скачать книгу бесплатно
Справочник по делопроизводству
Михаил Юрьевич Рогожин
С помощью этой книги каждое предприятие (организация, учреждение) в минимальные сроки и со знанием дела сможет организовать эффективное делопроизводство. Ключевые вопросы управления документацией и документирования повседневной деятельности рассматриваются в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и с учетом только что вступивших в действие Методических рекомендаций ВНИИДАД. Содержание излагается доступным языком, комплексно, с опорой на актуальную практику делопроизводства. Книга адресована руководителям предприятий (организаций, учреждений), их заместителям, специалистам секретариатов, служб (отделов) делопроизводства (ДОУ), а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».
Михаил Юрьевич Рогожин
Справочник по делопроизводству
Раздел 1 Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)
Глава 1 Управление документами как неотъемлемая составляющая делопроизводства
Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007[1 - Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). – М.: Стандартинформ, 2007.]. Уточним, что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИ-ДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений)[2 - Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином «предприятие» понимается также организация или учреждение.], предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях[3 - Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений).].
Рис. 1.1.
* В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных нормативных актов по делопроизводству) см. далее.
** В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) или отдельных его работников.
Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою очередь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы)[4 - В рамках системы корпоративного делопроизводства.] управления документами.
Общее содержание мероприятий по управлению документами (согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.
Рис. 1.2.
Глава 2 Требования к системе управления документами
Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие:
а) надежность;
б) целостность;
в) соответствие (управляемость);
г) комплексность;
д) системность.
2.1. Надежность
Система управления документами должна быть надежной. Под надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям:
1. Способность системы длительно (в идеале – постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей – например, деятельности по управлению персоналом и соответствующими документами).
3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное отражение процессов деловой деятельности.
4. Защита документов от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения.
5. Функционирование системы в качестве основного источника информации о действиях (решениях), зафиксированных в соответствующих документах.
6. Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу (направлению деятельности) документам и связанным с ними метаданным[5 - В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию.При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей реализации возложенных на них полномочий.].
2.2. Целостность
Одним из важнейших требований, предъявляемых к системе управления документами, является ее целостность. При этом под целостностью системы понимается следующее:
1. Способность системы предотвратить несанкционированный доступа к содержащимся в ней документам.
2. Наличие мониторинга доступа к документам (верификации пользователей).
3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.
2.3. Соответствие (управляемость)
В качестве самостоятельного требования к системе управления документами выделено соответствие или управляемость, т. е. способность системы к реагированию в соответствии с выполненными управляющими воздействиями. Отметим, что работники, допущенные к обращению с документами (имеющие доступ в систему), должны ясно понимать, как это требование влияет на действия, которые они выполняют.
2.4. Комплексность
Под комплексностью в данном случае понимается включение в систему документов, являющихся результатом или отражающих все без исключения виды деловой деятельности предприятия (соответствующего структурного подразделения). Кроме того, соответствующим образом должно быть организовано и взаимодействие с системой.
2.5. Системность
Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами[6 - В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.].
Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.
Глава 3 Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами
3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами
Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии. На практике, однако, такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).
Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы:
а) проектирование документных систем;
б) документирование процессов функционирования документных систем;
в) подготовка сотрудников, работающих с документами;
г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы;
д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде).
Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия)[7 - Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы.].
Рис. 1.3.
Система управления документами проектируется таким образом, чтобы обеспечить не только ее формальное соответствие вышеперечисленным требованиям, но и надлежащее решение задач, так или иначе связанных с удовлетворением текущих и перспективных потребностей предприятия в документированной информации. При этом полноценное функционирование системы становится возможным после ее внедрения в постоянную эксплуатацию[8 - Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.].
В процессе проектирования системы управления документами наибольшее внимание уделяется следующим вопросам:
1. Документирование операций.
2. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты.
3. Организация распределенного управления системой.
4. Организация обработки документированной информации (конвертация, миграция, поиск документов, иные приемы их обработки).
3.2. Документирование операций
Система управления документами должна полно и точно отражать все операции, произведенные с конкретным документом – например, в метаданных документа, контрольных протоколах системных процессов и др. Отметим, что Национальный стандарт Р ИСО 15-489-1-2007 предписывает сохранять сведения об операциях с документами в течение всего срока их хранения в системе.
3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты
Для эффективного функционирования системы управления документами большое значение имеет выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты. Выбор типа носителя информации зависит преимущественно от предполагаемых сроков хранения документов.
Выбор способов защиты информации, как правило, выполняется на основе двух показателей: стоимость реализации комплекса защитных мероприятий и время, необходимое для восстановления поврежденной информации. В свою очередь, выбор типа носителя и способов его защиты позволяет в окончательном виде «выстроить» технологию обработки документов, уточнить содержание составляющих ее этапов и процедур.
3.4. Организация распределенного управления системой
Под распределенным управлением в данном случае понимается возможность размещения документированной информации в одном или нескольких пунктах хранения (в общем случае – банках данных) (например, в головном офисе и филиалах предприятия) с наделением полномочиями по управлению системой специально уполномоченного органа (работника). Распределенное управление должно обеспечивать контроль за действиями пользователей системы по обработке (в частности, перемещению, изменению) документов, а также фиксацию этих действий в соответствии с установленными правилами.
3.5. Организация обработки документированной информации
К основным процедурам обработки документированной информации Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит:
а) конвертацию;
б) миграцию;
в) доступ;
г) поиск;
д) использование;
е) хранение;
ж) уничтожение.
В результате выполнения процедур «а» – «е» документы должны сохранять свою пригодность к использованию по назначению в течение всего периода их хранения (нахождения в системе).
Система управления документами должна обеспечивать своевременный и эффективный доступ пользователей к информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий и деловой деятельности предприятия в целом (включая подготовку отчетности о ней), быстрый и безошибочный поиск соответствующей информации, а также ее надлежащее использование. В течение всего периода хранения должна быть обеспечена надежная защита документов от несанкционированного доступа, повреждения и утраты.
По истечении установленных сроков хранения документов система должна выполнять их автоматический отбор (изъятие) (например, посредством размещения во временном информационном массиве). Решение о дальнейшем хранении этих документов или их уничтожении принимается уполномоченным органом (должностным лицом) в соответствии с установленными правилами.
Глава 4 Методика разработки корпоративной системы управления документами
В рамках очередной главы рассмотрим примерную методику разработки корпоративной системы управления документами. Основные этапы разработки, предусмотренные методикой в составе Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, представлены на рис. 1.4.
Рис. 1.4.
Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:
а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;
б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.
Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией, предусматривает:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;
б) установление их иерархии;
в) моделирование процессов и составляющих их операций.
Определение требований к документам, подлежащим включению в
систему, предполагает следующее:
а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;
б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;
г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.
Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.
Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему, включает[9 - В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.]:
а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;
б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.
Проектирование системы управления документами предусматривает:
а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;
б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;
