Илья Мельников.

Тайны секретаря-референта: организуем рабочее место для максимального удобства



скачать книгу бесплатно

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия.

Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря – референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

Организация рабочего места секретаря-референта

Правильная организация рабочего места секретаря референта – залог успешной трудовой деятельности. Поскольку секретарь – это «правая рука» руководителя, то и рабочее место бессменного помощника, находится в помещении, называемом «приемной», расположенном перед кабинетом начальника.

Требования к организации рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря условно делится на 3 зоны:

1) Рабочая зона – основное место работы, здесь расположен стол, телефон, компьютер и необходимая оргтехника. Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

2) Вспомогательная зона – здесь располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.

3) Зона обслуживания посетителей – здесь располагаются стулья для посетителей, журнальный столик, различные буклеты и т. п.

Необходимо четко выдерживать разделение зон, что позволит секретарю более продуктивно работать.

В комплект мебели для рабочего места секретаря должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков. В шкафу должна быть специальная секция, в которой не должны переводиться: качественный и дорогой кофе, растворимый и натуральный, чай, сливки, несколько коробок конфет, желательно одинаковых. Поскольку подавать руководителю и важным посетителям следует только полную коробку, в результате чего может накопиться несколько начатых коробок, из которых рачительный секретарь скомплектует полную. Подавать кофе следует в изысканном сервизе на красивом подносе.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4 м2 на одного работника.

В интерьер приемной хорошо вписываются живые растения. Они не только выделяют кислород, но и украшают помещение. Возле компьютера можно расположить кактус, который поглощает вредное излучение, на подоконник желательно поставить низкорослые растения в небольших горшках, чтобы они не мешали проветриванию и проникновению света. На полу в свободных углах можно расположить крупные растения. Однако в любом случае следует соблюдать главное правило: растения не должны стоять на пути, мешая людям проходить, мешая секретарю брать нужные предметы, одним словом, растения надо располагать так, чтобы их не пришлось передвигать ни по какой причине, в противном случае растениям в офисе не место.

Кроме того, существует большое количество факторов, которые «отвечают» за работоспособность и стрессоустойчивость работника. Среди них: свет и цвет лампы, температура воздуха, шум в офисе, порядок на столе и даже высота стула.

Давно всем известно правило распределения потоков света: сверху слева. Только такое направление световых потоков застрахует от остеохондроза и близорукости (при другом расположении света нарушается правильное положение головы, которое нередко приводит к данным заболеваниям). Источник света следует располагать под углом более 30о от горизонтальной линии взора. Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45 % во всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы). Лампа в офисе должна быть дневного света, ни в коем случае не мерцающая. Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Тишина – помощник секретаря. Любой шум раздражающе воздействует на нервную систему человека, приводит его состояние повышенной возбудимости и нервозности. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. К шуму относятся не только громкие голоса, но и звук радио, телевизора, автомобилей за окном. Правильно поступают те руководители, в чьих офисах установлены двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки и другие подобные приспособления. Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15–20 см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2–3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот. Кроме того, для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.

В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18–20о С. Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Оказывают эмоциональное воздействие и тона, в которых выполнен офис. Применение определенного цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики. Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без использования резких ярких цветов. Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели.

Большое значение для эмоционального состояния работника имеют запахи, витающие в помещении. Исследования показали, что запах цитрусовых и свежезаваренного кофе в большинстве случаев понижает производительность труда, навевает мысли об отдыхе, как, в частности, и запах свежих булочек. Запах же некоторых цветов (розы) способствует производительности труда. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Но здесь следует помнить, что на запах любимых духов секретаря у кого-то может быть аллергия. И все же лучше всего способствует желанию трудиться свежий воздух. А для этого следует регулярно проветривать помещение. Проветривание не только поможет убрать все посторонние запахи, но и уничтожит все неблагоприятные явления (включая излучение, электростатическое поле), исходящие от технических средств, находящихся в помещении. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30 м3 в час. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря помогут создать кондиционеры или вентиляционные установки с ионизированным воздухом.

На рабочем месте современному секретарю-референту просто необходима оргтехника. Она облегчает работу и экономит время. Среди основных предметов оргтехники, можно назвать персональный компьютер, телефон, принтер, телефакс, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен уметь в совершенстве пользоваться всеми перечисленными техническими средствами.

Кроме того, помимо вышеперечисленных, секретарю понадобятся и другие вспомогательные средства. Вот примерный перечень организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря:

Пишущая машинка электронная (с электроприводом).

Автонабор.

Автоответчик, сопряжённый с диктофоном.

Часы настольные электронные.

Сшиватель документов электрифицированный.

Дырокол двухпуансонный электромагнитный.

Прибор канцелярский.

Папки регистраторы.

Папки с быстродействующим прижимом.

Латки для документов.

Нумератор-датировщик.

Блокнот-шестидневка.

Деловой блокнот.

Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.

Оформительские шрифты.

Клеевой карандаш.

Лента липкая (прозрачная и цветная).

Секретарь-референт должен быть обеспечен необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

Рабочая зона, где располагается компьютер секретаря, должна быть просторной и хорошо освещенной, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см.

Технические средства, которые используются в работе секретаря, следует расположить таким образом, чтобы были соблюдены санитарные и эргономические нормы. Так, практически вся оргтехника образует вокруг себя электростатическое поле, притягивающее пыль, а пыль, как известно, источник аллергии. Поэтому лучше рассредоточить эти технические средства на расстоянии в несколько метров друг от друга. Особенно подальше следует держаться от монитора и копировального аппарата.

В небольших компаниях нередко все технические средства сосредоточены именно в «приемной», что позволяет другим сотрудникам устроить в кабинете секретаря «проходной двор». В этом случае оргтехнику размещают таким образом, чтобы она была удобна для подхода и кратковременного использования и находилась бы под контролем секретаря.

Работа секретаря-референта – сидячая, а это означает нагрузку на позвоночник. С прямой спиной человек, как правило, не работает. Типичной рабочей позой является поза с наклоном туловища. С увеличением наклона увеличивается компрессия позвоночника.

У секретаря сидячая поза нередко сохраняется в течение почти всего рабочего дня. Она неблагоприятно отражается на состоянии внутренних органов. Во-первых, затрудняется брюшное дыхание как при вдохе, так и при выдохе. Это снижает вентиляцию легких и ухудшает работу органов пищеварения. Во-вторых, затрудняется отток венозной крови от всех частей тела, расположенных ниже пояса. Результатом является застой крови в венах ног, в венозных сплетениях прямой кишки и других органов малого таза и брюшной полости.

Нагрузка на позвоночник в положении сидя без опоры больше, чем стоя. В сидячем положении расслабляются мышцы, удерживающие поясничный изгиб. Он сглаживается, позвоночник выпрямляется, что ведет к увеличению нагрузки на тела позвонков и диски. Как правило, рабочая поза сидя сопровождается большим или меньшим наклоном туловища и головы. Следует чаще менять положение, прохаживаться. Стул должен быть обязательно со спинкой и, желательно, с подлокотниками.

При наличии близорукости увеличивается наклон головы и туловища при письме, чтении, требующих контроля зрения. Миллионы наших соотечественников страдают близорукостью. Даже при правильно выбранных очках следует соблюдать некоторые правила. К примеру, очки должны иметь фокус такой длины, чтобы голова при письме и чтении находилась в вертикальном положении. Для этого документы следует размещать не горизонтально, а на уровне глаз. Целесообразно пользоваться специальной подставкой, с помощью которой можно изменять угол наклона книги и поднимать ее на определенную высоту. Можно снабдить свой монитор дополнительным приспособлением – держателем для документов «Curtis Clip» или «Сopy Holder». С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. Это облегчает и ускоряет работу.

Очки должны быть подогнаны таким образом, чтобы нижний край оправы не мешал направлению взгляда вниз. Очень удобны для работы контактные линзы.

Ну и наконец, еще одно условие работоспособности – порядок на рабочем месте. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. Соблюдение привычного порядка не только внутренне организует, но облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время. К тому же, если на рабочем месте порядок, секретарь знает, где находятся нужные документы, то они не исчезают таинственным образом, попадая на самом деле в папки с другими документами. Лучше всего располагать на столе только те документы и справочники, которые необходимы для работы в данный момент. Остальное следует убрать, но не отложить стопкой в сторону, а разобрать по документам и разложить по папкам. Нагромождение «бумаг» не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов. Почаще проводите генеральную уборку на своем рабочем месте, в ящиках стола, шкафах, смело избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.

И помните главное правило успешной работы: когда нам нравится наше рабочее место, появляется желание плодотворно трудиться.

Организация рабочего места руководителя

В обязанности секретаря-референта входит снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми принадлежностями, в том числе чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, заточенные карандаши, контроль за исправностью технических средств, поддержание порядка и чистоты в кабинете. На столе должен всегда быть чистый стакан, свежая вода в графине. Секретарь также должен знать учитывать в работе привычки своего начальника, особенности работы с документами. При этом секретарь должен в строжайшем порядке придерживаться определенных правил:

– не менять местами документы и канцелярские принадлежности на рабочем столе руководителя;

– не передвигать мебель;

– не менять расположение средств оргтехники, даже если они, на ваш взгляд, расставлены крайне неудобно.

Все изменения в кабинете руководителя должны производиться либо по его личному распоряжению, либо по результатам предварительного обсуждения с руководителем.

Особые принципы имеет планировка рабочего места руководителя. Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол – тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится обычно перпендикулярно столу руководителя.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2

Поделиться ссылкой на выделенное