Виталий Семенихин.

Кадровый документооборот



скачать книгу бесплатно



2.7. Картотека личных дел работников

Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.

Как правило, в состав личного дела входят:

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учету кадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

– справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

– трудовой контракт;

– данные аттестаций;

– характеристики;

– план карьерного роста.

В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников.

Картотека – это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов.

Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации.

Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.

2.8. Журнал учета личных заявлений работников

Порядок составления журнала учета личных заявлений работников, разработанный специалистами отдела кадров, аналогичен порядку составления журнала учета приема, перевода, увольнения работников.

Обложка журнала учета личных заявлений работников может иметь, например, такой вид:


Такой журнал предназначается для учета личных заявлений работников и является документом внутреннего пользования.

К личным заявлениям работников относятся заявления:

о приеме на работу;

о переводе;

об увольнении;

о предоставлении учебных и других отпусков;

об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей и т. д.

Личные заявления работников имеют произвольную форму, но должны содержать следующие реквизиты:

1) название документа (заявление);

2) адресат (кому направляется заявление с указанием должности в конкретной организации и Ф.И.О. должностного лица);

3) составитель (от кого направляется заявление с указанием должности и Ф.И.О. работника);

4) текст заявления;

5) подпись составителя заявления;

6) дата составления заявления.

Приведем пример оформления личного заявления работника о предоставлении отпуска.

Пример


В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета личных заявлений работников нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Приведем пример формы журнала учета личных заявлений работников.

В журнале учета личных заявлений работников может быть 8 граф:

2.9. Журналы учета приказов о предоставлении отпусков и документов на командирование работников

Учет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется в специальном журнале.

Организации могут использовать форму журнала, как утвержденную министерствами и ведомствами, так и разработанную специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Оформляются отпуска, предоставляемые в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а).

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию приказа (распоряжения).

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.


Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:


Командировки оформляются на одного или нескольких работников приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

Эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма № Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

– фамилия и инициалы командируемого работника;

– структурное подразделение;

– должность (специальность или профессия) командируемого лица;

– место, время командировки и ее цель.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Журнал учета приказов о командировании работников

2.10. Персональные данные

В ТК РФ закреплены основные требования к обработке персональных данных работника и гарантии по их защите (ст. 85–90 ТК РФ).

Под персональными данными работника согласно ч. 1 ст. 85 ТК РФ понимают информацию, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные определяются как любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.

Операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных, в соответствии со ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица.

Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.

Конфиденциальность персональных данных – это обязательное для соблюдения оператором или иным, получившим доступ к персональным данным, лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания (ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ).

Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств работодателя. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.

Работодатель согласно трудовому законодательству вправе осуществлять обработку персональных данных работника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных работника. Принципы обработки персональных данных закреплены в ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ.

С другой стороны, ст. 86–88 ТК РФ обязывают работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

В этом случае работодателю целесообразно включить в состав кадровой документации положение о защите персональных данных работников.

Положение об обработке персональных данных работников – это локальный нормативный акт, с установленными требованиями, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Положение об обработке персональных данных работников утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации и является обязательным для исполнения всеми работниками. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).

Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то необходимо уведомить работника о намерении получить персональные данные у третьей стороны и получить его письменное согласие на это.

Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ работодатель вправе установить самостоятельно.

Право доступа к персональным данным имеют:

руководитель организации, работодатель – индивидуальный предприниматель;

непосредственный руководитель работника;

начальник отдела кадров;

сотрудники отдела кадров.

При работе с документами, содержащими персональные данные, прежде всего работниками отдела кадров, должен соблюдаться принцип конфиденциальности персональных данных.

При передаче персональных данных работника третьей стороне работодатель должен соблюдать требования ст. 88 ТК РФ.

Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам (милиции и другим контролирующим органам). В этом случае основанием для передачи персональных данных работника является письменный запрос от должностного лица соответствующего государственного органа, а если представители контролирующих органов пришли к вам лично – служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.

Работодатель обязан обеспечить такой порядок хранения персональных данных, который бы ограничивал несанкционированный доступ к ним.

Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. В таком случае доступ к персональным данным работников должен быть технически возможен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных функций. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив.

В свою очередь, работник обязан передавать работодателю или его представителю достоверную, документированную информацию о своих персональных данных, а также своевременно сообщать о внесении изменений в свои персональные данные.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту своей личной, семейной тайны (п. 9 ст. 86 ТК РФ). Поэтому все расписки работника, акты, содержащие подобный отказ, являются незаконными.

На виновных лиц согласно ст. 24 Федерального закона № 152-ФЗ возлагается гражданская, уголовная, административная, дисциплинарная и иная предусмотренная законодательством Российской Федерации ответственность.

2.11. Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу.

Состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочной документации входят:

справочная документация (касается одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней, имеет индивидуальный характер и выдается по разовому запросу);

отчетно-справочная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и т. п.) представления адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней);

справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и т. д.), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка – это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Докладные записки могут быть двух видов – внешняя и внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

Служебная записка – это записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка имеет внутренний, служебный характер и составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Объяснительная записка считается документом, поясняющим содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), и сообщением должностного лица, объясняющим какое-либо действие, факт, происшествие, представляемым вышестоящему должностному лицу.

По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы:

1) объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и др.) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений;

2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявления подразделяются на две группы:

по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и т. д.);

о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

индивидуальным;

коллективным.

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Заявление подписывается работником и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма заявителю о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т. п.).

Справкаэто документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, а также подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, судом, органами внутренних дел), органами местного самоуправления (в частности, органом опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковской организацией) для подтверждения разнообразных фактов.

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и т. д.), адресат.

Пример

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

На основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников.

Рассмотрим правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины, поскольку именно они являются составной частью кадрового делопроизводства.

Эти акты обязательны при документировании процедуры наложения любого из дисциплинарных взысканий, перечисленных в ст. 193 ТК РФ (замечания, выговора или увольнения).

Наиболее распространенными дисциплинарными проступками, которые фиксируются в актах, являются:

– несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;

– несвоевременное или некачественное выполнение заданий, приказов (распоряжений) руководства;

– прогулы;

– появление на работе в состоянии опьянения.

Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

В тексте акта об отказе от дачи объяснений по поводу дисциплинарного проступка, совершенного работником, обязательно указывается, какое именно нарушение дисциплины работник отказался объяснить, и чем он свой отказ мотивировал.

В случае применения к работнику дисциплинарного взыскания работодателем издается соответствующий приказ (распоряжение), который должен быть объявлен работнику под роспись в течение 3 рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то также составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

Поделиться ссылкой на выделенное