Елена Игнатьева.

Как не «сгореть» на работе, или управление стрессом в условиях многозадачности



скачать книгу бесплатно

1.2.2. Как научиться управлять временем?

Успешная работа в офисе зависит не только от вашего умения расставлять приоритеты или ранжировать задачи, но и от правильного распределения времени. Специалисты в области тайм-менеджмента и стресс-менеджмента утверждают, что один из главных врагов современного менеджера – хроническая нехватка времени на выполнение поставленных задач. Потоки информации растут как снежный ком, знания успевают устаревать еще до того, как вы успели их усвоить, и нужно очень быстро двигаться, чтобы не оставаться на месте.


Для того чтобы определить, насколько хорошо вы умеете планировать свое время, вам необходимо ответить на следующие вопросы теста:

Тест. Управление личным временем человека:[1]1
  Форсайт П., Делу время. Как правильно распоряжаться своим временем., Минск: Амалфея, 2004


[Закрыть]

Перед вами имеется ряд утверждений. Они касаются некоторых сторон вашей жизни и работы. Прочтите утверждение и выберите один из вариантов ответа, который обозначен соответствующей цифрой:


1. Полностью согласен

2. Согласен

3. Не согласен

4. Абсолютно не согласен


1. Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу

(1), (2), (3), (4)


2. Я регулярно беру работу на дом

(1), (2), (3), (4)


3. Я готовлю ежедневный перечень дел

(1), (2), (3), (4)


4. На работе у меня практически не остается времени для себя

(1), (2), (3), (4)


5. Мой шеф часто просит меня выполнить непредвиденную работу немедленно

(1), (2), (3), (4)


6. Я люблю с утра сделать работу попроще, оставляя более сложные и кропотливые дела на послеобеденное время

(1), (2), (3), (4)


7. Я трачу много времени на совещания и встречи

(1), (2), (3), (4)


8. Мне всегда трудно приступить к выполнению какого-то сложного дела или проекта

(1), (2), (3), (4)


9. Чтобы выполнить все намеченное, мне нужно приезжать на работу еще до начала рабочего дня и уезжать домой намного позже его официального завершения

(1), (2), (3), (4)


10. Много времени у меня уходит на поездки

(1), (2), (3), (4)


11. Я постоянно вынужден участвовать в решении всех спорных вопросов в моем отделе

(1), (2), (3), (4)


12. Каждый день я ставлю перед собой определенную конкретную цель

(1), (2), (3), (4)


13. Я сам разбираю свою почту

(1), (2), (3), (4)


14. Мне зачастую бывает трудно самому закончить большое и сложное дело, довести его до конца самостоятельно

(1), (2), (3), (4)


15. Мой шеф постоянно интересуется тем, как идет работа по тому или иному ключевому заданию

(1), (2), (3), (4)


16. Я люблю вникать в детали проекта, чтобы знать его досконально и быть уверенным в том, что работа над ним идет в правильном направлении

(1), (2), (3), (4)


17. Много моего рабочего времени бесполезно тратится на всякого рода совещаниях и собраниях

(1), (2), (3), (4)


18. Я постоянно пишу перечень заданий, которые нужно выполнить

(1), (2), (3), (4)


19. Мне нравится, когда мне дают дополнительные задания

(1), (2), (3), (4)


20. У меня есть должностная инструкция моего шефа

(1), (2), (3), (4)


21. Мой рабочий стол завален бумагами, не мешало бы навести на нем порядок

(1), (2), (3), (4)


22. Мне не хватает времени на чтение, чтобы быть в курсе всех новинок по моей специальности

(1), (2), (3), (4)


23. Я трачу много времени на бумажную работу

(1), (2), (3), (4)


24. У меня не хватает времени на семью, отдых, друзей

(1), (2), (3), (4)


25. У меня существует внутренний тормоз, когда речь идет о каком-то cложном и большом деле

(1), (2), (3), (4)


26. Мне проще все сделать самому, чем просить кого-то

(1), (2), (3), (4)


27. Свой рабочий день я начинаю с чтения газет, дружеских бесед, кофе

(1), (2), (3), (4)


28. Меня постоянно отрывают от дела

(1), (2), (3), (4)


29. Много времени я трачу на поиски нужной мне информации

(1), (2), (3), (4)


30. Неприятные дела я всегда откладываю на потом

(1), (2), (3), (4)


31. Мне трудно бороться с перегрузками и стрессами

(1), (2), (3), (4)


32. Нередко я просто забываю проверить список заданий и сделать то, что мне поручено

(1), (2), (3), (4)


33. У меня бывает много посторонних посетителей во время работы

(1), (2), (3), (4)


34. Я зарываюсь в мелочах и из-за этого у меня постоянные заторы в работе

(1), (2), (3), (4)


35. У меня постоянное ощущение, что деловые совещания могли бы быть более эффективными

(1), (2), (3), (4)


36. Я люблю работать допоздна

(1), (2), (3), (4)


37. Я перепрыгиваю с одного дела на другое и ничего не довожу до конца

(1), (2), (3), (4)


38. При желании я всегда могу выкроить пару минут, чтобы перевести дыхание и расслабиться

(1), (2), (3), (4)


39. У меня есть специальный план обучения и для себя, и для своих подчиненных

(1), (2), (3), (4)


40. Я постоянно встречаюсь со своими подчиненными, чтобы быть в курсе их работы

(1), (2), (3), (4)


41. После некоторых совещаний у меня остается впечатление, что от меня ждали чего-то другого

(1), (2), (3), (4)


42. Я часто не обращаю внимания на очень важные детали

(1), (2), (3), (4)


43. На выходные я беру работу домой

(1), (2), (3), (4)


44. Иные дела занимают больше времени, чем предполагалось с самого начала, и порой мне приходится завершать несколько дел одновременно

(1), (2), (3), (4)


45. Я часто не использую отпуск до конца

(1), (2), (3), (4)


46. Мне нравится менять привычки и приобретать новые

(1), (2), (3), (4)


47. Я жду от своих подчиненных сверхурочной работы

(1), (2), (3), (4)


48. Моя система работы с документами может быть улучшена

(1), (2), (3), (4)


49. Все совещания, которые я провожу начинаются и заканчиваются вовремя

(1), (2), (3), (4)


50. Справляться с большими производственными нагрузками мне позволяет постоянная смена приоритетов

(1), (2), (3), (4)


Ключ к тесту

Цель работы – вопросы 1, 20, 37, 39, 41, 49

Эти профильные вопросы направлены на то, чтобы выяснить, можете ли вы концентрировать свою энергию и усилия на решении определенных задач.

Ответы на эти вопросы помогут вам понять, почему ваши усилия дают именно такой результат, а также получить ответ, почему именно так, а не иначе вы тратите свое рабочее время.

Виды работы – вопросы 4, 9, 12, 13, 15, 36, 46.

Много нашего времени уходит на рутинные дела. Анализ ответов на эти вопросы поможет вам выяснить, как именно используется ваше рабочее время, знаете ли вы заранее, куда и на что его потратите, а также есть ли разрыв между тем, что вы хотите получить от работы, и тем, что выходит на самом деле.

Медлительность – вопросы 7, 8, 14, 30, 37.

Эти вопросы касаются вашего обыкновения начинать работу без промедления, не откладывать дела в долгий ящик, не затягивать выполнение ответственных поручений, а также ваших способностей находить выход из любой ситуации. Несмотря на то, что большинство из нас любит начинать с решения более простых вопросов и задач, это не всегда представляется правильным и разумным. Начинать следует не с простого, а с самого важного и срочного.

Планирование работы – вопросы 3, 18, 22, 25, 32, 38, 42, 44, 50.

Вопросы связаны с тем, как именно вы планируете свой рабочий день, чтобы добиться оптимальных результатов: фиксируете ли вы в течение дня все происходящие события, пытаетесь ли проконтролировать, как используете свое рабочее время.

Пожиратели времени – вопросы 17, 21, 27, 28, 33, 35, 41.

«Пожиратели» времени – это те люди или факторы, которые мешают вам работать, нарушают планы, ломают распорядок рабочего дня, снижая эффективность и производительность вашего труда.

Люди – вопросы 5, 6, 11, 16, 26, 31, 34, 40, 47.

Эти вопросы выявляют ваши способности и умение работать с другими людьми, совместно решать те или иные проблемы. Совместная работа – это обязательная составляющая нашей производственной деятельности, хотим мы этого или нет. Мы часто грешим на других, обвиняя их в том, что они не столько помогают, сколько мешают, а может быть, стоит иногда «и на себя оборотиться…».


Бумажная работа – вопросы 23, 29, 48.

В любой работе не обойтись без документов. Ответы на эти вопросы помогут вам прояснить, как именно вы работаете с ними – быстро даете им ход или, наоборот, накапливаете, превращая ваш стол в склад бумаг.

Персонал вопросы 2, 10, 19, 24, 31, 43, 45.

Вопросы помогут вам ответить, как именно ваши подчиненные влияют на распорядок вашего дня, каков баланс между временем, потраченным на чисто производственные дела и на другое, не имеющее прямого отношения к работе.


Проанализировав полученные ответы, можно четко увидеть: насколько эффективно построена ваша работа всего рабочего дня и насколько производительно вы работаете.


Естественно, что человек не может управлять временем! Ведь, что такое время?


Время – свойство реальности, выражающееся в последовательности сменяющих друг друга событий. Поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент) или «организация времени» достаточно условен.


Под «тайм-менеджментом» принято понимать исключительно управление своей собственной деятельностью. Современный «тайм-менеджмент» – это не просто набор приемов и методов из области «как успеть уложиться в срок» или «как правильно провести совещание, презентацию». Это в первую очередь комплексная система управления собой и своей деятельностью.


Тайм-менеджмент обычно у нас воспринимается как чисто западная технология, но мало кто знает, что отечественная школа научной организации труда (НОТ) и организации личного времени имеет ряд собственных достижений и ориентирована на наш менталитет. Результаты в области НОТ были получены независимо от западной методологии и некоторые из них не имеют зарубежных аналогов в области тайм-менеджмента.


Яркими представителями развития направления «управления личным временем» в системе научной организации труда (НОТ) были А. А. Любищев, А. К. Гастеев, П. М. Керженцев, которые в начале 20 годов прошлого века предложили свои методы планирования рабочего времени.


Пожалуй, один из самых интересных методов – метод, предложенный А. А. Любищевым, в основе которого лежит хронометраж. Любищев впервые предложил использовать хронометраж, как основу системы управления личным временем. Он ежедневно записывал:

– сколько времени потрачено на основную научную работу,

– сколько времени – на дополнительную,

– сколько времени потеряно и почему.


Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время – без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта – 10 минут. Таким образом, выявлялись резервы личного времени для более оптимального их использования.


Хронометраж в западных системах рассматривается только как сбор данных для дальнейшего планирования, а не как средство для оценки эффективности деятельности и выявления резервов времени.


В рамках западных методологий тайм-менеджмента, которые ориентированы в первую очередь на планирование и контроль, выявить резервы времени бывает довольно сложно.


Поэтому хронометраж, как основа управления временем, дает два важных преимущества перед западными технологиями:

1. хронометраж позволяет повысить личную эффективность, практически не затрачивая усилий

2. хронометраж не требует жесткого планирования, так как западные методологии, отличающиеся чрезмерной порядочностью, довольно часто дают сбои в непредсказуемой обстановке.


Главная задача хронометража – увидеть, на что тратится время, и научиться чувствовать эффективность происходящего.


Методология хронометража заключается в следующем. Записывайте дела и длительность их выполнения при каждом переключении внимания. Оптимальная точность учета – 5-10 минут.


По мере того, как вы выработаете привычку фиксировать свои действия, через несколько дней частота фиксации сократится до одного раза в 1–2 часа. Наиболее простой способ учета времени – фиксация времени начала и окончания любого действия в тайм-шите:[2]2
  Специальный отчет, в котором указывается, сколько времени потратил специалист на ту или иную работу.


[Закрыть]



Второй, несколько сложный способ учета – фиксация времени начала и его продолжительность. К такому методу фиксирования лучше переходить, когда у вас выработалась устойчивая привычка записывать все расходы времени в течение дня:



Сразу следует отметить, что компьютеризация такого процесса несколько осложняет ведение хронометража.


Во-первых, вы привязываете себя к компьютеру, и многие дела, которые будут внесены по памяти, не будут нести той актуальности, если бы вы их зафиксировали сразу.


Во-вторых, специализированные программы более подходят для планирования рабочего дня, а не для фиксации происходящих событий.


Поэтому на самых ранних стадиях хронометража его эффективность при использовании компьютера значительно снижается. Лучше для этих целей пользоваться обычными бумажными носителями: ежедневником, блокнотом и т. д.


Если вы первое время забыли внести в тайм-шит какое-то событие – не стоит расстраиваться и бросать начатое дело. На первом этапе это вполне нормально, просто продолжайте вносить данные с того момента, когда вы об этом вспомнили.


Со временем такие «неучтенные участки» будут сокращаться, а через несколько дней сведутся к нулю.


Метод хронометража позволит вам отследить непродуктивные расходы времени, например, поиск нужного человека, незапланированные и нецелесообразные разговоры и т. д.


Любищев ввел такие понятия как «время-нетто» – сумма длительности всех полезных работ, и «время-брутто» – длительность всего периода учета. Отношение этих двух величин (время-нетто/время-брутто) – ваш личный коэффициент полезного использования времени, а разница между временем «нетто» и «брутто» – количество «отходов времени» за день:



«Время-брутто»: 150 минут

«Время-нетто»: 60 минут

КПД – 40%

«отходы времени» – 90 минут.


Мы видим, что полтора часа ушло впустую, и вместо того, чтобы заниматься более важными делами из категории А (см. предыдущий раздел), мы были заняты решением задач, не имеющих особой важности или значимости.


Конечно, наиболее сильное препятствие хронометражу – это перенасыщенность менеджера информацией, контактами и т. д.


Естественная первая реакция на предложение вести учет своего времени – «Я слишком занят в течение дня, чтобы отвлекаться на такие вещи». На самом же деле вам потребуется не более 15–20 минут в день, чтобы вести такой учет. Главное – помнить о необходимости вести такие записи.


Чтобы повысить свою личную эффективность, достаточно научиться смотреть на свою деятельность «со стороны». Этот принцип верен как для больших, так и для малых масштабов времени. А несколько минут, потраченные на заполнение тайм-шита, позволят посмотреть на свою деятельность другими глазами и высвободят время для того, чтобы подумать, как оптимально спланировать свою работу.

1.3. В чем опасность неумения работать в режиме многозадачности? И к чему это может привести?

Состояние повышенной психологической активности и напряжения, в котором довольно часто находятся современные менеджеры, например, из-за большого объема работы или множества срочных поручений, противоречивых указаний вышестоящего руководства или периодически вспыхивающих конфликтов, принято называть стрессом.[3]3
  Более подробно о том, что такое «стресс», мы поговорим во второй главе книги


[Закрыть]


А эффект нехватки времени в условиях многозадачности офисной работы современного менеджера приводит не только к интеллектуальной перегрузке человека и необходимости работать сверхурочно, но он вызывает и особый вид стресса – стресс нехватки времени.


Суть данного стресса: человек, испытывающий такой стресс, способен выполнять существенно меньший объем работы в имеющееся время, чем в отсутствие стресса. Пожалуй, каждый из нас может вспомнить рабочие ситуации, когда вследствие напряженной работы или перегрузок практически переставал работать. Возникали ощущения: работу выполнить не удастся или не успеем к назначенному сроку. И в результате мы не делали даже того, что можно было успеть.


Постоянные стрессовые нагрузки приводят как к эмоциональному, так и к энергетическому истощению и провоцируют синдром хронической усталости, который впоследствии перерастает в профессиональное выгорание.


Кроме того, находясь в состоянии перенапряжения, велика вероятность принятия неверного решения, которое может повлечь за собой серьезные последствия как для самой компании, так и для сотрудника.


Предлагаем пройти соответствующий тест на степень профессионального выгорания.

Тест. Диагностика профессионального выгорания.[4]4
  Фетискин Н. П., Козлов В. В., Мануйлов Г. М. Социально-психологическая диагностика развития личности и малых групп. – М., 2002. C.360-362


[Закрыть]

(К. Маслач, С. Джексон, в адаптации Н. Е. Водопьяновой)

Инструкция. Ответьте, пожалуйста, как часто вы испытываете чувства, перечисленные ниже в опроснике.

Для этого на бланке для ответов отметьте по каждому пункту вариант ответа:

«никогда» – 0 баллов

«очень редко» -1 балл

«иногда» – 3 балла

«часто» – 4 балла

«очень часто» – 5 балла

«каждый день» – 6 баллов


Опросник

1. Я чувствую себя эмоционально опустошенным.

2. После работы я чувствую себя как выжатый лимон.

3. Утром я чувствую усталость и нежелание идти на работу.

4. Я хорошо понимаю, что чувствуют мои подчиненные и коллеги, и стараюсь учитывать это в интересах дела.

5. Я чувствую, что общаюсь с некоторыми подчиненными и коллегами как с предметами (без теплоты и расположения к ним).

6. После работы на некоторое время хочется уединиться от всех и всего.

7. Я умею находить правильное решение в конфликтных ситуациях, возникающих при общении с коллегами.

8. Я чувствую угнетенность и апатию.

9. Я уверен, что моя работа нужна людям.

10. В последнее-время я стал более черствым по отношению к тем, с кем работаю.

11. Я замечаю, что моя работа ожесточает меня.

12. У меня много планов на будущее, и я верю в их осуществление.

13. Моя работа все больше меня разочаровывает.

14. Мне кажется, что я слишком много работаю.

15. Бывает, что мне действительно безразлично то, что происходит с некоторыми моими подчиненными и коллегами.

16. Мне хочется уединиться и отдохнуть от всего и всех.

17. Я легко могу создать атмосферу доброжелательности и сотрудничества в коллективе.

18. Во время работы я чувствую приятное оживление.

19. Благодаря своей работе я уже сделал в жизни много действительно ценного.

20. Я чувствую равнодушие и потерю интереса ко многому, что радовало меня в моей работе.

21. На работе я спокойно справляюсь с эмоциональными проблемами.

22. В последнее время мне кажется, что коллеги и подчиненные все чаще перекладывают на меня груз своих проблем и обязанностей.

Ниже перечисляются шкалы и соответствующие им пункты теста.

«Эмоциональное истощение[5]5
  Под эмоциональным истощением понимается чувство эмоциональной опустошенности и усталости, вызванное собственной работой


[Закрыть]
» – ответы «да» по пунктам 1, 2, 3, 6, 8, 13, 14, 16, 20 (максимальная сумма баллов – 54).

«Деперсонализация[6]6
  Деперсонализация – циничное отношение к труду и объектам своего труда.


[Закрыть]
» – ответы «да» по пунктам 5, 10, 11, 15, 22 (максимальная сумма баллов – 30).

«Редукция профессиональных или личных достижений»[7]7
  Редукция профессиональных или личных достижений – занижение профессиональных успехов, возникновение чувства собственной некомпетентности в своей профессиональной сфере.


[Закрыть]
– ответы «да» по пунктам 4, 7, 9, 12, 17, 18, 19, 21 (максимальная сумма баллов – 48).

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2