Илья Мельников.

Тайны секретаря-референта: как стать незаменимым секретарем



скачать книгу бесплатно

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия.

Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря – референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

История профессии секретарь-референт

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы. А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

На Руси секретари существовали издавна. Уже в XVIII веке была известна должность личного секретаря императора, иначе она называлась «статс-секретарь», «доверенный письмовод государя». Примерно в это же время секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности. 27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I. Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов также находилась на «попечении» секретаря. Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре I был составлен моральный кодекс «Юности честное зерцало» – требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По «Табелю о рангах» статс-секретари относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений – дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки. В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей – помощников первых руководителей.

Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления. Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительную обязанность по контролю за исполнением документов.

В 1868 г. в Харькове были открыты курсы обучения секретарей. С 1884 г. в России издавалось 8 специализированных журналов по вопросам секретарского и канцелярского, конторского, как тогда называли, труда. Среди них: «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика». Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Однако скоро все эти начинания были завершены.

После 1917 г. значение секретарей – помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось в 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско-техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. при НК РКИ был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата. Коллегия Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге.

В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую – машинистки-секретари I и II категории.

В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с очень маленьким должностным окладом. Понятно, что высокообразованный человек не будет работать за мизерную оплату, а недостаточно квалифицированные секретари никому не нужны. Однако грамотные руководители нашли выход из сложившейся ситуации: функции секретарей и помощников руководителей выполняли работники, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах. Это позволяло руководителям в должной мере оплачивать их труд.

25 июля 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», оно ввело в действие «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов», подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.

Только в 1980-х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали официально включаться инженеры и инспекторы по контролю исполнения, документоведы. Специалисты, занимавшие эти должности, часто выполняли обязанности секретарей руководителей.

На сегодняшний день понятие секретарь достаточно многоплановое. Оно варьируется от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

В настоящее время в большинстве крупных фирм секретарские функции в нашем прежнем представлении поделены между несколькими людьми, поскольку в одиночку такой объем работ не осилить. Есть секретарь на ресепшн, секретарь на телефоне, офис-менеджер, вечерний секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя, референт по делопроизводству и т. д.

В обязанности секретаря на ресепшн входит прием звонков, он встречает и провожает посетителей. Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Вечерний секретарь есть в тех компаниях, которые либо работают круглосуточно, либо имеют партнеров в другом часовом поясе. Вечерний секретарь отвечает на звонки, принимает и обрабатывает корреспонденцию. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса. Референт по делопроизводству – это специалист ведущий работу с документами в учреждениях и организациях. Он должен быть грамотным, иметь достаточный общий политический и культурный уровень. Референт по делопроизводству должен знать, какие технические средства имеются в стране и за ее пределами для механизации. Он должен уметь пользоваться документационной техникой, чтобы все более значительную долю работы по делопроизводству перекладывать на машины.

Офис-менеджер – это администратор офиса. Кроме обычных секретарских обязанностей он может координировать деятельность ряда служб компании (например, автомобильной), исполнять поручения сотрудников. Он работает с другими сотрудниками и службами фирмы, ему переданы различные административные и хозяйственные функции. Ассистент руководителя, или секретарь-личный помощник планирует день начальника, занимается организацией телефонных переговоров босса, организацией командировок, проверяет выполнение подчиненными распоряжений сверху.

Появились новые варианты названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции.

Секретарь-референт так же, как и ассистент руководителя, присутствует на совещаниях и встречах с партнерами. В его обязанности входит ведение протоколов деловых переговоров, при необходимости секретарь-референт выполняет функции переводчика.

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. Современный секретарь нередко оказывается связующим звеном внутренних и внешних связей предприятия, он находится в центре между руководителем и остальными работниками, между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

Давно уже ушли те времена, когда на работу секретаря принимали, благодаря знакомству, внешним данным, умению быстро набирать текст. Сегодня на первый план выходят интеллект и эрудиция, инициатива и высокий профессионализм, ответственность и исполнительность, коммуникабельность и опыт работы. Именно эти качества помогают секретарю быть настоящим помощником руководителя. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.

Функции и обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт, несомненно, должен обладать определенными функциями и обязанностями, профессиональными качествами. Рассмотрим их.

Профессиональные качества современного секретаря-референта

– Профессиональный имидж;

– Владение литературным языком;

– Грамотность;

– Знание деловой речи;

– Хорошая память (в том числе зрительной памятью на лица);

– Аккуратность (умение содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги);

– Умение правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;

– Знание делового этикета;

– Умение пользоваться офисной оргтехникой;

– Знание компьютерных программ и желание осваивать новые;

– Энергичность, инициативность, коммуникабельность;

– Гибкость, умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;

– Стремление поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

– Проявление осторожности и осмотрительности в конфиденциальных вопросах.

Одна из главных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками.

К личным качествам секретаря-референта можно отнести доброжелательность, вежливость, скромность, тактичность, интеллигентность. Среди множества личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро внимать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т. п., чувство юмора, способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Все названые качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Основные функции секретаря-референта

– Ведение документации дирекции предприятия;

– Организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

– Поиск необходимой руководителю информации;

– Выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

– Контроль исполнения документов и поручений руководителя;

– Бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;

– Планирование рабочего дня руководителя;

– Организация и участие во встречах и переговорах;

– Прием посетителей;

– Прием иностранных делегаций;

– Помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

– Решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

– Работа с оргтехникой.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

– просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,

– поиск и обработка необходимой руководителю информации,

– знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т. д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2