Михаил Рыбаков.

Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум



скачать книгу бесплатно

В бизнес постоянно кто-то должен «вдыхать» энергию. До тех пор пока собственник не создаст систему из наемных директоров и топов, которые подтвердят делами, что они теперь будут заботиться о его детище, уменьшать время своей работы нельзя.

Чтобы изменился бизнес, придется измениться вам лично[65]65
  См. разд. III «Улучшаем процессы и внедряем в жизнь».


[Закрыть]
. Ну и вашим ключевым людям тоже. Остальные сотрудники постепенно подтянутся.

Развитие бизнеса – это путь. Интересный и увлекательный. Вы развиваетесь вместе с ним. Или не развиваетесь – выбор за вами.

Глава 7. Рост, развитие, эффективность и… счастье

Куча мусора растет, но не развивается.



В завершение этой главы предлагаю подумать еще вот о чем.

Большинство бизнесменов и руководителей стремятся к расширению бизнеса, росту его оборотов, количества территорий, сотрудников и т. п.

В большинстве компаний ви?дение и цели начинаются со слов: «За несколько лет мы вырастем во столько-то раз».

И это хорошо. Но здесь кроется один серьезный подвох.

Многие считают, что такой рост сделает их более счастливыми. Как правило, это убеждение – неосознанное, естественное, как дыхание. Люди стремятся не только бесконечно наращивать свой бизнес, но и покупать больше недвижимости, машин и гаджетов, больше есть, заводить все новых любовниц или любовников и т. д.

Не задаваясь простым, но крайне важным вопросом: «ЗАЧЕМ?»

Более того, многие «тренеры успешности» без устали твердят, что человеку нужно постоянно увеличивать свои потребности. А также о том, что бизнес или растет, или деградирует. Бог им судья.

Человек бежит:

• Как белка в колесе – все быстрее, пока не кончатся силы.

• Как осел – за морковкой, привязанной перед его мордой.



Конечно, это (само)обман. В реальности гонка за объемами:

• Никак не способствует счастью, гармонии и здоровью.

• Развивает постоянное напряжение и стрессы. Тем более что зачастую цель недостижима. А если вдруг и достигли, то кто-то (или мы сами?) тут же поднимает планку на новую высоту. И так до тех пор, пока не закончится здоровье или сама жизнь. Но «отряд не заметит потери бойца», на смену этим «героям» придут новые…

• Повышает риски: увеличение оборотов бизнеса, количества и размера активов привлекает к себе нездоровое внимание разного рода структур.

• Почти всегда приводит к снижению эффективности – если не усовершенствовать систему управления.

• Избыточное количество чего-либо притупляет чувства и снижает воспринимаемую ценность этого.

Так ребенок, у которого мало игрушек, ценит их и любит годами. А тот, у кого их много, не успевает даже поиграть с каждой. И ему постоянно нужны новые.

Сначала – плюшевые мишки, потом айфоны, потом «лексусы» и т. д. Лишняя еда (особенно вредная, а таковой в магазинах – большая часть) сильно вредит здоровью, притупляет разум.

Рост бизнеса хорош, если вы действительно понимаете, зачем это вам нужно.

Полезно понимать разницу между ростом и развитием.

Развитие – это повышение качества бизнеса, его эффективности.

Эффективность = Результат / Затраты

Результаты могут быть как денежные, так и иные. Например, новые клиенты и партнеры, рост известности и имиджа на рынке, развитие вашей команды, успешная апробация новой технологии. А также – удовольствие.

Затраты – деньги, время, материальные ресурсы (техника, сырье и пр.), человеческие ресурсы, «нервы», здоровье участников и так далее.

Увеличиваем результаты и снижаем затраты.

Работать над повышением эффективности бизнеса гораздо ценнее и интереснее, чем над его ростом. Особенно в бизнесе зрелом.

Повышение конкуренции и кризис подталкивают к этому.

Влить лишний миллион рублей или долларов в рекламу – большого ума не нужно.

Другое дело – поднять средний чек в ресторане, увеличить отдачу от квадратного метра торговой площади или прибыль на одного сотрудника[66]66
  См. гл. 11 «Определяем показатели процессов».


[Закрыть]
. Это – настоящее управленческое мастерство!

Светодиодная лампа мощностью 12 ватт светит так же ярко, как 100-ваттная лампа накаливания. И служит во много раз дольше. Но чтобы ее изобрести и научиться изготавливать в промышленных масштабах с низкой себестоимостью, понадобились многие годы размышлений и экспериментов.

Хорошо, когда повышение эффективности становится частью культуры компании, привычной и естественной для сотрудников – как дыхание. Интересной, увлекательной игрой. Возможностью самореализоваться, стать лучше самим и улучшить окружающий мир.

К сожалению, это отличается от подхода, привычного нам – жителям постсоветского пространства:

Здесь мерилом работы считают усталость[67]67
  Илья Кормильцев (группа «Наутилус Помпилиус»), из песни «Скованные одной цепью».


[Закрыть]
.

Важны результаты и то, какой ценой они получены.

Вот зарисовка из книги известного рационализатора Г. Эмерсона «Двенадцать принципов производительности», написанной им в 1911 году (издавалась на русском языке). Книга актуальна и по сей день.

«Талантливый председатель правления трансконтинентальной железной дороги оказался в большом затруднении в связи с разливом реки, которая размыла полотно, проходившее по склону холма. Высококвалифицированные инженеры советовали отодвинуть полотно в сторону, что обошлось бы в 800 тысяч долларов. Председатель вызвал подрядчика и дорожного мастера-ирландца. Они спешно выехали на место происшествия в личном вагоне председателя правления и целый день бродили там, изучая местность.

По их совету и плану было выполнено несколько канав, которые и отвели воду в сторону. Все работы обошлись в 800 долларов. И увенчались полнейшим успехом».

Практическое задание 11

Ваш бизнес растет? Развивается?

Насколько он эффективен? По деньгам, и не только. Например, по соотношению удовольствия, которое вы получаете, к затратам времени и сил.

Полезно бывает сравнить свой бизнес с конкурентами[68]68
  Бенчмаркинг (англ. benchmarking) – сравнение с рыночными аналогами. См. п. 8.3 «Бенчмаркинг» в книге «Как навести порядок в своём бизнесе».


[Закрыть]
.

* * *

И еще одна мысль. Я считаю, что в качестве главного ориентира в жизни лучше всего выбирать счастье. Это – «компас», встроенный в нас мирозданием. Ощущение того, что все идет, как нужно. Если хорошо чувствовать свои желания и потребности, ваша жизнь год от года будет становиться все более гармоничной.

Кстати, для меня основной критерий успеха консалтингового проекта – повышение удовольствия собственников от бизнеса и жизни[69]69
  См. разд. V «Снова о целях и результатах».


[Закрыть]
.

Рекомендую посмотреть мой фильм «От карьеры к свободе» на сайте www.mrybakov.ru в разделе «Почитать и посмотреть – Наши фильмы». Интересные люди (наемные работники, фрилансеры, бизнесмены, инвесторы), которые заняты любимым делом, свободны и счастливы. Мы работали над фильмом больше года, снимали его в разных странах.

Практическое задание 12

На что вы ориентируетесь в бизнесе и в жизни?

На рост или на счастье?

Основа. Итоги

Основные проблемы нашей страны, в том числе бизнеса, – коррупция и неразумное управление. Второе исправить проще, это в ваших руках.

Чтобы осмысленно развивать свой бизнес, нужно определить «точку А», где вы находитесь, и «точку Б», куда хотите прийти.

Полезно выписать основные проблемы, которые есть в вашем бизнесе. К счастью, причина у них одна – недостаточно четкая и слаженная работа. Подход к решению разных проблем тоже единый.

Бизнес находится на одной из трех стадий развития: спонтанный бизнес (бардак), четкая система, живая саморазвивающаяся компания.

Спонтанный бизнес может неплохо работать, пока он маленький. При росте и тиражировании проблемы усиливаются. Управляемость и рентабельность падают, ключевые люди выгорают, качество снижается, клиенты уходят.

Для большинства компаний ближайшая цель, «точка Б» – навести порядок в бизнесе, вывести его на второй уровень.

Важен баланс трех элементов: цели, система (технология работы) и люди. В большинстве компаний бывают перекосы:

• Вектор движения четко не определен, или не согласован между ключевыми людьми, или команда о нём не знает.

• Система управления не выстроена, все держится на конкретных людях. Или система построена формально, или она избыточная, бюрократическая.

• С людьми работают неграмотно: плохо отбирают, не вводят в должность, слабо мотивируют и т. д.

Бизнес-процессы – это часть системы, но заниматься только ими неверно. Компания – целостный организм, в котором все взаимосвязано.

Многими компаниями управляют авторитарно, по принципу «я начальник – ты дурак». Суть – вертикаль власти, подчинение. Это приводит к низкой эффективности работы, слабой инициативе и ответственности сотрудников, конфликтам. Причина авторитарного стиля управления в традициях, в «племенном мышлении» людей, неумении управлять иначе.

Процессный подход позволяет видеть компанию через призму процессов. Большинство из них выполняются по горизонтали, проходят через разные подразделения и должности. Управление процессами позволяет повысить эффективность работы, сделать компанию живой и гибкой, отладить взаимодействие людей и подразделений, включить сотрудников в развитие бизнеса, улучшить атмосферу в команде.

В бизнесе вы можете играть разные роли. Исполнитель сам выполняет работу. Оперативный управляющий (руководитель) ставит задачи исполнителям и контролирует результаты. Бизнес-архитектор разрабатывает и улучшает конструкцию системы, технологию ее работы. Заказчик – это собственник бизнеса, он определяет вектор развития.

Полезно определить, какую часть рабочего времени вы проводите в той или иной роли. Универсального правильного соотношения нет. Чтобы развивать бизнес, для начала сократите свою работу в роли исполнителя, переходите к оперативному управлению. А также выделяйте время на развитие архитектуры бизнеса – постепенно сможете выйти и из оперативного управления. Роль Заказчика полноценно появляется тогда, когда у вас есть команда сильных топ-менеджеров.

Важный вопрос – кому быть архитектором бизнеса.

Чтобы успешно развивать бизнес, нужно сначала разобраться с личными целями. Полезно определить свою мечту (что создать во внешнем мире, оставить после себя), желаемый образ жизни, сколько денег нужно лично вам, сколько времени вы готовы тратить на бизнес, сколько он должен быть способным проработать без вашего участия.

Большинство руководителей стремятся к расширению бизнеса: росту оборота, численности персонала и пр). Однако часто это приводит к росту напряжения и стрессов, снижению управляемости, высоким рискам, потере здоровья и радости от жизни.

Эффективность = Результаты / Затраты. Повышаем результаты при снижении затрат (и то и другое не только денежное).

Работать над эффективностью бизнеса гораздо важнее и интереснее, чем над его ростом. Рост тоже хорош, если вы точно понимаете, зачем он вам нужен.

В качестве главного ориентира в жизни лучше всего выбирать счастье, а не количественный рост. Ощущение счастья – это компас, встроенный в нас мирозданием. Ощущение того, что все идет хорошо.

Основа. Итоги. Практическое задание 13

Просмотрите результаты выполнения всех практических заданий этого раздела.

Надеюсь, вы их выполнили.

Напишите краткий план, что вы примените в своем бизнесе в ближайшее время.

Желательно со сроками и ответственными. Хорошо, если ответственным будете не только лично вы.

Раздел II
Выделяем и описываем процессы

Если вы не способны описать то, что делаете, как процесс – вы не знаете, что делаете.

Эдвардс Деминг


Переходим к главной теме этой книги.

Бизнес-процесс – это стандартная последовательность (цепочка) действий, которая многократно выполняется в компании для получения заданного результата.

Например, выполнение заказа клиента: от получения заявки до подписания акта.

Как правило, процессы многократно повторяются в более-менее неизменном виде. Из этого следует очень простой, но важный вывод: логику выполнения процесса можно записать, а затем улучшать, снижая затраты, уменьшая время выполнения и т. д.

Бизнес-процесс нужно:

• Понять и описать.

• Выстроить разумно (насколько это возможно на сегодняшний день).

• Действительно выполнять согласно описанию.

• Совершенствовать по мере вашего желания и необходимости.

От того, как работают процессы компании, зависят ее результаты, в том числе прибыль и стоимость бизнеса.

Одна из причин, по которой во многих русскоязычных компаниях процессы слабо отлажены, – владельцы и топы не понимают их важности: «Нам бы продажи поднять, с конкурентами разобраться, с персоналом вопросы решить. А вот потом, на досуге, и бизнес-процессами можно будет заняться».

Хотя именно от четкости и эффективности процессов зависит решение этих (и многих других) задач. Процессы – это то, как компания работает: во всех направлениях своей деятельности.

Выстраиваем и внедряем качественный процесс – получаем хороший результат.

Практическое задание 14

В своей команде найдите ответы на вопрос: Какие выгоды получат от четко работающих процессов:

– собственники бизнеса;

– руководители разных уровней;

– рядовые сотрудники;

– клиенты и партнеры.

Это важно. По мере работы над процессами будет тысяча отмазок (на всех уровнях: от исполнителей до вас лично), почему это не надо делать или не надо именно сейчас и т. д. Но если есть глубокое понимание выгод – больше шансов, что получится дойти до серьезных результатов.

Если бизнес-процессы в компании не описаны, скорее всего, в ней – бардак[70]70
  См. гл. 2 «Уровни развития бизнеса и точка Б».


[Закрыть]
! Увы, в России пока не так много организаций, в которых процессы формализованы, и еще меньше тех, где они действительно четко работают.

В этом – хорошая возможность для вас: чем быстрее и лучше вы наладите процессы в своем бизнесе, тем дальше оторветесь от конкурентов. Это – переход на качественно новый уровень, квантовый скачок. Как пересесть с телеги на автомобиль.

К счастью, российские компании не одиноки в своем движении от бардака к системе. Весь мир проходит эти этапы – кто раньше, кто позже. Мы пока отстаем. Зато не приходится изобретать велосипед. Просто внедрите у себя подходы, которые уже давно применяют в более развитых странах.

Г. Эмерсон (1911 год, США): «На многих заводах нет никаких письменных инструкций, кроме второстепенных Правил внутреннего распорядка, излагаемых в недопустимо грубой форме и всегда кончающихся угрозой расчета»[71]71
  Гаррингтон Эмерсон. «Двенадцать принципов производительности».


[Закрыть]
.

Глава 8. Общие принципы
8.1. Лоскутное одеяло или система

Когда мы начинаем работать с компанией, всегда задаем людям вопрос: «Что у вас уже сделано в области наведения порядка?» Потому что сейчас редко встретишь бизнес, который не пытались как-то упорядочивать. Кстати, и вам задание:

Практическое задание 15

Что сделано у вас? Что описано? Что внедрено? Что получилось, а что нет? Почему?

Рекомендую вам вспомнить это довольно подробно. Чтобы понять, от чего отталкиваться, взять лучшее и не наступать на старые грабли.


Так вот, в большинстве компаний есть:

• Какие-то приказы.

• Отдельные регламенты.

• Формы документов и отчетов.

• Разношерстные описания алгоритмов работы.

• Скрипты[72]72
  Скрипт (от англ. script – почерк, рукописный шрифт) – шаблон разговора с клиентом для продавца, оператора на телефоне и т. п., часто включающий дословные формулировки. Качественные скрипты сильно повышают эффективность работы сотрудников.


[Закрыть]
разговоров для продавцов.

• Информационные системы. Или их подобие, сделанное на основе обычных офисных программ, всевозможных облачных решений[73]73
  Облачные системы – расположенные «в облаке», то есть на сервере у компании-поставщика. Клиенты арендуют доступ к ним через интернет. Относительно простые системы это, например, Dropbox. Посложнее – Google Docs. Есть и комплексные системы: «Мегаплан», «Битрикс24» и пр.


[Закрыть]
.

• И тому подобное.

Это хорошо. Значит, какой-то опыт уже есть и вы начинаете не с нуля.

Казалось бы, можно так жить и дальше. Появилась проблема – наложили «заплатку» в виде очередного разового документа: приказа или распоряжения директора, руководителя подразделения. Возник целый класс информационных систем, позволяющих ставить подчиненным задачи, указывать приоритеты и сроки, отслеживать выполнение. До поры до времени это помогает.

Однако по мере роста бизнеса – все хуже и хуже. Приказы устаревают, противоречат друг другу, да и вообще все меньше отвечают сложности управляемой системы.

Часто на этом этапе создают регламенты. С их помощью пытаются залатать дыры – упорядочить взаимодействие людей и подразделений, когда бардак «достал» всех окончательно. И это – прогресс управленческой мысли. В отличие от приказа, задачи в «Аутлуке»[74]74
  Outlook – программа корпорации Microsoft.


[Закрыть]
или «Мегаплане», регламент задумывается как документ долгосрочного действия, более системный. По сути, регламент – это примитивная версия бизнес-процесса, его «предшественник».

Беда регламентов в том, что обычно их пишут без четкой методики, в произвольном виде, включая туда все: алгоритм работы, сроки, ответственных (с именами и фамилиями), полномочия, санкции за невыполнение и т. д. Документы получаются сложные и запутанные.

Порой их забывают внедрить[75]75
  См. разд. III «Улучшаем процессы и внедряем в жизнь».


[Закрыть]
, а лишь рассылают по мейлу, и то не всем причастным лицам.

Руководитель в крупной компании. В брежневское время был принцип: есть проблема – надо создать ведомство для ее решения. У нас в компании до этого не доходит, но под проблему издается приказ, регламент или инструкция. Они задумываются как нечто постоянно действующее, но на деле оказывают какой-то эффект (не будем говорить: «работают») только первое время. Потом забываются, на них ссылаются все реже и вспоминают с трудом.

Иногда регламенты на какое-то время облегчают ситуацию. Но вскоре также устаревают, начинают противоречить друг другу, забываются.

Лоскутное одеяло расползается быстрее, чем вы успеваете его заштопывать.


В любой лодке рано или поздно появляются течи. В детстве мой дедушка залеплял их пластилином. Пока дырок не становилось слишком много – тогда лодку доставали на берег, просушивали и ремонтировали.

Аналогично в области здоровья. Можно ходить к разным врачам, получать от них назначения и пить таблетки: от заболеваний сердца, печени, почек. Но пока одно лечим – другое калечим.

Если вы хотите жить долго и счастливо, нужно прийти к здоровому образу жизни. Там будет и питание, и физическая активность, и работа с сознанием, с душой.

Так же и в бизнесе. Наступает момент, когда нужно сделать «капитальный ремонт» всего бизнеса, пройтись по нему от и до, перебрать по винтикам. Проработать не только конкретные болевые места, но и всю систему: цели, процессы, организационную структуру и т. д. Разобраться: зачем мы работаем именно так, как можно делать это лучше?

Для этого нужна методология. Комплексная, охватывающая все стороны бизнеса. А с другой стороны – простая, понятная как собственнику компании, так и простому работнику. Собственно, об этом и книга.

Старые документы-заплатки (приказы, регламенты и пр.) вы будете постепенно отменять за ненадобностью. Или находить им место в новой стройной модели вашего бизнеса. Например, скрипт разговора сотрудника с клиентом включают в технологию выполнения конкретного шага бизнес-процесса.

В некоторых компаниях уже есть всевозможные системы. Например, система менеджмента качества, созданная на основе стандарта ISO-9001, а также различные ИТ-системы (на платформе 1С, всевозможные CRM[76]76
  Customer Relationship Management (англ.) – управление взаимоотношениями с клиентами. База клиентов, история работы с ними и т. д.


[Закрыть]
, ERP[77]77
  Enterprise Resource Planning (англ.) – планирование ресурсов предприятия. Упрощенно говоря, система комплексной автоматизации бизнеса.


[Закрыть]
, системы документооборота, базы данных и пр.). По сути, каждая из них – это модель вашего бизнеса (или его части), его отражение, слепок на какой-то момент времени. Часто они создавались на разных этапах жизни бизнеса, разными людьми – в меру их понимания. Как правило, такие системы противоречат друг другу.

По мере наведения порядка в бизнесе вам предстоит разобраться со всем этим «зоопарком», убрать противоречия, упростить, отказаться от лишнего. Выстроить простую, целостную, удобную и эффективную архитектуру своего бизнеса.

Правда, это требует готовности команды, времени и сил. Не хватайтесь за эту задачу сразу – всему свое время.

8.2. О вреде идеализма

При создании системы всегда есть соблазн улететь в облака. Месяцами вырабатывать идеальную схему процесса или чего-то еще. Стыковать с другими элементами бизнеса. Спорить до хрипоты. Делать и переделывать.

Не нужно этого. Это другая крайность – попытка размахнуться слишком широко и закопаться глубоко. Построить идеальную модель всего бизнеса, где все части увязаны друг с другом, где описано все, вплоть до каждого чиха сотрудника[78]78
  См. п. 9.7 «О разумной глубине формализации бизнеса».


[Закрыть]
. На жаргоне системных аналитиков ее иногда называют big picture – «большая картина» бизнеса.

Пока ее делаете:

• Потратите кучу времени. И денег – рабочее время ваших людей не бесплатное. А уж если будете нанимать консультантов со стороны, чтобы сделали вам все под ключ[79]79
  См. п. 12.4 «О “волшебных таблетках”, покупке готовых решений и заказе под ключ».


[Закрыть]

• Разочаруется команда: «Пишем-пишем, а толку – чуть».

• Жизнь за это время уйдет вперед, и ваша суперсхема устареет.

• У людей будет нарастать сопротивление: такая система полностью подавляет свободу и инициативу. Кто ж хочет стать винтиком?

Итак, с одной стороны – «лоскутное одеяло».

С другой – огромная суперправильная система, в которой учтено и описано все. Этакий железобетонный монстр, Госплан, который контролирует все и вся.

Истина посередине. Но найти ее не так просто. Нужны знания, методики, опыт и интуиция.

Практическое задание 16

А вы пытались создать полное описание своего бизнеса?

8.3. Основная сложность

Дело в том, что ваш бизнес работает каждый день. Эх, если бы его можно было остановить, пересобрать и потом запустить по новой…

 
Я остановил время и все в стране встало
У голюбя в клюве семя, в твоих зубах сало.

Я иду по стране, я касаюсь застывших прохожих
Я меняю выражения лиц на их мрачных рожах
Я нашел для себя работу – я сказал слово:
Все исправить, почистить, помыть и запустить снова[80]80
  Юрий Шевчук, песня «Я остановил время».


[Закрыть]
.
 

Но вряд ли это возможно в реальной жизни.

Вам придется совмещать два вида деятельности:

• Операционную, то есть основную работу компании: продажи, производство, доставку продукции и пр.

• По улучшению бизнеса.

Выделять время и силы понадобиться и на то и на другое. Иначе – не бывает. Нужно и дрова рубить, и топор точить[81]81
  Эта метафора получила широкое распространение с легкой руки Стивена Кови.


[Закрыть]
, а также совершенствовать технику рубки. Потому что жизнь меняется. Молодые да ранние конкуренты не спят, клиенты с каждым годом требуют от вас все лучшей работы.

Отлаживать действующий бизнес – это примерно как ремонтировать двигатель на ходу. Как делать операцию на работающем сердце.



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

сообщить о нарушении