Алексей Гладкий.

1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих



скачать книгу бесплатно

Как быстро ввести необходимый минимум исходных данных?

Чтобы быстро ввести исходные данные и определить основные параметры учетной политики, рекомендуется использовать специальный механизм – Стартовый помощник. С его помощью вы можете последовательно, в поэтапном режиме ввести необходимый минимум информации, причем Стартовый помощник будет постоянно давать вам подсказки и рекомендации.

Наряду с этим, использование Стартового помощника необязательно: вы можете ввести все необходимые данные позже, в других режимах работы. Но в этом разделе приводится описание именно этого способ ввода исходных данных, поскольку он очень удобен, прост, эффективен, а потому – очень популярен не только у новичков, но и у более опытных пользователей программы.

Окно Стартового помощника выводится на экран по умолчанию при первом запуске программы. Также его можно вызвать можно вызвать с помощью команды главного меню Справка ? Стартовый помощник.

На первой стадии ввода данных окно Стартового помощника выглядит так, как показано на рис. 2.1.


Рис. 2.1. Окно приветствия Стартового помощника


Это окно приветствия, которое никакой функциональной нагрузки не несет, а лишь в общих чертах информирует пользователя о возможностях стартового помощника. Чтобы приступить к вводу данных, щелкните мышью на ссылке Далее, которая находится справа внизу окна. После этого откроется окно, в котором с помощью переключателя нужно выбрать способ ввода данных об организации: ввод новых данных либо редактирование введенной ранее информации (рис. 2.2).


Рис. 2.2. Выбор режима ввода данных


Если до настоящего момента никаких сведений об организации не вводилось, нужно установить переключатель в положение Ввести сведения о новой организации и щелкнуть мышью на ссылке Далее. После этого окно Стартового помощника примет вид, как показано на рис. 2.3.


Рис. 2.3. Ввод данных об организации


Здесь нужно ввести информацию общего характера об организации: краткое и полное название, ИНН и КПП, префикс (данный параметр важен, если планируется использовать программу от имени нескольких организаций). Подчеркнем, что краткое название применяется лишь внутри программы для простоты идентификации организации в интерфейсах списка и выбора, а полное название используется при создании официальных документов и отчетных форм. Правильность ввода значений в поля ИНН и КПП программа контролирует автоматически. Если индивидуальный номер налогоплательщика или код причины постановки на учет указаны некорректно, то справа появится соответствующее предупреждение.

ПРИМЕЧАНИЕ

Данные об организации, указанные в Стартовом помощнике, автоматически перенесутся в справочник организаций, с которым мы познакомимся ниже, в соответствующем разделе.

После ввода основных данных об организации щелкаем мышью на ссылке Далее – в результате окно Стартового помощника примет вид, как показано на рис. 2.4.


Рис. 2.4. Ввод банковских реквизитов организации


В данном окне осуществляется ввод банковских реквизитов организации.

Порядок действий прост и понятен: в соответствующих полях нужно с клавиатуры ввести основной расчетный счет организации, корреспондентский счет, наименование и БИК обслуживающего банка, а также город, в котором он находится. Указанные в данном окне данные будут автоматически сохранены как в справочнике организаций, так и в справочниках банков и банковских счетов.

Следующий шаг (для перехода к нему щелкните Далее) – это ввод основных параметров учетной политик организации для бухгалтерского и налогового учета (рис. 2.5).


Рис. 2.5. Определение основных параметров учетной политики


В соответствующем поле данного окна нужно указать год, начиная с которого вступит в силу учетная политика организации. После этого из раскрывающегося списка следует выбрать систему налогообложения (Общая или Упрощенная), а также указать способ оценки товаров в рознице (По стоимости приобретения или По продажной стоимости) и материально-производственных запасов (По средней, ФИФО или ЛИФО). В нижней части окна указываются параметры налогового учета (в зависимости от выбранной ранее системы налогообложения).

Следующая стадия ввода данных – построение организационной структуры компании путем формирования иерархического перечня его подразделений (рис. 2.6).


Рис. 2.6. Список подразделений компании


В данном окне будет автоматически сформирована верхняя позиция иерархии, которая называется Подразделения организаций. Если нужно ввести новое подразделение, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить – в результате в списке появится новая позиция, в которой нужно ввести название подразделения. При этом не стоит забывать, что при нажатии кнопки Добавить новая позиция появится в подчинении той ветви иерархии, на которой в данный момент находится курсор.

В программе реализована возможность ввода новых подразделений на основании уже имеющихся. Для этого установите курсор на подразделение-источник и нажмите в панели инструментов кнопку Скопировать, после чего измените название подразделения.

При необходимости вы можете изменить название любого подразделения – для этого установите на него курсор, нажмите в панели инструментов кнопку Изменить и с клавиатуры введите нужное название.

Также в инструментальной панели имеется кнопка Удалить, предназначенная для пометки текущей позиции на удаление. При нажатии данной кнопки на экране отобразится запрос на подтверждение операции удаления. Точно так же вы можете снять установленную ранее пометку на удаление. Для окончательного удаления помеченных объектов предназначен специальный режим, для перехода в который предназначена команда главного меню Операции ? Удаление помеченных объектов.

Все сведения об организационной структуре предприятия, введенные на данном этапе работы Стартового помощника, будут сохранены в справочнике подразделений организаций (описание данного справочника приводится ниже, в соответствующем разделе).

Следующий этап – это ввод контактных данных организации (рис. 2.7).


Рис. 2.7. Контактные данные организации


В данном окне указываются адреса организации (юридический, фактический, почтовый и электронный), а также номера контактных телефонов и факса. Вы можете в одно поле ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой.

Далее вводятся данные об ответственных лицах организации (рис. 2.8).


Рис. 2.8. Материально-ответственные лица


В соответствующих полях данного окна с клавиатуры нужно ввести фамилию, имя, отчество каждого ответственного работника, и наименование его должности. Указанные на данном этапе сведения программа переносит в справочник ответственных лиц организации, справочник физических лиц и в справочник должностей.

На этом ввод основных сведений об организации завершается. На следующем этапе (рис. 2.9) можно проверить их с помощью соответствующих ссылок.


Рис. 2.9. Завершение ввода основных сведений об организации


Если данные введены верно – вы можете ввести сведения еще об одной организации либо перейти к общим настройкам конфигурации. Выбор осуществляется с помощью переключателя, расположенного в нижней части окна. Поскольку порядок ввода основных данных об организации мы уже рассмотрели, устанавливаем переключатель в положение Перейти к общим настройкам конфигурации и щелкаем на ссылке Далее. В результате окно Стартового помощника примет вид, как показано на рис. 2.10.


Рис. 2.10. Выбор режима ведения складского учета


Здесь с помощью переключателя укажите, как будет вестись складской учет. После выбора подходящего варианта переходим к следующему этапу с помощью ссылки Далее.

Теперь нужно определить, должен ли вестись учет возвратной тары (рис. 2.11).


Рис. 2.11. Настройка учета возвратной тары


По умолчанию в данном окне переключатель Вести учет возвратной тары? установлен в положение Нет, поскольку далеко не все предприятия ведут учет возвратной тары. Учтите, что в данном случае в интерфейсах редактирования документов будут отсутствовать реквизиты для учета возвратной тары.

После щелчка мышью на ссылке Далее программа предложит просмотреть и, при необходимости – отредактировать некоторые пользовательские настройки (рис. 2.12).


Рис. 2.12. Пользовательские настройки программы


Это окно содержит перечисленные ниже параметры.

? Запрашивать подтверждение при выходе из программы – если установлен этот флажок, то каждый раз при попытке закрыть программу на экране будет отображаться запрос на подтверждение выхода. Это позволяет предотвратить случайное закрытие программы, что иногда чревато потерей несохраненных данных.

? Печать документов без предварительного просмотра – при установленном данном флажке документы будут отправляться на печать без открытия их в окне предварительного просмотра.

? Показывать в документах счета учета – при установленном данном флажке в интерфейсах редактирования документов будут отображаться счета бухгалтерского и налогового учета. В противном случае управление отображением этих счетов будет осуществляться с помощью кнопки Показать/скрыть счета учета.

? Учет по всем организациям – этот флажок рекомендуется установить, если вы намерены вести учет от имени нескольких организаций. Если же вы намерены работать лишь с одной организацией, этот флажок лучше снять – тогда вы не будете видеть документы, оформленные от имени других организаций.

? Не отражать документы в налоговом учете – данный параметр нужно установить лишь в том случае, если вы не планируете вести налоговый учет.

Чтобы перейти к следующему этапу работы Стартового помощника (рис. 2.13), щелкаем на ссылке Далее.


Рис. 2.13. Ввод значений по умолчанию


Здесь вы можете задать значения, которые будут использоваться по умолчанию в некоторых интерфейсах программы (например, в режиме ввода и редактирования документов). Это довольно удобно, поскольку вам не придется, например, при вводе новых документов каждый раз указывать одно и то же наименование организации или стандартную ставку НДС. Требуемые значения выбираются из интерфейсов выбора или раскрывающихся списков, открываемых нажатием клавиши F4 или с помощью кнопки выбора.

Теперь щелкаем на ссылке Далее, чтобы перейти к заключительному этапу работы Стартового помощника (рис. 2.14).


Рис. 2.14. Заключительный этап работы Стартового помощника


Можно сформировать детальный отчет о текущих настройках информационной базы, а также открыть имеющееся в программе учебное пособие для получения дополнительной информации – для этого нужно в данном окне установить соответствующие флажки.

После щелчка мышью на ссылке Готово работа Стартового помощника завершается.

Как заполнить или отредактировать справочник?

Для хранения исходных данных, необходимых для работы, в программе «1С Бухгалтерия 8» предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам нужно будет указать, как минимум, следующие сведения:

? Название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);

? Наименование контрагента по документу (которым является получатель ценностей);

? Название склада, с которого отпускаются ценности;

? Перечень отпускаемых ценностей.

Кроме этого, иногда требуется указать также договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения, а для проведения документа по учету – счета бухгалтерского учета по дебету и по кредиту. Так вот: все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще каким-то способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника контрагентов, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры, и т. д.).

Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Рекомендуется перед началом работы внести в справочники необходимый минимум сведений (кстати, некоторые данные будут автоматически внесены в соответствующие справочники после прохождения соответствующих этапов работы со Стартовым помощником, подробнее см. выше раздел «Как быстро ввести необходимый минимум исходных данных?»), а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.

В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:

? Открытие окна справочника;

? Переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;

? Ввод или редактирование необходимых данных;

? Сохранение введенных данных.

Отметим, что при необходимости содержимое справочника можно вывести на печать. Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.

Для открытия окна справочника можно воспользоваться разными способами – это зависит от конкретного справочника. Но есть один универсальный способ, который можно использовать для открытия любого справочника. Он заключается в выборе справочника из общего списка справочников. Окно с этим списком изображено на рис. 1.20 и вызывается с помощью команды главного меню Операции ? Справочники (учтите, что данная команда доступна только в режиме использования полного интерфейса, подробнее см. выше раздел «Основные этапы работы с программой»). В данном окне нужно выделить требуемый справочник щелчком мыши и нажать кнопку ОК.

Кроме этого, для доступа к разным справочникам можно использовать соответствующие команды главного меню. Например, из меню Предприятие можно вызвать справочники организаций, подразделений организаций, ответственных лиц, контрагентов и др., из меню Банки вызываются справочники статей движения денежных средств (этот справочник вызывается также из меню Касса), банков и валют, из меню Кадры можно открыть справочники физических лиц и должностей, и т. д. Кроме этого, вы можете вызывать справочники с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладках панели функций.

После того как на экране отобразится окно справочника (с интерфейсами справочников вы можете подробнее познакомиться ниже, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы»), дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия ? Добавить, для редактирования имеющейся позиции – выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия ? Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции).

Отметим, что во многих справочниках ввод и редактирование позиций можно осуществлять как непосредственно в окне списка (данные просто вводятся с клавиатуры в соответствующие колонки), так и в отдельном окне редактирования. Вы можете самостоятельно переключать режимы редактирования с помощью команды Действия ? Редактировать в диалоге или нажатием соответствующей кнопки инструментальной панели. Но такое переключение возможно не во всех справочниках: например, в справочнике должностей организаций вводить и редактировать данные можно только непосредственно в окне справочника (отдельный режим для этого не предусмотрен).

Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно в соответствующих полях указывать требуемые данные. Если ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в окне справочника, то для завершения данного процесса достаточно просто щелкнуть мышью в любом месте списка, кроме текущей позиции. Если же данные вводятся или редактируются в отдельном окне, то для сохранения выполненных изменений нужно нажать кнопку ОК или Записать, а кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения изменений. Более подробно порядок ввода и редактирования данных в справочниках программы рассматривается ниже, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы».

Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия ? Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.

Как сформировать и распечатать документ?

Как мы уже отмечали ранее, отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций осуществляется на основе первичных учетных документов. Однако помимо первичной учетной документации, на каждом предприятии используется масса других документов: распорядительных, нормативных, общего характера, и т. д. Среди них можно выделить, например, доверенности на получение денежных средств или товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, товарные отчеты, акты сверки взаиморасчетов, и т. д.

Для перехода в режим работы с документами в программе «1С Бухгалтерия 8» предназначены соответствующие команды главного меню или ссылки на вкладках панели функций. Далее мы приводим перечень наиболее востребованных документов с указанием команд главного меню, предназначенных для перехода в режим работы с этими документами.

? Платежное поручение – команды Банк ? Платежное поручение входящее и Банк ? Платежное поручение исходящее.

? Платежный ордер по поступление или списание денежных средств – команды Банк ? Платежный ордер на поступление денежных средств и Банк ? Платежный ордер на списание денежных средств.

? Платежное требование исходящее – команда Банк ? Платежное требование выставленное.

? Кассовый ордер – команды Касса ? Приходный кассовый ордер и Касса ? Расходный кассовый ордер.

? Авансовый отчет – команда Касса ? Авансовый отчет.

? Накладная на приход товарно-материальных ценностей или акт на получение работ (услуг) – команда Покупка ? Поступление товаров и услуг.

? Доверенность – команда Покупка ? Доверенность.

? Накладная на возврат товарно-материальных ценностей поставщику – команда Покупка ? Возврат товаров поставщику.

? Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом – команды Покупка ? Акт сверки взаиморасчетов и Продажа ? Акт сверки взаиморасчетов.

? Книга покупок и Книга продаж – команды подменю соответственно Покупка ? Ведение книги покупок и Продажа ? Ведение книги продаж.

? Счет на оплату покупателю – команда Продажа ? Счет.

? Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей или акт на выполнение работ (оказание услуг) – команда Продажа ? Реализация товаров и услуг.

? Накладная на возврат товарно-материальных ценностей от покупателя – команда Продажа ? Возврат товаров от покупателя.

? Накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей – команда Склад ? Перемещение товаров.

? Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей – команда Склад ? Инвентаризация товаров на складе.

? Документы на оприходование или списание товарно-материальных ценностей – команды соответственно Склад ? Оприходование товаров и Склад ? Списание товаров.

? Документы производственного учета (требование-накладная, отчет производства за смену, передача материалов в эксплуатацию, возврат материалов из эксплуатации, списание материалов из эксплуатации, и др.) – соответствующие команды меню Производство.

? Документы по учету основных средств и нематериальных активов (принятие к учету, поступление, передача, списание) – соответствующие команды меню ОС и НМА.

? Личная карточка работника – команда Кадры ? Личная карточка Т-2.

? Документы на прием, увольнение и внутренний перевод работников – команды соответственно Кадры ? Прием на работу в организацию, Кадры ? Увольнение из организаций и Кадры ? Кадровое перемещение организаций.

? Документы по учету заработной платы (начисление, выплата, депонирование, расчет страховых взносов, и др.) – соответствующие команды меню Зарплата.

При активизации соответствующей команды (или щелчке мышью на соответствующей ссылке панели функций) на экране открывается окно списка документов. В этом окне отображается перечень введенных ранее документов данного типа (например, при активизации команды Касса ? Приходный кассовый ордер на экране отображается список приходных кассовых ордеров, и т. д.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается информация, по которой можно идентифицировать документ. Это, как правило, номер документа, дата его формирования, наименование организации, от имени которой сформирован документ, и т. д. Отметим, что набор отображаемых в окне списка данных может зависеть от типа документа: например, для банковских и кассовых документов показывается сумма и валюта, но эти данные отсутствуют для кадровых документов, и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

В начале эксплуатации программы интерфейсы списков документов будут пустыми, поскольку они заполняются по мере ввода и сохранения документов.

Чтобы ввести в программу новый документ, нужно в окне списка выполнить команду Действия ? Добавить или нажать клавишу Insert. Для перехода в режим просмотра и редактирования документа выделите его в списке щелчком мыши и выполните команду Действия ? Изменить или нажмите клавишу F2. Также для перехода в режим ввода и редактирования документов можно использовать соответствующие кнопки инструментальной панели окна списка (названия этих кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования документа, содержимое которого различается для разных типов документов (например, при вводе кассового ордера нужно ввести одни сведения, при вводе накладной на отпуск товаров – другие, и т. д.). Но для всех документов обязательно нужно указать: номер документа, дату его формирования или проведения по учету и наименование организации, от имени которой оформляется документ.



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24