скачать книгу бесплатно
В личное дело не включаются документы с разными сроками хранения (приказы, заявления об отпусках, отгулах, медицинские справки, больничные листы и тп.) и документы с персональными данными работника (паспорт, СНИЛС, ИНН и др.).
2.3. Работа с персональными данными при ведении личных дел
2.3.1. Положения и согласия на обработку персональных данных работника с учетом изменений в законодательстве
Работа с персональными данными и личными делами госслужащих регламентируется ст. 13 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (ФЗ 152) и другими нормативными актами (см. раздел 1, п. 1.2.).
Личное дело сотрудников коммерческих организаций формируется из документов, созданных самой организацией (предприятием, учреждением), чтобы не нарушить требования Трудового кодекса РФ и ФЗ 152. А 1 сентября 2022 года в работе с перс. данными все компании обязаны учитывать новшества, внесенные Федеральным законом от 14.07.2022 №266-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных» (далее – ФЗ 266).
Работодатель сам определяет состав личного дела. Однако обрабатывать и хранить персональные данные организация имеет право только для определенных целей. Поэтому при обработке этих сведений необходимо соблюдать общие требования и принимать меры по их защите в соответствии со статьей 86 Трудового кодекса РФ.
Порядок работы с перс. данными, должен быть зафиксирован в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) компании – Положении о персональных данных, с которым под роспись знакомиться новый сотрудник при приеме на работу. Нужно учесть, что с 01.09.2022 введены новые требования к локальным нормативным актам о перс. данных (пп. 2 п.1 ст. 18.1 ФЗ-152), а следовательно необходимо внести корректировки в уже существующие ЛНА и/или утвердить новые. Теперь Положение о перс. данных должно иметь определенную структуру и содержать следующую информацию: категории и перечень сведений, обрабатываемых работодателем; категории субъектов перс. данных; цели обработки для каждой категории субъектов перс. данных; сроки и способы обработки и хранения данных; порядок уничтожения перс. данных на бумажном носителе и в электронном виде.
В связи с новыми требованиями обязанность работника уведомлять об изменении его персональных данных исключается из Положения и прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Еще один локальный акт который должен быть с 01.09.2022 в каждой организации – Политика по обработке и защите персональных данных
