне и компьютере, поставить ограничение на соцсети, а то и попробовать медитировать, чтобы вернуть себе способность к концентрации.
Высвобождаем память
Мы с трудом можем одновременно помнить о чем-то и глубоко размышлять, анализировать что-то (это доказано экспериментально).
Освободите сознание от плавающих задач, и вам станет легче мыслить. Для этого нужно провести нечто вроде «выгрузки» мозга. То есть нужно записывать все, что придет в голову, – отсеять можно потом.
Если у вас есть книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»[10 - Издана на русском языке: Аллен Д. Как привести дела в порядок. (http://litres.ru/pages/biblio_book/?art=4436330) М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017.], воспользуйтесь списком напоминаний (Максим Дорофеев в своей книге «Джедайские техники» (http://litres.ru/pages/biblio_book/?art=23590168) называет это спусковыми крючками), сгруппированных по разным сферам жизни – с ними будет проще вспомнить все зависшие в памяти задачи (с. 170–173 в последнем издании). Но использовать их необязательно (во всяком случае, начать процесс можно без них).
Помните, что задачи лучше формулировать просто, начиная с глагола, так, чтобы действие можно было выполнить за час-два. Все, что сложнее и больше, – это проекты, которые можно декомпозировать до задач. После выгрузки памяти занесите задачи в удобную вам систему хранения – главное, чтобы это было внешнее хранилище, а не ваш мозг.
Я (Ренат) пользуюсь MaxDone (maxdone.micromiles.co (http://maxdone.micromiles.co/)), меня в этом сервисе привлекает простота. Но выбор хранилища не так принципиален, главное – вынести задачи из сознания.
После этого станет гораздо легче работать, и энергии прибавится. Она не будет тратиться на вспоминание задач и беспокойство по поводу того, что вы о чем-то забыли.
Работать стоя
Полезнейшая идея из книги «Лайфхак на каждый день» (http://litres.ru/pages/biblio_book/?art=10358975). Стоя люди работали издревле. Для этой цели был придуман даже специальный стол – конторка.
Хемингуэй (нобелевский лауреат в области литературы) однажды высказался так: «Возможно, писательство и путешествия расширяют кругозор, но однозначно можно получить и широкую задницу. Поэтому я пишу стоя».
Купите конторку или стол-трансформер, у которого столешница поднимается и опускается. Можно обойтись и подручными средствами: водрузить на стол картонную коробку, а сверху поставить компьютер или положить тетрадь. Важно! Отрегулируйте высоту стола по росту, чтобы не уставать и не портить осанку. Вот так это должно выглядеть в идеале.
По данным сайта iamnotaprogrammer.com (http://iamnotaprogrammer.com/).
В процессе работы не стойте столбом, переминайтесь с ноги на ногу, покачивайтесь. Тогда вы не устанете. А если уж такое случилось, можно присесть на стул или прилечь на диван.
Слепая печать
Если бы у меня было восемь часов на то, чтобы срубить дерево, я потратил бы шесть часов на то, чтобы наточить топор.
Приписывается Аврааму Линкольну
Что такое слепая десятипальцевая печать?
При такой печати каждый палец отвечает только за определенные символы (нельзя нажимать на эти клавиши другими пальцами). При этом пользователь смотрит на экран или на текст, который перепечатывает. Это навык, доведенный до автоматизма, – вы не задумываетесь, где находится та или иная клавиша. Благодаря этому скорость значительно выше, чем при «зрячей» печати.
Какие преимущества вам даст освоение слепой печати?
• Сэкономится время при работе с почтой, отчетами, любым текстом.
• Высвободится время на более сложные и важные задачи.
• Улучшится осанка.
