Илья Мельников.

Тайм-менеджмент или управление временем



скачать книгу бесплатно

НАДЕЖНОСТЬ И ТОЧНОСТЬ ИСПОЛНЕНИЯ В РАБОТЕ МЕНЕДЖЕРА

Важнейшую часть профессионального имиджа менеджера составляют надежность и пунктуальность в работе с партнерами, потребителями и коллегам.

Надежность в данном контексте следует понимать как выполнение принятых на себя обязательств и договоренностей, твердость в достижении цели, независимость от обстоятельств, а точность исполнения – выполнение по пунктам планов и договоренностей.

Наличие в ярко выраженной форме у менеджера данных качеств повышает его профессиональный статус. И наоборот, их отсутствие приводит к тому, что с таким менеджером не хотят иметь деловых отношений.

Точность и аккуратность важны в любых делах, а особенно в бизнесе. Эти качества внушают доверие, создают позитивный имидж и предоставляют своеобразный кредит. Результат обычно дает не только сам процесс, но и то, что дело выполнено точно и вовремя. Выражение «лучше поздно, чем никогда» просто губительно для тех, кто занимается бизнесом.

Базой для формирования надежности и точности исполнения как значимых профессиональных качеств является личная исоциальная ответственность менеджера.

Личная ответственность менеджера – это выполнение им персональных профессиональных обязательств перед собой, фирмой и окружающими людьми в рамках деловых отношений.

Это внутреннее качество человека, которое приобретается в ходе жизненного опыта и обеспечивает его надежность в делах. Проявляется в конкретных действиях менеджера; выступает регулятором его профессиональной деятельности, мотиватором поступков ивнутренним контролером.

1. Регулятор профессиональной деятельности.

Профессиональные поступки менеджер совершает на основании принятых внутренних решений, деловых обязательств и внешних обстоятельств. Личная ответственность во внутреннем выборе из возможных альтернатив является определяющей. Регулируя свое профессиональное поведение, менеджер, в первую очередь, учитывает рамки своей личной ответственности (без этого менеджер не сформируется как профессионал).

2. Мотиватор поступков.

Как и любой сотрудник, менеджер имеет свои потребности и мотивы поведения. Однако личные желания, как правило, отступают на второй план перед профессиональным долгом, т.к. благо фирмы и общества для настоящего менеджера становится внутренним мотивом поведения.

3. Внутренний контролер.

В каждой фирме существует своя система контроля. Однако самым эффективным контролером является сам работник.

Самоконтроль для менеджера во многих ситуациях более актуален, чем для любого другого сотрудника. Во-первых, самоконтролирование должно стать естественным внутренним убеждением менеджера. Во-вторых, менеджер и сам должен быть примером для подчиненных – ведь его строгий самоконтроль значительно поднимает его имидж.

Социальная ответственность менеджера – это выполнение определенных обязанностей перед возглавляемым им коллективом в частности и обществом в целом, необходимость добровольного участия в решении социальных проблем региона.

Социальная ответственность – дело добровольное.

Поэтому она существенно отличается от нормативной (служебной) и законодательной (юридической) ответственности менеджера. Социальная ответственность имеет свои отличительные черты.

1. Неопределенность, неясность.

Поскольку социальная ответственность не имеет строгой нормативной регламентации, пути ее реализации слабо разработаны. Во многом она носит субъективный характер. Менеджер должен быть подготовлен не столько профессионально, сколько культурно-психологически.

Многие важные акты проявления социальной ответственности не имеют законодательной базы, например, спонсорство и благотворительность, поэтому их экономические последствия часто не ясны. Менеджеру приходится подчас действовать интуитивно.

В рамках спонсорства и благотворительности особое место занимает меценатство. Этим понятием обозначают материальную поддержку работников культуры и искусства.

2. Влияние на прибыль.

На первый взгляд участие в социальных программах снижает экономическую конкурентоспособность продукции фирмы. И, действительно, расходуя средства на социальные акции, менеджеры вынуждены включать дополнительные издержки в цену товаров и услуг, давая тем самым преимущества своим конкурентам. Занимаясь бесплатными социальными программами, фирма вынуждена отвлекаться от своей экономической цели – выпуска качественного и недорогого продукта и получении прибыли, что может привести к необходимости частичного отказа от производства высококачественных товаров, ухода с выгодных рынков сбыта и других экономически невыгодных действий.

Однако все не так однозначно. Экономические потери могут не только компенсироваться социально-психологическими преимуществами, но и повысить конкурентоспособность и принести дополнительную прибыль.

3. Маневрирование ресурсами.

Социальные программы предоставляют менеджерам возможность использовать ту часть ресурсов фирмы, которая в данный момент невыгодна для целей бизнеса, так как не имеется подходящих программ.

Социальная деятельность фирмы встречает ответную положительную реакцию со стороны государства (различные льготы, выгодные государственные заказы, низкопроцентные кредиты и займы, освобождение от части налогов и сборов, арендной платы и т.д.). Иными словами, благодаря активной социальной деятельности фирма в нужный ей момент может получить необходимую помощь со стороны государства.

4. Морально-психологическое влияние.

Реализация социальной ответственности инициируется и сопровождается морально-психологическим давлением со стороны общества, а иногда и государства. При этом нарушается важнейший принцип экономики – рыночная свобода. Фирма вынуждена принимать экономически невыгодные решения и действия.

В то же время социальная деятельность фирмы повышает ее имидж в глазах общества и в предпринимательских кругах. В стратегическом плане это создает благоприятные возможности для инвестиций и бизнеса.

Для персонала участие фирмы в благотворительной деятельности создает дополнительный фактор гордости, что положительно влияет на психологический климат и корпоративную культуру организации.

Будучи добровольной, социальная деятельность предоставляет менеджерам широкий выбор программ. Объектами социальной поддержки могут служить люди и организации культуры, спорта, образования, здравоохранения, религии и иные. Такая деятельность не требует отчета, дает неограниченное право выбора и большие возможности в получении морально-психологического удовлетворения.

Точность исполнения в профессиональной деятельности менеджера проявляется в его делах и умении распоряжаться временем.

Точность исполнения в делах означает, что менеджер в глазах партнеров и подчиненных не делит обязанности и действия на важные и второстепенные. Ведь любое из того, что может показаться второстепенным, для кого-то таким не является.

Для менеджера точность исполнения в делах означает пунктуальность, своевременное выполнение работы, прибытие на деловые встречи точно в срок, соблюдение регламента при проведении совещаний и во время публичных выступлений.

Менеджеру непозволительно выполнить какую-то работу частично, оставить какие-то пункты несделанными.

Каждый человек ценит и регулирует свое рабочее и личное время. Поэтому точность во времени на деловых встречах – визитная карточка менеджера, проявление его уважения к партнеру.

Мало что так роняет менеджера в глазах подчиненных и партнеров, как бессмысленное затягивание совещаний и выступлений. Как правило, это ломает планы присутствующих, заставляет их потом куда-то опаздывать и выглядеть несолидно. В этом случае он не может рассчитывать на положительный имидж.

ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ: СОЧЕТАНИЕ ТРУДА И ОТДЫХА

Современные менеджеры работают в условиях, когда времени катастрофически не хватает, несмотря на ненормированный рабочий день.

Состояние цейтнота (дефицит времени) отрицательно сказывается на эффективности работы и образе жизни менеджера. Поэтому современная теория управления разработала целое направление, позволяющее рационально использовать рабочее время руководителя – тайм-менеджмент (с английского «управление временем»). Управлять временем, конечно, невозможно, поэтому «тайм-менеджмент» – это образное название, это управление самим собой и своими действиями в рабочее время.

Тайм-менеджмент – это планирование и организация руководителем своего рабочего времени с целью максимально эффективного его использования.

Решить проблему нехватки времени следует с уменьшения непроизводительного потери времени. В трудовом дне менеджера можно выделить три основные группы причин потерь времени:

1) непрофессиональные действия руководителя в части использования своего рабочего времени;

2) не зависящие от менеджера обстоятельства, приводящие к непроизводительным потерям времени;

3) особенности личности руководителя, которые вызывают потери времени.

В первую группу причин – непрофессиональные действия – следует отнести неграмотную работу руководителя. Это такие причины, как:

Бесплановость работы. Руководитель предпочитает решать проблемы по мере их поступления. В результате работа часто прерывается для уточнений и разъяснений. При этом отвлекаются не только исполнители, которым необходимы недостающие инструкции, но и руководители, вынужденные давать пояснения.

Неэффективная система коммуникаций. Плохо налаженный в организации обмен информацией приводит к ее искажениям, несвоевременному поступлению, субъективному восприятию получателями. Руководитель в условиях некачественной информации неизбежно делает ошибки в принимаемых решениях. Исправление допущенных ошибок приводит к непроизводительным потерям времени.

Отсутствие рейтинга работ. Неумение распределять дела по степени их срочности и важности приводит к тому, что менеджер сначала занимается делами, которые не имеют большого значения, либо могли бы подождать. При этом на них расходуется время, необходимое для решения действительно важных либо нетерпящих отлагательства проблем.

Отсутствие делегирования полномочий. Менеджер тратит время на выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Фактически речь идет о неуверенности в должной квалификации подчиненных, что отрицательно сказывается на рабочем микроклимате. Но недостаток такого подхода значительно глубже – выполняя работу за своих подчиненных, менеджер не успевает сделать то, что нельзя перепоручить другим.

Неэффективная система мотивации. Слабая мотивация приводит к низкой производительности труда. Это касается не столько менеджеров, сколько сотрудников компании. А вот низкая производительность прямо ведет к дефициту времени.

Вторая группа причин потери времени – не зависящие от менеджера – вызвана внешними факторами, влияние на которые сильно затруднено. Полностью избавиться от них невозможно, можно лишь попытаться несколько уменьшить потери времени от них.

Вызовы на совещания. Вышестоящие инстанции постоянно проводят различные совещания и заседания. Продолжаются они часами, собирают много участников. Как правило, такие многочисленные и многословные «посиделки» лишь создают видимость дела, подменяя живую работу. Все можно было бы обсудить гораздо быстрее и с меньшим числом участников, что значительно сократило бы потери времени.

Работа с корреспонденцией. Специальные исследования показывают, что руководитель около 25% своего времени тратит на работу с бумагами: входящей и исходящей корреспонденцией. Действенным решением проблемы потерь времени от работы с корреспонденцией является первичная обработка корреспонденции, которую осуществляет помощник. Он сортирует документы на три части: важные, возможно важные и второстепенные. По первым двум готовит проект резолюции, по третьей части достаточно общего обзора, чтобы руководитель имел общее представление о корреспонденции.

Поток рутинных дел. Многие каждодневные дела сложно передать подчиненным; к тому же присутствует ощущение, что это можно сделать быстро. Однако дел набирается много, к тому же часто добавляется еще что-то срочное. Иногда заместители умышленно перестраховываются, не хотят брать на себя ответственность, поэтому перекладывают решение на руководителя, обращаются с просьбами «посоветоваться». В результате суммарные потери времени оказываются весьма значительными.

– «Воры времени». Это непредвиденные дела и встречи. Часть из них действительно требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Имеется много различных видов «воров времени»: телефонные звонки, неожиданные посетители, заглядывающие коллеги, изменения в планах, исправление допущенных ошибок, неумелые совещания, бесполезные дискуссии, нерешительность, затягивание принятия решений, чрезмерная офисная бюрократия и т.д.

Третья группа причин потерь времени – особенности личности руководителя – связаны с его характером, темпераментом, стилем жизни и работы. Это самая серьезная группа факторов, так как поменять себя очень сложно.

Постоянная спешка. В состоянии спешки менеджер не успевает сосредоточиться на той задаче, которую он выполняет в данный момент, и, как правило, идет по тому пути, который первым пришел на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно, более рациональных способах решения данной задачи. К тому же выполненное в спешке дело часто получается некачественным и на его исправление тратится больше времени, чем было сэкономлено.

– «Надомная работа». Постоянные доработки документов дома порождают порочный замкнутый круг нескончаемых дел. Менеджер не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден доделывать их дома за счет своего свободного времени, отдыха, личной и семейной жизни. В результате – снижение работоспособности, что приводит к недоработкам и снова к необходимости «надомной работы». Этот замкнутый круг – следствие неправильно организованного рабочего времени, который следует разрушить.

Суетливость. Она проявляется у менеджеров-холериков. Импульсивность и неустойчивая энергичность накладываются на плохую организацию рабочего дня. Суетливому руководителю тяжело выбрать, какому делу отдать предпочтение. Он часто «мечется» между несколькими делами, которые кажутся ему одинаково важными и срочными. Поскольку выбор очередности дел затягивается, теряется время.

Наиболее часто методики тайм-менеджмента содержат два способа организации рабочего времени: планирование времени и пути его рационального использования.

Планирование рабочего времени

Планирование, или структурирование времени для наиболее эффективного его использования при решении управленческих задач. Планирование может быть долго-, средне– и краткосрочным. Наиболее короткий срок – план рабочего дня.

Тайм-менеджмент активно изучает вопросы детального планирования и затраченного на планирование времени. Планы менеджера не следует слишком детализировать, так как характер управленческой деятельности – творческий и предполагает значительную креативность.

Руководителю не следует тратить на планирование работы более 1% своего времени. Практика показывает, что увеличение времени планирования неэффективно и нецелесообразно.

Процесс планирования заключается в том, что называется содержание мероприятий, устанавливаются пути реализации, сроки и привлекаемые ресурсы, определяется результат, которого необходимо достичь. При всей индивидуализации планов есть общие правила планирования, которые следует знать и соблюдать.

Правила планировании рабочего времени.

1. Перед планированием следует внимательно проанализировать результаты выполнения предыдущего плана. Надо учесть все ошибки как в планировании, так и в выполнении, предусмотреть меры по нейтрализации последствий допущенных ошибок.

2. Каждый план должен быть выполнен в письменном виде и предусматривать отметки об исполнении. Это дисциплинирует менеджера и позволяет не упустить деталей.

3. Необходимо устанавливать четкие временные рамки на выполнение каждого дела. Не следует охватывать планом всю продолжительность рабочего дня (недели). Практика показывает, что около 30% времени следует оставлять на непредвиденные дела и обстоятельства. В противном случае на выполнение плана просто не хватит времени.

4. Планы должны быть реальными и действенными. Их важно состыковать с планами руководства коллег, подчиненных. При изменении обстоятельств следует адекватно и своевременно скорректировать планы.

5. В каждом плане должен быть внутренний рейтинг дел по срочности и важности. Второстепенные дела руководителю целесообразно поручать подчиненным, оставив за собой лишь контроль. Можно делегировать вниз и важные, но не очень срочные дела.

Рекомендации по проведению рабочего дня.

1. Начало рабочего дня:

– настроить себя на позитивное психологическое желание заниматься работой;

– уточнить план дня, сверив его с секретарем (помощником);

– заняться в первую очередь важными и срочными делами.

2. Основная часть рабочего дня:

– соблюдать размеренный темп, своевременно делать паузы для отдыха;

– обязательно завершать начатое, не оставляя недоделок и неясностей;

– избегать действий, вызывающих обратную реакцию или ломающих планы;

– контролировать время (регламент) и планы.

3. Завершение рабочего дня:

– подвести итог сделанного;

– уточнить план на следующий день;

– переключить мысли на отдых и нерабочие дела.

Рациональное использование рабочего времени

Устранение причин, вызывающих потерю рабочего времени, можно рассматривать как один из путей рационализации использования времени. Однако есть и другие пути.

1. Делегирование полномочий. Одной из серьезных проблем в деятельности менеджера является чрезмерное сосредоточение в своих руках полномочий и ответственности. Почти любого добросовестного руководителя можно упрекнуть в том, что иногда он выполняет работу, которую следовало бы поручить подчиненным.

Положительный эффект делегирования способствует профессиональному росту подчиненных (решение более сложных задач является сильным стимулирующим фактором и говорит о доверии руководителя к подчиненным, его вере в их компетенцию и ответственность).

2. Стандартизация и систематизация коммуникаций. Все основные совещания и заседания, письменные распоряжения и приказы «сверху вниз», справки и отчеты снизу вверх, обмен сведениями по горизонтали должны быть установлены один раз и надолго. Это не только обеспечит своевременное и качественное получение всеми необходимой информации. Такая отработанная информационная система организует и дисциплинирует сотрудников, позволяет каждому лучше планировать свое рабочее время.

3. Работа с корреспонденцией. Путь облегчения рассмотрения деловых бумаг – активное участие помощника.

4. Встречи с людьми. Время приема руководителем сотрудников по служебным и личным вопросам должно быть четко определено. Заходить к руководителю в любое время сотрудники могут только в случаях возникновения непредвиденных обстоятельств. Встречи с партнерами и клиентами вне организации также важно упорядочить, отведя этому определенные дни (причем не в утренние часы).

ТРУДОГОЛИЗМ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЗАБОЛЕВАНИЯ МЕНЕДЖЕРА

В жизни современного менеджера работа и карьера приобрели большое значение, иногда даже слишком большое. Хорошо, когда работа приносит радость и удовлетворение; это немаловажно для ощущения полноценности жизни, ощущения ее радостей и многообразия. Но когда работе отдаются все силы и энергия, а в карьере менеджером руководят тщеславие и гордыня, погоня за самоутверждением, а иногда и просто нездоровое упоение работой («наркотизация»), тогда возникает явление, которое получило образное название «трудоголизм».

Трудоголизм – это погруженность в свою работу до такой степени, что вся остальная жизнь отходит на второй план.

Страдающие трудоголизмом люди тратят на работе так много сил и энергии, что не способны включаться в другие формы жизненной активности. Они не могут переживать за других, проявлять симпатии, радоваться жизни, а только с раздражением воспринимают помехи в работе. Отпуск или длительный перерыв могут вызвать у них недомогание, агрессивность, невроз. Только работая или думая о работе, трудоголик чувствует себя хорошо. Его мозг всегда настроен на одну волну – трудовую, не переключаясь на другие. Трудоголизм чреват трудностями в семейной и личной жизни, проблемами со здоровьем.

Причины трудоголизма:

1) стремление к материальным благам;

2) желание общественного признания;

3) попытка скрыться от жизненных проблем.

1) Стремление приобрести материальные блага, обеспечить себя и близких – нормальное и похвальное стремление. Однако оно может оказаться опасным началом, когда достаток семье обеспечен, мотив заработка отходит на второй план, а менеджер уже не в силах остановиться. Увлечение работой так сильно, что она стала смыслом его жизни.

2) Желание добиться общественного признания часто приводит менеджеров к трудоголизму. Свои условия диктует и социальная среда. Стремясь быть преуспевающим членом сообщества руководителей, менеджер вынужден принимать и его негласные правила. А для бизнеса важна не только сумма дохода, но и сам процесс зарабатывания денег.

3) Третьей причиной «бегства в работу» может стать желание спрятаться от домашних неурядиц. К постоянным задержкам на работе могут привести и личные драмы. В такой ситуации труд может стать действенным средством спасения – он заполняет эмоциональный вакуум, отвлекает, не дает остаться наедине со своими мыслями. Однако следует помнить, что трудоголизм может принести временное облегчение, но панацеей он не является.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2

Поделиться ссылкой на выделенное