Илья Мельников.

Тайны лучших секретарей-референтов: юридические тонкости, помогающие в работе



скачать книгу бесплатно

Порядок ведения делопроизводства при переводе и увольнении

Перевод – это поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с оговоренными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки).

Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных статьями трудового кодекса.

Работника, который в соответствии с медицинским заключением нуждается в предоставлении другой работы, наниматель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, которая соответствует медицинскому заключению. Если работник не согласен с переводом или же работа с соответствующими условиями отсутствует, то трудовой договор расторгается. Перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещается.

Перевод на другую работу оформляется заявлением, представлением, приказом о переводе. В заявлении указывается название структурного подразделения, название вида документа, дата, адресат, текст и подпись. Визируют заявление о переводе руководители структурных подразделений, представитель отдела кадров, юрист.

Представление оформляется в случае перевода из одного структурного подразделения в другое. При переводе внутри структурного подразделения оформляется докладная записка.

Представление оформляется на чистом листе бумаги или общем бланке. В нем указывается: название структурного подразделения, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

На основе вышеизложенных документов составляется приказ о переводе.

После подписания приказа о переводе делается соответствующая запись в трудовой книжке и личной карточке.

При увольнении работника по собственному желанию оформляется заявление об увольнении с работы, в других случаях оформляется докладная или объяснительная записка. На основании этих документов оформляется приказ об увольнении.

Оформление отпусков

Работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных трудовым кодексом.

Отпуск представляет собой освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и других социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных трудовым кодексом.

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) трудовые отпуска:

основной минимальный отпуск;

основной удлиненный отпуск;

дополнительные отпуска;

2) социальные отпуска:

по беременности и родам;

по уходу за детьми;

в связи с обучением без отрыва от производства;

творческие;

по уважительным причинам личного и семейного характера.

Продолжительность отпусков работников по общему правилу исчисляется в календарных днях.

Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Трудовой отпуск предназначен для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка.

Под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте.

Работники независимо от того, кто является их нанимателем, от вида заключенного ими трудового договора, формы организации и оплаты труда имеют право на основной минимальный и основной удлиненный отпуск.

Продолжительность основного минимального отпуска не может быть менее 21 календарного дня.

Продолжительность основного минимального отпуска обязательна для всех нанимателей.

Наниматель за счет собственных средств имеет право увеличивать работникам продолжительность основного минимального отпуска сверх 21 календарного дня в порядке и на условиях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Основной удлиненный отпуск устанавливается:

1) работникам научных организаций – от 28 до 56 календарных дней;

2) работникам библиотек научных организаций, учебных заведений, республиканских и областных библиотек – от 28 до 56 календарных дней;

3) работникам – преподавателям дневной и заочной формы обучения высших учебных заведений, в том числе по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, средних специальных и профессионально-технических учебных заведений – от 28 до 56 календарных дней;

4) работникам школ и детских дошкольных и внешкольных учреждений – от 28 до 56 календарных дней;

5) работникам культурно-просветительных учреждений – от 28 до 42 календарных дней;

6) медицинским сестрам, занятым воспитанием детей в возрасте до трех лет, воспитателям ясельных групп детских дошкольных учреждений и домов ребенка – 42 календарных дня;

7) постоянным работникам лесной промышленности и лесного хозяйства – 28 календарных дней;

8) работникам, признанным инвалидами, – 30 календарных дней;

9) работникам моложе восемнадцати лет, в том числе принятым на время прохождения производственного обучения, – 30 календарных дней;

10) женщинам, работающим в сельской местности, – не менее 28 календарных дней;

11) работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС: с периодическим радиационным контролем – 30 календарных дней, с правом на отселение – 37 календарных дней, первоочередного отселения и последующего отселения, эвакуации; – 44 календарных дня;

12) другим категориям работников в соответствии с законодательством.

Работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью от 7 до 41 календарного дня.

Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, а также порядок предоставления этого отпуска утверждаются законодательством.

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется за работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени дополнительный отпуск продолжительностью до 14 календарных дней.

Перечни работников с ненормированным рабочим днем утверждаются законодательством.

В негосударственных организациях конкретная продолжительность такого отпуска для работников устанавливается коллективным или трудовым договором, нанимателем.

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Организация труда регулирует решение следующих задач:

– разработка организационной структуры;

– разграничение функций между структурными подразделениями и отдельными работниками;

– нормирование труда работников;

– регламентация численного и должностного состава работников;

– повышение квалификации;

– рациональная организация рабочих мест.

Типовые структуры делопроизводственных служб закреплены в действующих нормативно-методических документах, там же определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.

На современном этапе основным нормативным документом, который регламентирует наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Эти нормативные документы подразделяют всех работников службы делопроизводства в зависимости от характера труда на три категории:

1) Руководители – заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т. д.; наименование должности складывается из слова «начальник» (или «заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % от общего числа делопроизводственного персонала.

2) Специалисты – помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста; при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурируют такие должности, как «специалист», «ведущий специалист», «специалист 1-й категории» или «специалист 2-й категории», а не инспектор или старший инспектор.

3) Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Наименования должностей, которые включаются в квалификационные справочники, рассматриваются в качестве базовых. При составлении штатного расписания их могут уточнять при помощи добавления к названию должности (помощник, ведущий, старший), например, ведущий специалист, старший преподаватель, помощник менеджера. Чаще всего такие уточнения применимы в тех случаях, когда специалисты или технические исполнители, помимо своих должностных обязанностей, еще выполняют руководство другими исполнителями. Должность старшего в штатное расписание рекомендуется вводить и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает какой-то участок работы, для которого нецелесообразно создание в организационной структуре службы делопроизводства отдельного структурного подразделения.

Для организации трудовой деятельности в сфере делопроизводства применяют различные нормы труда, среди которых основное место занимают нормы времени и нормы численности.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210x297 мм, напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29–31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38–41 строка (2450 знаков) – через 1,5 интервала или 58–61 строка (3630 знаков) – через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60–64 печатных знака.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

I группа – печатный или разборчивый рукописный оригинал.

II группа – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50 % текста.

III группа – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50 % текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текст вводится с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона.

Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.

Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом необходимо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину, с одной стороны, включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере-с другой).

Однако в различных нормативах нормы времени на машинописные работы могут указываться или в минутах, или в часах. Следовательно, 0,05 часа – это 3 мин., 0,1 ч. – 6 мин., 0,2 ч. – 12 мин, 0,25 ч. – 15 мин., 0,33 ч. – 20 мин., 0,4 ч. – 24 мин., 0,5 ч. – 30 мин., 0,6 ч. – 36 мин., 0,75 ч. – 45 мин. Это обязательно надо учесть, когда вы разбираетесь в нормах времени.

Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр. = Мon (1+К/100)

Мon – оптимальное время.

К – сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8 %).

Mon=59,6 мин. К=8 %.

Н.вр.=59,6(1+8 %/100)=59,6 х 1,08=64,4 минут на подшивку документов.

Нормы времени рассчитываются и на виды работ по бездокументному обслуживанию:

1) прием посетителей;

2) ведение телефонных переговоров;

3) вызов абонента к руководителю;

4) вызов участников совещания по телефону;

5) организация связи руководителя с необходимыми лицами;

6) получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;

7) устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;

8) заказ пропуска по телефону.

Нормативы времени для начинающих или не получивших профессиональную подготовку секретарей, особенно та часть нормативов времени, в которой раскрывается содержание работ, помогут ничего не упустить и правильно выполнить или оформить те виды операций, которые им мало знакомы или вызывают у них затруднения.

Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.

Норма численности необходима для определения численности работников, которые требуются для выполнения определенного объема работы. Существует несколько методик расчета численности работников службы делопроизводства. Рассмотрим две из них.

Первая методика строится на основании учета объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства:

Ч = 0,00016 х Д0,98 х Р0,1,

где

0,00016 – постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИТруда опытным путем);

Д – объем документооборота;

Р – численность работников аппарата управления.

Объем документооборота представляет собой общее количество документов, которые поступили в организацию или же были созданы в ней за определенный промежуток времени. К таким документам относятся все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

При этом, как известно, учитывать объем документооборота обязаны все организации, поскольку это типовая функция делопроизводственной службы любой компании. Правда, случается, что не во всех организациях ведется учет количества документов. Нередко в организациях учет выполняется (например, по требованию руководителя), но чисто формально, когда суммируются данные по регистрационным формам за определенный период, и эти цифры рассматриваются как показатель, характеризующий документооборот организации. Такой учет нельзя отнести к достоверному, т. к. при этом не учитываются документы, созданные в структурных подразделениях, количество копий.

Данные для подсчета объема документооборота предоставляются экспедицией или канцелярией, т. е. это данные с участков первоначальной обработки и отправки. При этом необходимо определить все источники поступления и отправки документов в организации, а именно: почта, телеграф, телетайп, телекс, факсы, электронная почта, внешние курьеры. Учетные данные суммируются отдельно по каждому виду поступления, поскольку обычно ведется учет поступающих и отправляемых документов. В службе делопроизводства и в структурных подразделениях по регистрационным формам также собираются данные. Поскольку регистрируются отдельные группы документов, среди которых основное место занимают приказы, протоколы, переписка, докладные записки, отчеты, акты, обращения граждан и др., то и подсчет объема документооборота целесообразно проводить по выделенным участкам регистрации.

Согласно общепринятой методике подсчета документооборота, его объем выражается дробью, числитель которой составляет количество подлинников, а знаменатель – количество копий. Правда, существует опасность получить ошибочные результаты, поскольку, как известно, большое количество документов составляется на нескольких страницах, а при таком подходе это не будет отражено в общем результате. Таким образом, при подсчете документооборота очень важно учитывать количество страниц документа. Еще один важный момент, который необходимо учитывать при подсчете документооборота – это форматы документов. Во многих системах документации применяются формы, которые составляются как на форматах А6, так и на форматах А3. Основное правило подсчета документов – однократность. Только при таком тщательном учете возможно применение приведенной методики для расчета делопроизводственного персонала.

В основе другой методики подсчета документооборота и расчета численности службы делопроизводства лежат затраты труда на выполнение определенных операций. Нормирование труда представляет собой установление затрат, необходимых для выполнения всего объема работ по какой-либо функции управления. Норма времени определяет необходимые затраты времени одного работника на выполнение единицы работы. Нормы времени измеряются в человекоминутах (человекочасах). Одна из целей нормирования состоит в определении численности работников и их правильной расстановки. Чаще всего для определения численности работников применяют отраслевые нормативы численности. При их отсутствии используют межотраслевые документы по нормированию труда. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы.

В этом случае расчет численности проводится по формуле:

Ф п.в. =Тн +Тн.н.

где

Тн – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента = 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. п.);

Тн.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем = 114,2 чел. часа);

Фп.в. – годовой фонд рабочего времени = 1910 часов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12–15 %, для промышленных предприятий – 0,5 % от общего числа работающих, однако практика показывает, что это соотношение не всегда и не везде выдерживается.

В нормативах времени на делопроизводственные работы кадровой службы дана еще одна методика расчета численности работников, которая построена на учете трудоемкости работ в течение года. Согласно этим нормативам численность сотрудников кадровой службы определяется по формуле:

Фп=То/Ч

где

Ч – численность работников, чел.;

То – суммарная трудоемкость нормируемых работ;

Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч.).

Нередко формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях проводится произвольно, исходя из их реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота – численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в первой организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а во второй – необоснованное сокращение. Как следствие, в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, т. к. специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов, т. е. нехватка делопроизводственного персонала приводит к совмещению функций специалиста и технического исполнителя.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2

Поделиться ссылкой на выделенное