Илья Мельников.

Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами



скачать книгу бесплатно

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия.

Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис-менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря-референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

Этапы работы со входящими документами

1. Предварительное рассмотрение письма производится секретарем сразу после вскрытия конверта. Основываясь на содержании письма, секретарь принимает решение направить документ руководителю или в структурные подразделения. При этом конверты с пометкой «лично» не вскрываются.

2. Регистрация секретарем письма. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Передача письма руководителю.

4. Рассмотрение документа руководителем, наложение им резолюции, которая отражает его решение. Направление письма исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Работа исполнителя над документом, подготовка ответа, направление руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

6. Осуществление секретарем контроля за исполнением документа.

7. Получение секретарем от исполнителя инициативного письма и помещение его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, направление ответа адресату.

Этапы работы с исходящими документами

1. Подготовка исполнителем исходящего документа в подразделении; составление и согласование проекта документа. Проверка секретарем правильности оформления документа.

2. Передача оформленного документа на подпись руководителю предприятия.

3. Регистрация секретарем документа после подписания его руководителем или в канцелярии.

4. Отправление зарегистрированного документа адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Подшивка секретарем в дело копийного экземпляра документа.

Этапы обработки внутренних документов

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем.

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Правила подготовки и оформления документов

Секретарь-референт имеет дело с многочисленными служебными документами, среди которых: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

Документ – это средство закрепления информации, имеющее юридическую силу. Обязательным элементом документа является реквизит. Набор реквизитов составляет формуляр.

Выделяют два вида документов:

1. Служебные – используемые в учреждениях (протокол, докладная и т. д.):

– распорядительные (приказ, указ, постановление, решение);

– организационные (положение, инструкция, устав);

– информативно-справочные (справки, сводки, письма).

2. Личные – обращение граждан в учреждения (заявление, письмо частного характера, резюме).

Рассмотрим, что представляют собой некоторые виды документов.

Акт — документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Текст акта делится на три части:

1) Введение – объясняется повод для составления акта, перечисляются лица, которые составляют акт. Данная часть начинается словом «повод», после которого дается название распорядительного документа. С новой строки, без полей пишется слово «составлен» и далее называются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии:

Составлен:

Председатель (должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: (должность, фамилия, инициалы)

Присутствовали: (должность, фамилия, инициалы)

2) Констатационная часть – начинается с абзаца. Здесь даются цели, задачи и суть работы, выполненной составителями акта, ее результаты.

3) Выводы – делаются выводы или даются рекомендации. Это необязательная часть, акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Завершают текст актов подписи.

Автобиография пишется от первого лица, в ней сообщаются официальные сведения: год и место рождения, социальное положение, отмечаются важные вехи жизненного пути человека.

Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.

Структура текста положения: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения, связи; контроль, имущество и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизации и ликвидация.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий должностных лиц и граждан.

Протокол является одним из распространенных организационно-распорядительных документов, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы бывают двух видов:

– полные;

– краткие.

Выбор вида протокола зависит от полноты освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. По краткому протоколу нельзя получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях.

Полный протокол содержит записи всех выступлений, показывает ход принятия решения, благодаря отраженным в документе спорам, дискуссиям.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа в родительном падеже, а также обсуждаемый вопрос (если он один).

После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». После оформления заголовочной части приступают к составлению текста.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 18–21.12.04. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание. В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается».

Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка. На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акционерного общества указано: «Всего членов ОАО 210 чел., присутствуют 196».

Далее следует повестка дня. В этой части. протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Каждый вопрос нумеруется и начинается с: предлога «о» («об»}.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.

Справка – документ, который содержит описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.

Справки делятся на две группы:

1) справки информационного характера, где содержатся служебные сведения; в формуляр входят: название учреждения, название документа, дата, заголовок текста, текст, подпись.

2) подтверждающие справки, которые свидетельствуют о каком-либо юридическом факте; обязательный реквизит такой справки – печать.

Текст справки должен начинаться с написания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста следует написать, в какую организацию направляется данный документ.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц (организаций) о выделении, изменении или прекращении каких-либо прав или обязанностей. Договор, как правило, оформляется на бланках в двух экземплярах. Главное требование договора – завершенность содержания. В договоре должно быть указано:

– место и дата его заключения;

– название документа;

– фамилии, имена и отчества лиц, заключающих договор;

– работа, которую необходимо выполнить;

– сроки выполнения (начало и окончание);

– порядок расчета;

– порядок разрешения споров;

– адреса сторон;

– подписи и печать.

Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и, предложениями. Заголовок докладной записки формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже.

Оформляются докладные записки на общем бланке.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т. д.).

Приказ – правовой акт, который издается органом власти, руководителем организации, учреждения, предприятия и др. с целью решения основных оперативных задач.

В зависимости от содержания выделяют приказы:

– по общим вопросам – могут издаваться в качестве инициативных и «для исполнения»;

– по личному составу.

Текст приказа, как правило, составляется из двух частей: констатационной и распорядительной. Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Телеграммы (телетайпограммы) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграмма не должна превышать 50 слов.

Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, рекомендуется использовать телефонограммы. Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги или на бланке и содержит следующие реквизиты: название документа, индекс, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы, фамилии и номера телефонов передающего и принимающего телефонограмму и их должности. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Телефонограмма не должна превышать 30 слов.

Среди личных документов наиболее распространенным является заявление. Заявление оформляется следующим образом:

Название должности, фамилия, инициалы адресата в Д.п.

ФИО адресанта в Р.п. без предлога, указание должности (во внутреннем заявлении), адреса и телефона (во внешнем заявлении)

заявление.

Содержание заявления, которое начинается со слова «Прошу», делается отметка о наличии приложений.

Дата подпись

(8 знаков, включая точки)

Деловое письмо — письмо, направленное одной организацией или лицом в другую с целью получить ответы на определенные вопросы. Деловое письмо может иметь частный и служебный характер.

Служебное деловое письмо должно быть подкреплено печатью или иметь только штамп.

Сопроводительное письмо посылается при направлении адресату документов. Если документы рассылаются на несколько адресов, то и сопроводительных писем пишется столько же экземпляров. Оригинал сопроводительного письма подписывает руководитель учреждения, а копии – секретарь.

Форма сопроводительного письма:

– название отправителя;

– его адрес;

– номер письма и отправления;

– название и адрес организации и служебного лица-получателя;

– текст письма;

– перечисление приложений с обозначением количества листов;

– подпись отправителя.

Форма письма-запроса:

– название отправителя;

– его адрес;

– номер и дата отправки;

– название получателя письма и его адрес;

– содержание письма;

– подпись.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3

Поделиться ссылкой на выделенное