Алексей Гладкий.

1С: Бухгалтерия 8.2. Оформление и проведение первичных учетных документов



скачать книгу бесплатно

При открытии переходить – значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты – В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен на первой позиции списка), В конец списка (курсор будет помещен в конец списка) или Автоматически.

Обновлять автоматически каждые ... секунд – использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо документы). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматическое обновление списка.

Таковы основные действия, которые пользователь может выполнять при работе в окне списка.

Отметим, что интерфейсы списка могут иметь разные представления. На рис. 1.10 показано двухпанельное окно списка.


Рис. 1.10. Двухпанельное окно списка


Это окно справочника контрагентов, которое по сути является интерфейсом списка. Как видно на рисунке, оно состоит из двух панелей: слева формируется перечень групп контрагентов (Покупатели, Поставщики, Заказчики, и т.д.), а справа отображается содержимое текущей группы.

Чтобы из любого окна списка перейти в режим просмотра и редактирования позиции, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать клавишу F2 либо Enter, или воспользоваться командой Действия > Изменить.

Для ввода и изменения данных в программе предусмотрены интерфейсы редактирования. Пример такого интерфейса (в данном случае показано окно редактирования приходного кассового ордера) показан на рис. 1.11.


Рис. 1.11. Окно редактирования приходного кассового ордера


В данном режиме осуществляется ввод и редактирование данных, после чего для их сохранения нужно нажать кнопку ОК или Записать. В первом случае введенные данные будут не только сохранены, но и проведены по учету, а во втором случае – только сохранены, без проведения документа.

Глава 2. Документы по учету наличных денежных средств

Как мы уже отмечали ранее, в основе бухгалтерского учета лежит первичная учетная документация. Для оформления кассовых операций используются следующие документы:

? Приходный кассовый ордер – для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия;

? Расходный кассовый ордер – для отражения факта расхода (выдачи) наличных денежных средств из кассы предприятия;

? Авансовый отчет – для списания выданных ранее из кассы наличных денежных средств (к авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств).

Кроме этого, в соответствии с действующим законодательством в бухгалтерии предприятия должна вестись кассовая книга, в которой отражаются все движения наличных денежных средств.

Кассовый ордер на приход денежных средств

Работа с приходными кассовыми ордерами ведется в режиме, который вызывается с помощью команды главного меню Касса > Приходный кассовый ордер.

Также для этого можно воспользоваться соответствующей ссылкой, которая находится в панели функций на вкладке Касса. Независимо от того, каким способом вы воспользовались, на экране открывается окно со списком сохраненных ранее приходных кассовых ордеров (рис. 2.1).


Рис. 2.1. Список приходных кассовых ордеров


Если вы только начинаете работать с программой, данное окно будет пустым, поскольку позиции в него добавляются по мере формирования и сохранения приходных кассовых ордеров. Для каждого документа в соответствующих колонках списка показывается следующая информация:

? Признак проведенного документа («птичка»). На рис. 2.1 все представленные в списке документы являются проведенными.

? Дата и время формирования документа.

? Номер документа.

? Вид операции по документу.

? Сумма документа.

? Валюта документа.

? Контрагент по документу (в данном случае контрагентом является предприятие или частное лицо, от которого поступили наличные деньги по данному документу).

? Наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации)/

? Имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.

? Произвольный комментарий.

Чтобы ввести новый приходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия > Добавить или нажать клавишу Insert. При этом отобразится окно выбора вида операции (рис. 2.2).


Рис. 2.2. Выбор вида операции по документу


В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна приходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 2.3 показано окно, соответствующее виду операции Оплата от покупателя.


Рис. 2.3. Окно ввода и редактирования приходного кассового ордера


Помните, что изменить вид операции по документу вы можете даже после его открытия. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия.

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать данный документ. В поле Номер указывается номер текущего документа. Значение данного поля формируется программой автоматически после записи документа (для этого нужно нажать кнопку Записать, расположенную справа внизу окна). При необходимости вы можете вручную отредактировать номер документа: чтобы включить данную возможность, выполните в меню Действия команду Редактировать номер (по умолчанию редактирование номера заблокировано).

Первое, что нужно указать при создании документа – это дату его формирования. Значение вводится в поле от, которое расположено справа от поля Номер. Вообще-то этот параметр заполняется автоматически, как только вы откроете окно ввода (здесь отобразится рабочая дата), но вы можете отредактировать его по своему усмотрению. Отметим, что после сохранения документа (это можно сделать с помощью комбинации клавиш Ctrl+S или нажатием кнопки Записать) к рабочей дате автоматически добавляется время сохранения документа. Помните, что ввод даты и времени формирования документа является обязательным: если поле от не заполнено, проведение документа по бухгалтерскому учету будет невозможным.

Затем нужно указать название организации. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию в поле Организация отображается название организации, которая ранее была выбрана в качестве основной в справочнике организаций.

Параметр Отразить в налог. учете нужно включить в том случае, если документ нужно провести не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учету. В расположенном ниже поле Счет учета нужно указать счет, на котором ведется учет кассовых операций (обычно это счет 50.01 «Касса»).

Сумма наличных денежных средств, поступление которых в кассу предприятия оформляется данным документом, указывается в поле Сумма. Требуемое значение можно ввести вручную, а можно указать с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Основная часть параметров окна ввода и редактирования приходного кассового ордера находится в центральной части окна, которая содержит две вкладки: Реквизиты платежа и Печать.

Содержимое вкладки Реквизиты платежа показано на рис. 2.3. Первое, что здесь нужно указать – это название предприятия или ФИО физического лица, от которого в кассу поступили наличные деньги. Требуемое значение вводится в поле Контрагент следующим образом: в данном поле следует нажать клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне, содержимое которого формируется в справочнике контрагентов, установить курсор на требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать.

Следующий параметр, который нужно заполнить – это поле Договор. Здесь указывается номер или название договора с выбранным ранее контрагентом, в соответствии с которым в кассу предприятия поступили наличные деньги по данному документу. Предварительно этот договор должен быть внесен в справочник договоров контрагентов. Чтобы указать договор, нажмите кнопку выбора и выберите его в открывшемся окне.

Расчеты с контрагентами могут вестись как по договору в целом, так и по расчетным документам. Если в соответствующем справочнике для выбранного договора был указан последний вариант, то в поле Документ расчетов, которое находится справа от поля Договор, следует указать расчетный документ. Он выбирается в окне списка расчетных документов по выбранному договору, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Очевидно, что заполнить поле Документ расчетов можно только при одновременном выполнении следующих условий:

? Заполнение поля Договор;

? Ведение расчетов в рамках выбранного договора по расчетным документам.

В программе «1С Бухгалтерия 8» реализована возможность автоматического заполнения формы отчетности № 4 «Отчет о движении денежных средств». Но для использования данного механизма необходимо на счетах учета денежных средств вести учет в разрезе статей движения денежных средств. В окне ввода и редактирования приходного кассового ордера для этого предназначено поле Статья движения ден. средств: здесь из соответствующего справочника выбирается название статьи, на которую будет отнесена сумма по данной операции.

Ставка налога на добавленную стоимость указывается в поле Ставка НДС. После выбора ставки программа автоматически рассчитает сумму налога, которая появится в находящемся справа поле Сумма НДС.

В поле Счет расчетов следует ввести номер счета бухгалтерского учета, предназначенного для ведения расчетов с выбранным ранее контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Учтите, что данный параметр является обязательным для проведения документа по бухгалтерскому учету (если это поле не заполнить, то документ можно будет только сохранить с помощью кнопки Записать).

В программе реализована возможность деления суммы платежа на две части – оплату и аванс. Для использования данного механизма нужно в поле Счет авансов ввести номер счета, предназначенного для учета авансовых платежей.

Что касается вкладки Печать, то ее содержимое представлено на рис. 2.4.


Рис. 2.4. Вкладка Печать


Здесь содержатся параметры, значения которых используются в печатной форме приходного кассового ордера. В поле Принято от указывается ФИО лица, от которого в кассу предприятия поступили наличные деньги (это может быть, например, доверенное лицо контрагента, указанного на вкладке Реквизиты платежа в поле Контрагент, или индивидуальный предприниматель, и др.).

В соответствии с Правилами бухгалтерского учета, каждый платеж должен иметь соответствующее документальное подтверждение. Другими словами, любой платеж должен совершаться на основании чего-либо (договора, товарно-сопроводительного документа, и т.п.). На вкладке Печать в поле Основание с клавиатуры нужно ввести текст, объясняющий основание для совершения данного платежа. Если, например, по данному приходному кассовому ордеру контрагент оплачивает отгруженные ему ранее товары, то в поле Основание вводится номер и дата соответствующего товарно-сопроводительного документа (накладной).

Если к документу имеется одно или несколько приложений, то их можно перечислить в поле Приложение.

После ввода всех необходимых данных приходный кассовый ордер можно распечатать. Не забывайте, что предварительно документ должен быть сохранен с помощью кнопки Записать. Для вывода документа на печать нужно в нижней части окна нажать кнопку Приходный кассовый ордер, или нажать кнопку Печать, и в открывшемся меню выбрать значение Приходный кассовый ордер.

Внизу окна (под его вкладками) в поле Ответственный можно указать имя пользователя, ответственного за оформление данного кассового ордера. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, но вы можете его изменить (при наличии соответствующих прав доступа). Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Мы только что узнали, как выполняется ввод и редактирование приходного кассового ордера для вида операции Оплата от покупателя. Теперь рассмотрим характерные особенности кассовых ордеров, формируемых по другим видам операций. Подчеркнем, что эти изменения касаются только содержимого вкладки Реквизиты платежа.

Если необходимо оформить приходным кассовым документом операцию приема розничной выручки с торговой точки, выбирается вид операции «Прием розничной выручки». Учтите, что для автоматизированных торговых точек проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не приходным кассовым ордером. Для неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флажок в окне ввода кассового ордера, и после проведения документа проводки по бухгалтерскому учету сформируются автоматически. Для вида операции Прием розничной выручки окно ввода и редактирования приходного кассового ордера будет выглядеть так, как показано на рис. 2.5.


Рис. 2.5. Оформление документа на прием розничной выручки


В данном окне на вкладке Реквизиты платежа в поле Склад нужно ввести название склада (места хранения), с которого был произведен отпуск оплаченных данным кассовым ордером ценностей. Чтобы заполнить поле, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника складов (мест хранения)укажите нужный склад и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Счет операционной кассы из справочника счетов, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается счет, на котором ведется учет денежных средств операционной кассы предприятия.

Что касается остальных параметров данного окна, то они нам уже знакомы.

Чтобы отразить в учете и отчетности факт возврата в кассу предприятия денежных средств, которые ранее были получены подотчетным лицом, используйте вид операции Возврат денежных средств подотчетником. На вкладке Реквизиты платежа окна ввода документа вам нужно будет определить значения только двух параметров – полей Подотчетник и Статья движения ден. средств (напомним, что управление отображением последнего поля осуществляется на вкладке Денежные средства окна настроек параметров учета, вызываемого с помощью команды главного меню Предприятие > Настройка параметров учета). В поле Подотчетник указывается ФИО подотчетного лица, возвращающего полученные ранее наличные деньги в кассу предприятия. Для заполнения поля нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц укажите подотчетника и нажмите клавишу Enter или кнопку Выбрать.

Для отражения в бухгалтерском учете сумм, возвращаемых поставщиками в наличном виде в кассу предприятия, предусмотрен вид операции Возврат денежных средств поставщиком. В данном случае окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя.

Получение наличных денег в банке и оприходование их в кассу предприятия – довольно распространенная операция (например, она необходима для получения денег для выплаты заработной платы сотрудникам предприятия). В данном случае оформляется приходный кассовый ордер с типом операции Получение наличных денежных средств в банке. Окно ввода и редактирования документа в данном случае будет выглядеть так, как показано на рис. 2.6.


Рис. 2.6. Оформление документа на получение наличных денег из банка


Здесь нужно определить значение трех параметров. В поле Банковский счет из справочника банковских счетов, который вызывается нажатием F4 или кнопки выбора, выбирается название счета предприятия, с которого были сняты наличные деньги. Учтите, что для выбора предлагаются счета только той организации, которая ранее была указана в поле Организация.

В поле Счет учета указывается счет учета денежных средств на данном банковском счете (например, 51 «Расчетный счет»). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Ну а порядок использования и заполнения поля Статья движения ден. средств мы уже неоднократно рассматривали ранее.

Для вида операции Расчеты по кредитам и займам с контрагентами окно приходного кассового ордера будет выглядеть так же, как и для вида операции Оплата от покупателя – с той разницей, что в нем будет отсутствовать поле Счет авансов.

Для вида операции Прочий приход денежных средств в окне ввода и редактирования документа на вкладке Реквизиты платежа будет находиться параметр Счет. В данном поле нужно указать счет бухгалтерского учета, который в проводке будет корреспондировать со счетом, указанным в верхней части окна в поле Счет учета.

После того как приходный кассовый ордер сформирован и проведен, можно посмотреть результат его проведения. Для этого нужно выполнить команду Действия > Результат проведения документа, которая имеется как в окне списка (предварительно нужно выделить щелчком мыши требуемый документ), так и в окне ввода/редактирования документа. На рис. 2.7 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 2.3.


Рис. 2.7. Результат проведения документа


На данном рисунке видно, что в результате проведения документа программа сформировала бухгалтерскую проводку на сумму поступивших в кассу предприятия наличных денежных средств. В проводке корреспондируют счета, которые указаны в соответствующих полях окна редактирования приходного ордера.

Для отправки документа на печать нажмите в окне редактирования кнопку Приходный кассовый ордер или выберите аналогичную команду в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать.

Кассовый ордер на расход денежных средств

Расходный кассовый ордер – это первичный учетный документ, отражающий факт выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Здесь мы рассмотрим, как в программе «1С Бухгалтерия 8» ведется работа с расходными кассовыми ордерами.

Для перехода в режим работы с расходными кассовыми ордерами следует выполнить команду главного меню Касса > Расходный кассовый ордер, либо в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Расходный кассовый ордер. В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.8.


Рис. 2.8. Список расходных кассовых ордеров


В данном окне содержится перечень сформированных ранее документов. В крайней слева колонке отображается признак проведенного документа («птичка»). На рис. 2.8 непроведенным является четвертый документ в списке.

В остальных колонках окна для каждой позиции списка показывается следующая информация: дата и время формирования документа, его номер, вид операции (например, Оплата поставщику), сумма по документу, валюта документа, контрагент по документу (т.е. кому оплачены денежные средства), наименование организации, от имени которой оформляется документ (обычно – собственной организации), имя пользователя, ответственного за оформление данного документа, и произвольный комментарий.

Чтобы ввести новый расходный кассовый ордер, нужно выполнить команду Действия > Добавить или нажать клавишу Insert (также для этого можно воспользоваться аналогичной командой контекстного меню или соответствующей кнопкой инструментальной панели). При этом на экране откроется окно выбора вида операции, изображенное на рис. 2.9.


Рис. 2.9. Выбор вида операции по расходному кассовому ордеру


В данном окне нужно щелчком мыши выбрать вид операции, которая будет отражена в создаваемом документе, и нажать кнопку ОК. Отметим, что содержимое окна расходного кассового ордера, которое после этого отобразится на экране, зависит от выбранного вида операции. На рис. 2.10 показано окно, соответствующее виду операции Оплата поставщику.


Рис. 2.10. Окно ввода и редактирования документа


Отметим, что вид операции вы можете изменить и в режиме ввода/редактирования расходного кассового ордера. Для этого достаточно выбрать соответствующую команду в меню Операция, которое находится слева вверху окна рядом с меню Действия. Позже мы рассмотрим порядок работы для всех остальных видов операций, а сейчас продолжим знакомиться с документом для вида операции Оплата поставщику.

В верхней части окна присваиваются основные параметры, по которым впоследствии можно идентифицировать расходный кассовый ордер в интерфейсах списка и выбора. В поле Номер указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать. В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с приходными кассовыми ордерами (об этом мы говорили в предыдущем разделе).

В поле от вводится дата и время ввода расходного кассового ордера. В момент создания документа этот параметр генерируется программой автоматически – здесь отображается рабочая дата. После записи расходного кассового ордера с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время записи документа. Отметим, что значение поля от при необходимости можно отредактировать вручную.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный расходный кассовый ордер.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Поделиться ссылкой на выделенное