Марина Бобылева.

Управленческий документооборот. От бумажного к электронному



скачать книгу бесплатно

На наш взгляд, важно дополнить приведенное выше сопоставление бумажных и электронных управленческих документов (выполненное с позиций их повседневного использования работниками сферы управления) рядом других характеристик документов, обусловленных более общими факторами их существования. К ним в первую очередь можно отнести следующие:

1. Среда существования документа. Некоторые принципиальные характеристики, связанные с физической природой электронного документа, были предметом анализа в работах ученых – специалистов по вычислительной технике – В.А. Гадасина и В.А. Конявского [114, 158]. Отметим, прежде всего, особенности среды существования (обращения и хранения) бумажных и электронных документов (среды осуществления жизненного цикла документа – см. главу 2).

В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004 [56].

Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией), которые могут считываться интерфейсными устройствами [226]. Однако это не изменяет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и о неэлектронных документах одновременно.

2. Форма представления информации. В бумажных управленческих документах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме).

В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия человеком информация управленческих документов визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).

3. Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации.

Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.

Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации. Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.

4. Представление метаданных документа. Метаданные бумажного документа могут отражаться на том же носителе информации.

Структура представления метаданных электронных документов в современных информационных системах носит принципиально иной характер, компоненты метаданных связаны с документом, но при этом они могут непосредственно не входить в его «тело». Метаданные документа в электронной среде должны быть четко определенными и отвечать более высоким требованиям, чем в процессах работы с бумажными документами. В ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 констатируется, что электронная среда «требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных» и вместе с тем «предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных» [60].

5. Информационная структура документа. В процессе своего развития электронный документ в сравнении с бумажным документом приобретает все более сложную, многокомпонентную структуру.

В связи с этим обратим внимание на ряд концептуальных положений о документальной памяти ноосферы и развитии документальной среды ноосферы, которые обосновал К.Б. Гельман-Виноградов, видный специалист в области архивоведения и научно-технических документов. В частности, отмечена тенденция сжатия, физического свертывания документальной среды ноосферы. Примерами сжатия являются уменьшение размеров документов и книг типографским способом (начатое в XVII веке), применение фотографии в XIX веке и микрофотографии (микропленки и микрофиши) в XX веке, современные возможности оптической голографии и др. В последние десятилетия происходит беспрецедентное изменение представлений о возможностях физического свертывания зафиксированной информации. По мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, описанное физическое свертывание документов в конечном счете направлено на всемерное расширение документальной среды ноосферы [117, с. 25].

Приведенное мнение можно подтвердить и другими примерами последнего времени, в частности, различные виды штрихкодов, в том числе двухмерные QR-коды (от англ, quick response – быстрый отклик).

Применительно к информационным технологиям известна закономерность, обоснованная американским специалистом по электронике Г. Муром еще в 1965 г. и подтверждающая свою справедливость вплоть до настоящего времени («закон Г. Мура»). Отмечено, что приблизительно каждые 1,5 года вычислительная мощь микропроцессоров и плотность микросхем памяти удваивается [137, с. 35–36].

К столь важным положениям о тенденциях физического свертывания зафиксированной информации со своей стороны добавим также вывод о тенденции свертывания, сжатия информации в рамках структуры электронных документов.

В условиях «безбумажных» технологий документы с однотипной информацией, относящиеся к технологическому документообороту, могут трансформироваться в совокупность объектов в форме записей или технологических сообщений (например, как сейчас в банковских информационных технологиях). В составе баз данных, которые в доэлектронную эпоху существовали как массивы бумажных документов, в условиях электронной среды документальная информация может «сжиматься» до уровня записей. При этом такую базу данных можно рассматривать по-разному: как единый документ со сложной структурой либо как совокупность включенных в нее документов или записей. Понятие «запись» в сфере электронного документооборота, как и понятие «архив», может иметь несколько значений. В связи с упомянутым выше термином «запись» как синонимом официального документа каждая совокупность данных, характеризующая тот или иной объект, в «безбумажной информатике» также называется записью [118, с. 30].

Для рассмотрения феномена современного электронного документа уже недостаточно рассматривать его просто как файл, под которым обычно понимают именованную область памяти, созданную на электронном носителе информации и предназначенную для хранения данных [216, с. 89]. Со времени начала применения понятия «файл» в компьютерных технологиях с середины XX века (по аналогии с канцелярским англоязычным термином file – папка, дело, картотека) виды файлов претерпевали изменения как в смысле развития форматов записи, так и общей типологии и их реализации в программной среде. В рамках задач работы с документами в электронной форме и типологии файлов выделим директории (каталоги, древовидные структуры, включающие некое множество файлов, в том числе разного типа), разного типа ссылки (в том числе файлы, содержащие в себе ссылку на другой файл или директорию, возможно даже расположенный на другом физическом носителе).

Современные технологии электронного документооборота и архива предполагают использование файлов-контейнеров, соответствующих сложной структуре современного электронного документа, который может включать не только несколько файлов самого документа, но и файл (файлы) электронной подписи, файл (файлы) с метаданными документа и другие элементы. Реализация контейнера должна обеспечивать целостность данных и возможность идентификации источника данных. В этой связи важно упомянуть международный стандарт ISO/IEC 21320-1: 2015 «Информационные технологии – Файл – контейнер документа. Часть 1: Ядро» (Information technology – Document Container File – Part 1: Core) [238]. В этом стандарте предусмотрена реализация контейнера в виде zip-файла (сжатой zip-папки) и описан состав его компонентов.

В результате «инкапсуляции» (от лат. capsula – оболочка, коробочка) происходит включение файла (файлов) электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, а в более широком смысле – «упаковка» данных и/или функций в единый компонент. К примеру, файл в формате PDF/A-1, обеспечивающем долговременное архивное хранение, может быть включен в файл формата XML, используемого для взаимодействия между информационными системами. Подробнее вопросы взаимодействия информационных систем и некоторые практические вопросы применения файлов-контейнеров будут рассмотрены в последующих разделах книги. Здесь же нам представляется возможным высказать следующее мнение.

В результате развития информационных технологий и расширения практики электронного документооборота наблюдается усложнение структуры электронных документов от простых файлов до сложных многокомпонентных документов и их агрегаций. Считаем важным попутно отметить, что применительно к электронным документам возможности инкапсуляции могут использоваться и для других целей, в том числе для сокрытия некоторой информации.

Для понимания сложности современных электронных документов как объектов, на наш взгляд, можно воспользоваться понятием «фрактал» (лат. fractus – дробленый, разбитый), под которым в нашем случае понимается объект, обладающий свойством самоподобия. Иными словами, это объект, имеющий в своем составе части, в точности или приближенно воспроизводящие его самого, его структуру или форму. Образно говоря, некоторые современные управленческие электронные документы можно сравнить с известной русской игрушкой «матрешка», включающей в себя несколько подобных игрушек, вложенных одна в другую. Существуют также технологии компьютерной стеганографии, позволяющие применять как видимые, так и невидимые «цифровые водяные знаки» [189]. К примеру, встроенный «цифровой водяной знак» может служить подтверждением того, что файл был создан в конкретной системе электронного документооборота.

б. Различие в понимании оригинала (подлинника) и копии документа. Для бумажных документов нормативно регламентированы признаки оригинала (подлинника), копии, заверенной копии и дубликата документа. Как выше отмечалось, в отличие от бумажного документа, электронный документ с носителем информации жестко не связан. Электронный документ может быть скопирован сколь угодно много раз без отличий от исходного файла (файлов) или контейнера.

Различить подлинник и копию электронного документа по аналогии с бумажным документом не представляется возможным. Можно различать файлы или контейнеры электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл (в том числе с учетом метки времени и подписания документа электронной подписью). При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую (в том числе в архивную) исходный файл документа может копироваться либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Соответственно, даже при идентичности переданных файлов (с соблюдением установленных требований к обеспечению аутентичности, достоверности, целостности и возможности воспроизведения) не приходится говорить о том, что в новой информационной системе будет сохраняться подлинник электронного документа. При этом переданный и сохраняемый электронный документ, соответствующий установленным требованиям аутентичности, достоверности, целостности, можно считать равнозначным «подлиннику», то есть исходному документу, созданному и подписанному в электронной форме в «родной» информационной системе.

В целом электронный документ как информационный и физический объект обладает большей сложностью, чем бумажный документ.

Во-первых, электронные документы отражают основные характеристики бумажного документа – структуру, состав информации и реквизиты.

Во-вторых, состав метаданных и возможности управления документами в электронной среде являются более широкими, чем в аналоговой среде.

В-третьих, методы фиксации информации и структура документов в электронной среде получают дополнительное разнообразие и сложность.

В-четвертых, сама электронная среда, создаваемая и поддерживаемая комплексами технических средств, всей информационно-телекоммуникационной инфраструктурой и высокоспециализированной профессиональной деятельностью, в том числе в сфере защиты информации, отличается более высоким уровнем сложности и техногенной зависимости.

Важно принимать во внимание, что электронные документы, относящиеся к современным системам документооборота, невозможно передать на государственное хранение по аналогии с бумажными документами, т. е. просто как материальный носитель информации. Необходимо не только признавать сам факт существования этих документов в электронной среде, но и учитывать, что эта среда в целом создается и обеспечивается совокупностью программно-технических средств (принадлежащих конкретной организации), а также деятельностью службы сопровождения (входящей в структуру организации либо функционирующей на принципах аутсорсинга). Поэтому возникает необходимость создания электронной среды хранения этих документов в государственных и ведомственных архивах, а также необходимой инфраструктуры и технологий передачи электронных документов на государственное хранение. Вопросы долговременного архивного хранения электронных документов (информации, содержащейся в электронных документах) еще нуждаются в дальнейшей методологической проработке и нормативном закреплении.

Таким образом, можно сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:

1. Применение смешанного документооборота позволяет использовать определенные преимущества как бумажных, так и электронных документов, связанные с носителем информации. В итоге всю совокупность управленческих документов можно условно разделить на две группы:

электронные документы, изначально созданные и подписанные в электронной форме с соблюдением установленных требований;

документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут и должны находиться электронные копии этих документов для использования возможностей и преимуществ электронной информационной среды.

2. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов. Поэтому бесперспективно строить работу с электронными управленческими документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами.

3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом также обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.

4. Возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах.

5. В числе основных тенденций эволюции бумажных и электронных документов можно также выделить:

сжатие информации и изменение видового состава документов, при котором ранее существовавшие отдельные (самостоятельные) виды бумажных документов в электронной среде трансформируются не только в аналогичные виды документов в электронной форме, но и в технологические записи и сообщения;

структурирование информации в документах, усложнение структуры электронных документов (от простых файлов до сложных структурированных документов, которые могут быть декомпозированы по принципу фракталов).

6. Указанными обстоятельствами, а также необходимостью дальнейшей глубокой методологической проработки связанных с ними проблем можно объяснить определенные затруднения в реализации наиболее масштабных задач, прежде всего связанных с долговременным хранением электронных документов.

1.4. Рукописная и электронная подписи

Как уже отмечено выше, в настоящее время без подписи не может быть ни одного официального управленческого документа.

За время существования письменных форм документирования, в особенности составления и оформления официальных документов на бумаге, состав удостоверения документа, как его характеризуют документоведы, менялся. Иными словами, изменялись виды и состав реквизитов, удостоверяющих документ, а также способы их использования. К примеру, в XVI–XVII веках, в так называемом «приказном делопроизводстве» (об этом и других периодах развития форм делопроизводства и документооборота будет идти речь также в главе 3), для документов, существовавших в данный период в форме «столбцов» на бумаге или пергаменте, в состав удостоверения документа входили: «припись» дьяка или подьячего, свидетельствовавшая об ответственности за содержание документа; «справа» подьячего, свидетельствовавшая о соответствии беловика черновику, а также «скрепа» – подпись дьяка или подьячего с приписью на месте склеивания листов, которая применялась для обеспечения целостности документов в форме столбцов. При этом применялись также вислые печати [193, с. 34.].

Российский документовед Ю.М. Кукарина, исследовавшая развитие форм удостоверения документа, отмечает: «К концу XX – началу XXI в. сформирован точный состав реквизитов, необходимых для удостоверения документа на бумажном носителе: подпись, оттиск печати, гриф утверждения. Сюда же можно отнести визу согласования, гриф согласования и отметку о заверении копии» [167, с. 130].

К этому добавим, что оформление определенных категорий документов на официальных бланках, а для органов государственной власти – с соблюдением специально установленных требований по изображению Государственного герба Российской Федерации на бланках, также служит подтверждением официального характера документа и его подлинности (в совокупности с подписью и, при необходимости, другими перечисленными реквизитами).

Как видим, реквизиты документа подпись, гриф утверждения, гриф согласования, виза согласования и отметка о заверении копии в качестве своих элементов содержат собственноручную роспись (иными словами, рукописную подпись, автограф подписи), наименование должности, а также фамилию и инициалы.

В случае применения электронных документов должны применяться другие способы их удостоверения, соответствующие их физической форме. Иными словами, должны применяться электронные аналоги подписи (электронная подпись).

Формы и средства электронной подписи за период их разработки и практического применения (примерно последние 30–40 лет) развивались вместе с информационными технологиями, достижениями в сфере криптографии, потребностями применения в конкретных сферах деятельности. Возникновение понятия «цифровая подпись» связано с разработкой вопросов криптографии американскими математиками У Диффи и М.Э. Хеллманом еще в середине 1970-х гг.

С середины 1990-х годов активно решались вопросы нормативного регулирования применения электронной подписи. Так, в течение 10 лет, с 1995 по 2005 г., практически все страны мира приняли соответствующие законы – «Об электронном документе», «Об электронной подписи», «О цифровой подписи», «Об электронной цифровой подписи», «Об электронных сделках», «Об электронной коммерции» и т. д. [167, с. 131–132]. Особо следует выделить модельные акты, принятые международными организациями: Комиссией ООН по международному торговому праву (ЮНСИТРАЛ) (модельные законы «Об электронной торговле» 1996 г. и «Об электронных подписях» 2001 г.) и Европейским парламентом (Директива 1999/93/ЕС Европейского парламента и Совета от 13 декабря 1999 г. о порядке использования электронных подписей в Европейском сообществе), послужившие в дальнейшем в качестве типовых для разработки национальных законов [231, 233, 234]. Выделим также принятый уже на новом этапе Европейским парламентом и Советом нормативно-правовой акт (EU Regulation) № 910-2014 от 23 июля 2014 г. «Об электронной идентификации и услугах доверия для электронных транзакций на внутреннем рынке, и об отмене Директивы 199 9/93/ЕС» [232].



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Поделиться ссылкой на выделенное