Марина Бобылева.

Управленческий документооборот. От бумажного к электронному



скачать книгу бесплатно

– прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

– следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью; каждое перемещение документа должно быть оправданным;

– необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документа;

– в порядке прохождения и обработки основных категорий документов следует добиваться максимального единообразия.

Несомненно, указанные базовые положения явились важными ориентирами в совершенствовании делопроизводства и документооборота на долгие годы. Научно-методические разработки в области организационного проектирования, внедрения средств механизации и начала применения автоматизации управленческого труда и делопроизводства также опирались именно на эту трактовку документооборота [141, 206].

В частности, в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), подготовленных в конце 1980-х гг., было записано, что движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации, при этом порядок движения (прохождения) документов закрепляется в соответствующих схемах. Предусматривалось, что «при функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники» [76, с. 25].

Определение документооборота как движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки закрепилось в терминологических стандартах в области делопроизводства и архивного дела (например, [54, 67]), а также в регламентирующих документах в этой области (например, [77]). Лишь с некоторыми изменениями это определение вошло в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», где записано, что документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки» [23]. При этом в последнем терминологическом стандарте [67] упоминание о помещении документа в дело как завершении документооборота снова отсутствует.

Итак, в традиционном понимании (применительно к бумажному делопроизводству) завершением цикла документооборота считается фактическое исполнение документов, после чего происходит их оформление в дело и (или) отправка внешнему корреспонденту, а сам процесс документооборота ограничивается рамками одной организации.

На наш взгляд, по мере развития электронного документооборота традиционная делопроизводственная трактовка понятия «документооборот» требует некоторого уточнения, и шаги в этом направлении уже сделаны в важнейших регламентирующих документах.

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» под электронным документооборотом понимается «документооборот с применением информационной системы» [30, 38].

Определение информационной системы как совокупности содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств дано в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». При этом под информационными технологиями в указанном законе понимаются «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов» [5, статья 2].

Система электронного документооборота в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» сначала определялась как «информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним» [30]. В действующей редакции Правил определение системы электронного документооборота несколько изменено – это «автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов» [38].

Обратим внимание на то, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движение (перемещение) документа в обычном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, в базе данных. При этом пользователи системы электронного документооборота могут обращаться к документу (получают доступ к нему) в процессе своей работы [108, с. 40].

Как видим, в приведенных выше определениях системы электронного документооборота [30, 38] речь уже не идет непосредственно о «движении документов в организации». Современные системы электронного документооборота (как отмечено нами в 1 главе), по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, иными словами, среду, в которой осуществляется жизненный цикл документа. Тем не менее, в современных программных продуктах, используемых для систем электронного документооборота, могут использоваться средства визуализации «движения» документа, отражающие последовательность принятия решений и исполнения документа руководителями и исполнителями (например, в виде «дерева поручений»).

В определении системы электронного документооборота в новой редакции «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [38] отсутствует упоминание о «включении документов в систему» и нет ссылки на возможность ее взаимодействия с другими информационными системами. На наш взгляд, это несколько ограничивает характеристику системы электронного документооборота и сужает задачи ее применения, в том числе в рамках межведомственного электронного документооборота.

Кроме того, при ограничении процесса документооборота рамками одной организации без внимания остаются вопросы движения документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией. Между тем именно эта сфера обращения документов (в силу ее важности для решения задач информационного общества) в условиях применения современных информационных технологий становится исключительно важной и требует специального регулирования. На наш взгляд, важно различать внутренний и внешний электронный документооборот, особенности осуществления которого рассматриваются в последующих главах книги.

Отметим, что понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота впервые были использованы и обоснованы автором настоящей книги в 2003 г. [102]. Этот подход был воспринят специалистами в области электронного документооборота и в настоящее время получил практическую реализацию при разработке ряда программных продуктов для создания СЭД, нашел отражение в функциональных требованиях к этим системам. К этому добавим, что применительно к внутреннему и внешнему электронному документообороту по-разному решаются вопросы аутентификации и обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

В качестве подтверждения необходимости учитывать обращение электронных документов не только в рамках организации, но и за ее пределами, в том числе в контексте решения задач обеспечения юридической значимости применения электронных документов, обратим внимание на то, что еще с начала 2000-х гг. усилилось внимание к содержанию понятия «документооборот» со стороны исследователей правовых аспектов электронного документооборота.

Необходимость решения правовых проблем организации документооборота, в том числе электронного, между органами государственной власти, местного самоуправления и иными субъектами обосновывается в работах И.Л. Бачило, Н.И. Соловяненко, других правоведов (например, [84, 85, 205, 210]). В частности, С.И. Семилетов отмечает, что «документооборот можно выделить как объект права, требующий специального правового регулирования особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с ОГВ (органами государственной власти. – М.Б.)» [204, с. 26]. Обратим особое внимание на то, что, по сути, это суждение связано с рассмотрением документооборота как формы управленческого и информационного взаимодействия.

Исследователь гражданско-правовых аспектов документооборота Е.А. Шелепина рассматривает электронный документооборот в сфере взаимодействия субъектов предпринимательской деятельности как «совершение юридически значимых действий путем обмена электронными документами с использованием электронных средств связи» [224, с. 12].

Иными словами, рассматривая документооборот прежде всего как «оборот документов», правоведы обращают также внимание на то, что электронный документооборот является формой взаимодействия различных субъектов (юридических и физических лиц), т. е. не ограничивается движением документов в рамках одной организации, как традиционно его рассматривали документоведы. При этом, по мнению И.Л. Бачило, «значимость и всепроницаемость в общественные отношения электронного документа обязывает иметь наиболее точное его нормативно-правовое определение, понимание его структуры и доверие к нему как носителю достоверной, своевременной и неизменяемой в процессе передачи информации, а также его необходимой защиты» [85, с. 22].

Российские ученые – специалисты по системному анализу В.Л. Арлазаров и Н.Е. Емельянов – применительно к развитию информационных технологий отметили, что «постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства» [79, с. 6].

В связи с этим отметим, что в терминологическом стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 базовые понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» получили новые определения [67]. Уместно вспомнить, что в предыдущем стандарте [54] понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» рассматривались как синонимы и обозначали отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «делопроизводство» определяется как «деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, хранение и использование документов» [67]. Обратим внимание, что в данном определении присутствует и понятие «документооборот», которое, как отмечено выше, в настоящее время может рассматриваться как более широкое. Однако в данной дефиниции подчеркивается, что делопроизводство обеспечивает документооборот (подчеркнуто мною – М.Б.). Иными словами, делопроизводство представляет собой практическую обеспечивающую деятельность.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «документационное обеспечение управления» – это «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами» [67]. По мнению М.В. Ларина, внесшего в российском документоведении наиболее весомый вклад в разработку этой проблематики, документационное обеспечение управления – это «…термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией» [174, с. 50]. В многочисленных трудах М.В. Ларина исследуются различные аспекты и формы работы с документами в их историческом развитии и обосновывается современное содержание деятельности по управлению документацией.

С позиций сегодняшнего дня можно обратить внимание на то, что наряду с понятием «управление документацией», которое широко употребляется в профессиональной среде и в научных публикациях, применяется также понятие «управление документами». Последнее понятие нашло отражение в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (как перевод англоязычного термина «records management») и закреплено также в ГОСТ Р 7.0.8-2013 [59, 67].

Понятие «управление документами» в ГОСТ Р 7.0.8-2013 определено как «деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации» [67].

В современных условиях управление документацией выделяется как специализированная управленческая функция, которая должна охватывать весь спектр вопросов создания, обращения, хранения и уничтожения документов, образующихся и циркулирующих в управленческой системе. На наш взгляд, важно рассматривать эту функцию не только на уровне отдельной организации, но и в масштабах различных управленческих систем, в том числе как часть функции управления информационными ресурсами [108, с. 101].

Управление документооборотом можно рассматривать как функцию, связанную с управлением документами. Отмечая необходимость дальнейшего содержательного анализа понятия «документооборот», приведем мнение видного российского документоведа Т.В. Кузнецовой, которая подчеркивала, что документооборот является «отражением системы управления» [166]. Соответственно, анализировать документооборот следует с учетом системы управленческих отношений, связей и процедур.

При объективной возможности унификации документооборот в различных организациях может иметь специфические черты, связанные как с технико-технологическим, так и с человеческим фактором в управлении, корпоративными и национально-государственными традициями, а также состоянием социально-экономической системы (предприятие, отрасль, регион и т. п.), управление которой обеспечивает система документооборота.

Кроме того, рассматривая определение понятия «документооборот», Т.В. Кузнецова подчеркивала слова «движение документов», то есть «их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому» [165, с. 194–195]. Здесь, как видим, присутствует также аспект коммуникации между сотрудниками.

На наш взгляд, важно учитывать, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [110, с. 24].

В эпоху обращения бумажных документов, когда фокусировалось внимание на деятельности службы делопроизводства, было приемлемым традиционное понимание документооборота. Однако при рассмотрении вопросов организации документооборота в масштабе достаточно большой иерархической системы или крупной (в том числе территориально распределенной) организации становится очевидным, что круг этих вопросов шире, чем рамки традиционной делопроизводственной трактовки. При переходе к технологиям электронного документооборота эта разница становится еще более отчетливой.

Вместе с тем многолетняя традиция рассматривать документооборот как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки играет свою положительную роль.

Во-первых, в условиях бумажного или смешанного документооборота его рассмотрение как процесса движения документов в организации может по-прежнему применяться для анализа процессов работы с документами на бумажном носителе.

Во-вторых, рассмотрение документооборота как процесса движения документов связано с оптимизацией и унификацией управленческих процессов и процедур, а в условиях внедрения новых информационных технологий, благодаря автоматизации и реинжинирингу бизнес-процессов, можно получить качественно новые результаты.

В-третьих, традиционная документоведческая трактовка документооборота послужила методической основой анализа основных этапов и процедур работы с входящими и исходящими (поступающими и отправляемыми) документами, относящихся к жизненному циклу документа, хотя в предыдущий период в отечественном документоведении это понятие еще широкого распространения не получило. Традиционное определение документооборота фактически охватывает стадии жизненного цикла документа с момента его создания или получения до стадии покоя, которые будут рассмотрены ниже.

2.2. Стадии жизненного цикла и функции документа

Хотя содержание понятия «жизненный цикл документа» представляется интуитивно ясным и созвучным «жизненным циклам» других объектов и явлений, оно требует более пристального рассмотрения с учетом влияния новых информационных технологий и расширения применения электронных документов.

Понятия «жизненный цикл документа» (англ, document lifecycle) и «управление жизненным циклом документов» (англ, document lifecycle management) широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.

В 2010 г. нами было отмечено, что в российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются [108, с. 32]. Так, видный российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивала, что «этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» [166, с. 11]. В последние годы ситуация с использованием понятия «жизненный цикл документа» стала меняться в связи с необходимостью методологической проработки вопросов обращения электронных документов и их жизненного цикла. Сейчас это понятие в среде российских документоведов и архивистов получило более активное применение.

Понятие «жизненный цикл документа» применительно к электронным документам в библиотечном деле нашло отражение в ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», где записано, что «под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа» [67, с. 4].

С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа рассмотрены членом-корреспондентом РАН В.П. Козловым [148]. При этом автор подчеркивает, что «…осознание жизни документа и основных стадий, этапов этой жизни является второй, после определения документа, фундаментальной основой общей теории документа» [149, с. 8], формирование и развитие которой еще продолжается.

В.П. Козлов выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов. Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» [148, с. 3].

Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:

1) движение документа (возможно как в запрограммированном, так и в незапрограммированном направлении), в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;

2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».

Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в незапрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов относится обеспечение их «неприкосновенности», для чего должны использоваться соответствующие средства аутентификации и контроля целостности, криптографические и другие средства защиты информации. Поэтому, чтобы не нарушить целостность электронного документа, приобретаемая им дополнительная информация не вносится непосредственно в сам документ (иногда используют понятие «тело» документа, от английского «body»), а дополняются связанные с ним метаданные.

Архивная фаза оперативного бытования, как отмечает В.П. Козлов, характеризуется большей, в сравнении с доархивной, степенью упорядоченности документов, так как в этой фазе «документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами» и получает «свойство эффективного адресного поиска» [148, с. 3].

Принимая во внимание свойства электронных документов и среды их бытования, подчеркнем, что требуемая степень упорядоченности массивов электронных документов, их физических (место на том или ином носителе записи) и логических (гиперссылки, рубрикация и т. п.) связей с другими документами, а также возможность многоаспектного поиска становятся достижимыми уже на более ранних фазах их жизненного цикла.

Фаза покоя определяется как «невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался» [148, с. 4]. Осуществляемый в ходе экспертизы ценности отбор документов, подлежащих постоянному хранению, значительно сужает круг документов, которым предстоит судьба исторического источника. Эти документы будут находиться в состоянии покоя уже в этом качестве (с сохранением возможности обращения к этим документам либо их копиям).

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Поделиться ссылкой на выделенное