скачать книгу бесплатно
Регулярный менеджмент. Технология эффективного управления по целям
Григорий Кожемякин
Сергей Филипенко
«Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль…» Антуан де Сент-Экзюпери
Регулярный менеджмент
Технология эффективного управления по целям
Сергей Филипенко
Григорий Кожемякин
Корректор Алексей Леснянский
Дизайнер обложки Ольга Третьякова
© Сергей Филипенко, 2018
© Григорий Кожемякин, 2018
© Ольга Третьякова, дизайн обложки, 2018
ISBN 978-5-4490-2986-7
Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero
Введение
«Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль…»
Эти слова Антуана де Сент-Экзюпери из сказки о Маленьком принце как нельзя лучше подходят к описанию Технологии эффективного управления по целям, о которой пойдет речь в этой книге.
Технология эффективного управления по целям – это комплексный, системный и технологичный набор принципов и инструментов для построения управленческого контура компании. Технология создает результативную и прозрачную систему внешнего и внутреннего сопровождения бизнеса для владельцев и менеджмента. Предоставляет возможности для развития и самореализации сотрудников. Позволяет обеспечить долгосрочное конкурентное преимущество, рост операционной эффективности и стоимости активов.
Почему эта тема важна?
Большинство компаний рано или поздно сталкивается с такими вопросами, как невыполнение планов, отток клиентов, рост издержек и рядом других. Темпы роста замедляются, а подчас фирма стоит на грани банкротства. Можно винить экономическую ситуацию в стране, законодательство, чиновников или конкурентов, а можно взглянуть на работу компании изнутри, где чаще всего и сокрыты ответы на многие вопросы.
И тогда обнаружится, что в компании происходит множество процессов, которые препятствуют развитию бизнеса. Отсутствует видение и миссия компании. Нет четко поставленных оперативных и стратегических целей, которые разделяют сотрудники.
Что происходит, если руководство не может четко сформулировать цели и задачи для работы компании?
• какие-то цели не «спускаются» до уровня исполнителей, а так и остаются на бумаге у руководства;
• подчиненные интерпретируют задачи собственной деятельности по-своему, имея приоритетом личный, а не корпоративный интерес;
• снижаются дисциплина и мотивация сотрудников;
• структура «костенеет» и господствует над функцией;
• начинаются конфликты как межличностные, так и производственные, интриги и борьба за власть;
• сотрудники уходят в сферу узких «ведомственных» интересов и т. д.
Это в свою очередь приводит к еще большему размыванию целей бизнеса. И, чтобы держаться на плаву, руководство должно прилагать неимоверные усилия, затрачивая личное время и принося в жертву ресурс здоровья.
Есть ли выход из этой ситуации?
Да, выход есть. Это Технология эффективногоуправления по целям на основе четкой постановки и оценки выполнения задач с помощью ключевых показателей деятельности.
Применение Технологии в повседневной управленческой практике дает такие преимущества:
• корпоративные цели последовательно и точно передаются на все уровни компании;
• создается организационный порядок;
• «из тени» выводятся негативные явления, которые препятствовали нормальной работе и достижению целей компании;
• укрепляется дисциплина и растет мотивация персонала;
• повышается эффективность работы руководителей и рядовых сотрудников;
• компания демонстрирует стабильный рост, а жизнь руководства становится гораздо легче.
Для кого эта книга?
Книга предназначена для собственников и руководителей бизнеса, разного уровня директоров и менеджеров. Будет полезна HR-специалистам, а также всем, кто стремится освоить управленческое мастерство.
Прочитав эту книгу, вы:
• научитесь корректно формулировать видение, миссию и цели компании;
• определять служебные функции сотрудников и руководителей;
• разрабатывать ключевые показатели деятельности для компании и сотрудников всех уровней;
• давать конструктивную оценку работы компании и персонала;
• освоите методики оплаты по результатам работы.
Книга дает не только общее теоретическое представление о концепции управления по целям, но содержит пошаговую практическую методику, которую можно без труда внедрить в любой компании.
Вы получите эффективные рабочие инструменты, применение которых существенно повысит успешность компании.
Если после прочтения книги у вас возникнут вопросы или предложения, напишите по адресу электронной почты: bizbuilder.biz@gmail.com.
Глава 1. Цели, платформа и стратегия компании
1.1 Цели. Определение
Книга посвящена такой технологии менеджмента как эффективное управление по целям, поэтому будет логично в самом начале дать определение, что такое цель.
В книге А. Г. Асмолова «Психология личности» дается такое определение: «Цель – осознанный образ предвосхищаемого результата, на достижение которого направлено действие человека».
В. И. Даль в «Толковом словаре живого великорусского языка» определял цель так: «Цель – желанье, стремленье, намеренье, чего кто силится достигнуть. Цель есть начало или корень дела, побужденье; за ним идет средство, способ, а вершит дело цель, достиженье ее».
В «Малом энциклопедическом словаре» Брокгауза и Ефрона читаем: «Цель есть представление, которое человек стремится осуществить».
Википедия обобщила все эти определения: «Цель (от нем. Ziel) – идеальный или реальный предмет сознательного или бессознательного стремления субъекта; конечный результат, на который преднамеренно направлен процесс; доведение возможности до ее полного завершения; осознанный образ предвосхищаемого результата».
Это теоретические подходы. В практике управления бизнесом рассматриваются два способа определения цели.
В первом случае цель подразумевает представление о желаемых изменениях в сторону идеального состояния, таких как рост продаж и максимизация прибыли, сокращение издержек, снижение текучести кадров и др. Здесь цель видится как некий вектор изменений, но при этом нет точных сроков и критериев достижения этих изменений.
В самом начале целеполагания такой подход вполне обоснован: чтобы понять, что именно планируется достичь, надо осознать общее направление развития, чего хотим достичь в принципе. Это цели-намерения.
Второй подход – цель как «оцифрованное» намерение, то есть заданы точные критерии планируемого результата: «на 10% поднять выручку компании во втором квартале», «к концу года повысить индекс удовлетворенности клиентов до уровня 80%» и т. д. Когда цель учитывает требуемые затраты времени и ресурсов для достижения результата, тогда мы ее называем задачей.
Известный метод SMART, используемый в менеджменте и проектном управлении, применим к постановке задач, но не целей-намерений. Так как нам предстоит работать с постановкой задач, давайте освежим в памяти правила метода.
SMART – аббревиатура от английских слов Specific, Measurable, Agreed, Realistic, Timebound. Расшифруем каждое слово:
Specific – цель нужно ставить совершенно понятно, конкретно и недвусмысленно. Сотрудник должен понять всё правильно. Не говорите: «Проведите консолидацию ресурсов с целью мотивации команды, чтобы увеличить продуктивность при реализации забюджетированных инициатив», если можете сказать «Повысьте всем зарплату на 20%, чтобы подстегнуть команду выполнить проект к нужному сроку».
Measurable – измеримость цели. Нужно уточнить, в чем планируете измерять результат. Количественные показатели измеряем в соответствующих единицах: в тысячах рублей, в процентах и т. д. Например, «увеличить долю рынка компании на 10% до конца года». Для качественных показателей определяем эталон отношения. Для цели «сформулировать должностные инструкции для работников финансового департамента» критерием качества проделанной работы будет субъективная оценка. Когда мы не можем измерить цель по этим двум критериям, стоит отказаться от постановки данной цели.
Agreed – согласованность целей. Цель должна быть, прежде всего, согласована между тем, кто ее ставит, и тем, кто будет ее реализовывать. Цель должна быть в зоне влияния исполнителя. Кроме того, важно отследить, что исполнитель не испытывает внутреннего сопротивления. Этому будет способствовать выяснение всех подробностей задачи, выявление деталей и ответы на вопросы подчиненных, которых следует мотивировать, наставлять, объяснять, но не запугивать.
Второе согласование целей должно проходить по горизонтали и по вертикали. Это значит, что цели сотрудников должны следовать за целями руководителей, обеспечивая их достижение. Цели разных подразделений и сотрудников должны дополнять друг друга, а не дублировать.
Таким образом, на предприятии должна быть создана система согласованных целей.
Realistic – цели должны быть реалистичными, т.е. подвластны достижению этим сотрудником. Нужно учитывать его способности и временные ресурсы. Только осознавая реалистичность достижения этой цели, сотрудник будет прилагать максимум усилий для выполнения поставленной задачи. Если сотрудник сомневается в своих способностях, следует на этапе согласования доказать, что цель ему по силам.
Timebound – цели должны быть ограниченными во времени, то есть иметь четкообозначенные временные рамки. Если не задать критерий времени, к которому цель должна быть достигнута, скорее всего, она не будет достигнута никогда, сотрудники отложат решение этой задачи на неопределенный срок.
По методу SMART стоит формулировать цели как отдельного сотрудника, так и подразделений и компании в целом.
Конкретность, измеримость, согласованность, реалистичность и ограниченность по времени – важные критерии правильно поставленной задачи. Но для наибольшей эффективности в достижении управленческих целей стоит рассмотреть еще три критерия: Vision и Valuables, Incentive, Plans. Сокращенно – VIP.
V – цели нужно ставить в соответствии с видением (Vision) и ценностями (Valuables) компании.
I – Incentive – буквально значит «стимул». Стимулируйте исполнителей вдохновляющими целями.
P—Plans – цели должны четко вписываться в стратегические и оперативные планы компании.
Теперь у вас в руках есть ключ к эффективной постановке задач. Идем дальше.
1.2 Цели. Принадлежность
Любой бизнес образуется для достижения каких-то целей, способствуя удовлетворению интересов разных групп людей: владельцев бизнеса, менеджеров разных уровней, рядового персонала, клиентов. Эти люди – заинтересованные стороны в деятельности компании, так как преследуют реализацию собственных целей. Чтобы бизнес рос и развивался, он обязан предоставлять возможность реализации собственных целей каждой группе людей, тогда они тоже будут выполнять свои функции по отношению к бизнесу. Поэтому важно соблюдать баланс интересов и целей всех сторон.
Цели владельцев компании – это увеличение прибыльности бизнеса и его стоимости. В идеале – настроить процессы так, чтобы получать максимальную прибыль при минимальном участии в процессах. Кроме чисто финансовых целей, многие собственники преследуют такие цели, как стать влиятельным человеком, войти в круг элиты, получить известность и др.
Цели сотрудников компании опираются как на базовые интересы – финансовые вопросы, стабильность, так и на потребность в общении, уважении, признании, карьерном и профессиональном росте. Получив это, сотрудник становится лояльным, то есть имеет внутреннюю мотивацию трудиться и достигать поставленных целей.
Руководители имеют те же цели, что и другие сотрудники, а кроме того стремятся к реализации своих специфических целей, которые отражают их роль в компании. Будучи заинтересованы в непрерывном развитии и повышении эффективности компании, они способны создать хорошо отлаженную систему, все части-подразделения которой работают согласованно. Они следят за дисциплиной, работают над повышением качества продукции или услуг, поддерживают высокую мотивацию персонала и т. д.
Важно, чтобы все заинтересованные стороны получили удовлетворение собственных интересов.
Также на достижение целей бизнеса влияют цели партнеров, инвесторов, клиентов, поставщиков и органов власти – они все должны быть логически взаимосвязаны и сбалансированы.
1.3 Цели. Оценка
Как определить качество поставленных целей? Основной критерий – насколько цель является продуктом нашего осознанного выбора, а насколько мы вынуждены ее достигать. Те цели, которые не зависят от внешних факторов и других людей, – имеют высшее качество, а те, без достижения которых мы не выживем, – низшее.
Итак, по качеству цели делятся на три уровня: низший, средний и верхний.
В самом низу – пассивные цели, или базовые цели, они необходимы банально для выживания бизнеса, не являются результатом нашего свободного выбора.
Пассивные цели ставятся от потребностей или от заданий.
• Цели от потребностей – даже и не цели, а вынужденная необходимость. Например, производство и реализация продукта – не цель, а способ получения прибыли.
• Цели от заданий также вынужденные, но их ставят органы власти или владелец бизнеса. «Погасить задолженность по налогам» или «поднять выручку до пяти миллионов» – пример таких целей.
Цели среднего качества называются реактивными – это своеобразная реакция на вызовы окружающего мира или внутренние процессы компании. Они бывают нескольких видов:
• От угроз. Их постановка – желание собственника или руководства компании избежать или смягчить угрозы. Угроза отличается от потребности тем, что сама не проявляется, ее надо выявить, обозначить вероятность и предотвратить. Появление у конкурентов новой технологии или санкции против государства, в котором вы ведете бизнес, – все это нужно отслеживать и грамотно реагировать на изменения.
• От проблем. Такие цели ставятся только в случае появившихся или намечающихся проблем. Важно четко обозначить источник неблагополучия и подобрать верное решение для его устранения.
• От борьбы интересов цели ставятся, когда возникает конфликт интересов, который можно решить либо через консенсус, либо через принуждение. Например, сотрудник хочет получать больше. Есть несколько вариантов: 1) пойти ему навстречу и увеличить зарплату, 2) поговорить и понять, какие дополнительные обязанности он возьмет на себя, чтобы получать больше или 3) отказать. Борьба интересов может завязаться с конкурентами на рынке. Здесь тоже есть варианты: наращивать свои преимущества и подавить конкурентов или договариваться и т. д.
• От взаимного сравнения цели появляются после сравнения себя с компаниями, с которыми бизнес напрямую не конкурирует, но может перенять нечто полезное, как то технологии продвижения на рынок или стиль общения с клиентами и т. д. Даже если это совсем другая отрасль, всегда есть чему поучиться.
Реактивные цели считаются целями среднего качества, потому что мы сами принимаем осознанные решения – реагировать или нет на внешние раздражители (кризис, активизация конкурентов и прочее) и как именно реагировать.
Проактивные цели – цели высшего качества. Мы их ставим самостоятельно и предельно осознанно на основе видения, миссии и ценностей компании.
• Целеполагание от ценностей – это наше понимание, к чему мы стремимся и что допустимо при реализации целей. К примеру, когда в идеологии бизнеса есть такая ценность, как забота об экологии, то, соответственно, формулируются цели по сохранению окружающей среды, внедрении соответствующих технологий или производству экологически чистых продуктов. Не имеет значения, делают что-то такое конкуренты или нет. Это – ценности самой компании. Это важно как для собственника, руководителя, так и для рядовых сотрудников.
• Целеполагание от видения. Видение – это описание желаемого состояния компании в будущем, ориентир движения бизнеса. Оно должно вдохновлять, способствуя мотивации всех сотрудников. Вопросы для постановки целей на этом уровне: какое идеальное будущее у компании? Какой путь нужно пройти, чтобы к нему прийти?
• Целеполагание от миссии. Вопросы: каково предназначение нашего бизнеса? Какие цели, не связанные с прибылью, мы преследуем? Что хорошего наш бизнес привнесет в жизнь города, страны, нации, отрасли, мирового сообщества?
1.4 Цели. Рассеивание
