Елена Игнатьева.

Как не «сгореть» на работе, или управление стрессом в условиях многозадачности



скачать книгу бесплатно

Вместо введения

Современный темп жизни, который ускоряется с каждым годом, требует от нас максимальной концентрации, напряжения и внимания. Работая постоянно в режиме многозадачности, ставя на первое место выполнение служебных обязанностей, карьерный рост, мы довольно часто забываем о самом главном – о своем здоровье. Многие из нас работают на износ, подвергая себя интенсивным нагрузкам, а в результате теряют интерес к своему дальнейшему профессиональному развитию, личной жизни и получают одно из самых серьезных заболеваний нашего времени – «синдром хронической усталости» или «синдром профессионального выгорания».


Стресс, стресс, стресс… кругом один стресс. А может, нам это только кажется и все не так страшно?


Для того чтобы воздействие стресса не оказалось разрушительным для нашей жизни, необходимо научиться управлять стрессом, выявлять и устранять его причины, разрабатывать тактику преодоления его последствий. Знать методы профилактики стресса и постстрессового состояния.


Как работать в режиме многозадачности? Как управлять своим временем и верно расставить приоритеты? Как распознать стресс на первых стадиях и не допустить профессионального выгорания? Какие методы наиболее эффективны при борьбе со стрессом и его последствиями? И можно ли научиться использовать энергию стресса с пользой для себя и окружающих?


Эта книга поможет Вам больше узнать о стрессе многозадачной работы, понять его механизмы, освоить приемы и техники профилактики стресса, научиться управлять стрессовыми состояниями и минимизировать их негативные последствия.


Книга в первую очередь адресована тем, кто перестал получать удовольствие от работы и от жизни в целом. Книга будет полезна и интересна топ– и мидл-менеджерам, решающим одновременно большое количество задач и ведущих активную работу с клиентами, специалистам в области управления человеческими ресурсами, организационным консультантам и всем, кто испытывает дефицит стрессоустойчивости в повседневной и профессиональной деятельности.


Автор будет очень признателен всем, кто пришлет свои отзывы и комментарии после прочтения книги на адрес электронной почты elena@ignatyeva.ru


С уважением, Игнатьева Елена

Глава первая. Многозадачность в современном мире и как этого избежать

1.1. Многозадачность как составляющая современного мира

Многозадачность офисного сотрудника в наши дни – это уже вполне нормальное явление. К современному менеджеру зачастую предъявляются такие же требования, как и к хорошему компьютеру: умение выполнять одновременно несколько, иногда разноплановых задач.


Менеджер одновременно должен отвечать на телефонные звонки, отвечать на вопросы коллег, готовить необходимую информацию для руководства, отвечать на письма деловых партнеров, составлять отчеты, доклады и выполнять еще массу, казалось, неотложных дел в соответствии со своими должностными обязанностями.

Довольно часто все эти задачи не связаны между собой и носят разноплановый характер и направленность.


Многие молодые люди полагают, что выполнение одновременно нескольких дел повышает общую производительность труда, не сказываясь на результате их деятельности. Но как показали исследования – это глубокое заблуждение. Сотрудник, который пытается сделать одновременно несколько дел, например, писать письмо и отвечать на телефонный звонок, не способен до конца сосредоточиться ни на одном из них. И как результат такой деятельности – ошибки в ходе работы, плохое настроение, сильная усталость после рабочего дня и нежелание творчески подходить к решению поставленных задач.


Изучая повседневную работу служащих нескольких IT-компаний, профессор Калифорнийского университета Глория Марк сделала следующее заключение: в среднем работник уделяет решению одной задачи не более 11 минут, прежде чем его отвлекут, и он перейдет к другой. Причем и этот 11-минутный интервал разбивается на 3-минутные интервалы, в течение которых работник отвлекается на просмотр и составление электронных писем, телефонный звонок или чтение Интернет-страниц.


Исследованиями ученых Института мозга будущего при Оксфорде доказано: человеку требуется от 15 до 25 минут для того, чтобы вернуться к выполнению прежней задачи, и в результате, как только человека отвлекают от решаемой проблемы, он сразу упускает ее из памяти. А при возвращении к ней в 40 случаях из 100 начинает действовать в другом направлении, что соответственно сказывается на результативности рабочего процесса. По статистике, около 28 % рабочего времени у современного менеджера уходит на восстановление его работоспособности после того, как его отвлекли.


Сейчас довольно распространено сравнение человеческого мозга с компьютерным процессором, но способен ли наш мозг реагировать на многозадачную среду так же бесперебойно, как и процессор?


Часто многие сравнивают человеческий мозг с компьютером и заверяют нас, что компьютер – мощная штука. Но так ли это на самом деле?


Вся информация в компьютере имеет свой единичный код в виде 0 и 1. На самом деле, передаются не цифры, а информация о наличии или отсутствии электрического заряда. Даже если вы набираете текст в Word, то компьютер сам преобразует ваш текст в понятный для него код. Наш мозг работает по такому же принципу, но с той лишь разницей, что через нейроны скорость передачи информации в разы больше. Сами нейроны во время передачи информации могут «заряжаться» как синхронно, так и беспорядочно, что и дает существенный прирост в скорости. Потому данные до нашего мозга поступают гораздо быстрее, чем до процессора.


Вся информация, получаемая из окружающей среды, как у компьютера, так и у мозга хранится в памяти. Конечно, «память» у компьютера в разы больше, чем у человека. Так в компьютере может храниться вся Александрийская библиотека, которая была самой большой в мире. Но у мозга человека есть свои козыри. Как известно, компьютер хранит всю информацию целиком, а мозг только ключевые моменты, по которым он может восстановить нужную информацию.


Раз мы уже заговорили о памяти, можно рассмотреть механизм поиска ответа на запросы. Для компьютера поиск проходит всегда по конкретному адресу, который строго прописан в системе. Мозг же работает по другому принципу – он выделяет ключевые слова и сопоставляет их с теми данными, которые у него уже есть. Этот принцип ничего вам не напоминает? Такой же механизм использован у большинства поисковых систем, таких как Яндекс, Апорт, Гугл, Нигма. Только в отличие от поисковых систем, мозг может «запросить» у любого органа дополнительные данные, чтобы выдать наиболее актуальную и полную информацию. Причем от момента активизации процесса поиска информации в памяти человека до момента воспроизведения воспоминаний в среднем проходит 5,4 сек.


Во время работы компьютера процессор способен выполнять какое-то одно действие с информацией – или её запоминать, или её упорядочивать, или её обрабатывать и т. д. Мозг же способен одновременно выполнять несколько действий да к тому же обеспечивает управление процессами в организме. Все это достигается благодаря 225 миллионам миллиардов нейронов.


Например, что происходит, когда мы берем в руку ручку, лежащую на письменном столе?


Свет, отраженный от ручки, фокусируется в глазу хрусталиком и направляется на сетчатку, где возникает изображение, соответствующее изображению ручки. Это изображение воспринимается соответствующими клетками, от которых сигнал идет в основные чувствительные передающие ядра головного мозга, расположенные в таламусе (зрительном бугре), а именно – в латеральном коленчатом теле.


Здесь активируются многочисленные нейроны, которые реагируют на распределение света и темноты. Аксоны нейронов латерального коленчатого тела идут к первичной зрительной коре, расположенной в затылочной доле больших полушарий.


Импульсы, пришедшие из таламуса в эту часть коры, преобразуются в ней в сложную последовательность разрядов корковых нейронов, одни из которых реагируют на границу между ручкой и столом, другие – на углы в изображении ручки и т. д.


Из первичной зрительной коры информация по аксонам поступает в ассоциативную зрительную кору, где происходит распознавание образов, которое основано на накопленных знаниях о внешних очертаниях предметов.


После этого в коре лобных долей больших полушарий происходит планирование движения, т. е. дается сигнал: «Взять ручку», и эта команда передается мышцам руки и пальцев.


Во время приближения руки к ручке происходит контроль зрительной системой и интерорецепторами, которые передают информацию о положении мышц и суставов в центральную нервную систему. Если мы захотим написать свое имя, потребуется активация другой хранящейся в мозге информации, обеспечивающей это, более сложное движение, а зрительный контроль будет способствовать повышению его точности.


Как становится понятно из вышеописанного, при осуществлении довольно простого действия задействовано несколько областей мозга, а при более сложных процессах, таких как речь, мышление, передвижение и т. д. активируются другие нейронные цепи, охватывающие еще более обширные области человеческого мозга.


Если рассмотреть многозадачность операционной системы, то есть одновременное выполнение нескольких задач (кодов) на одном процессоре в среде Windows, то получается довольно любопытная вещь. При однопроцессорном режиме работы, существует механизм, обеспечивающий переключение процессора между выполняемыми задачами. Такой режим разделения процессорного времени позволяет «одновременно» решать несколько задач за счет быстрого переключения между разными задачами, выполняя в данный момент код только одной задачи. В результате создается иллюзия, что одновременно выполняются несколько кодов задач.


Поэтому ключевым местом в многозадачности является способ составления расписания (планирование), по которому осуществляется переключение между задачами.



Как видно из схемы на рис. 1, по типу планирования задач можно выделить статистические и динамические задачи.


При статистическом (постоянном) планировании расписание составляется заранее, до запуска приложений операционной системы, и система просто выполняет составленное расписание. Например, при включении ПК начинают загружаться компьютерные программы, выставленные в режим «Автозагрузка», необходимые для дальнейшей работы, или работа антивируса.


В случае динамического планирования порядок запуска задач и передачи управления ими определяется непосредственно во время их решения.


В динамическом планировании выделяют два типа работы:

1. планирование с использованием квантов времени – для каждой выполняемой задачи назначается определенной продолжительности квант времени, который может быть фиксированным или переменным. Например, автосохранение документа через каждые 30 минут.

2. планирование с использованием приоритетов – задачам назначаются специфические приоритеты, и переключение задач осуществляется с их учетом. Например, «сохранение документа» более приоритетна, чем «печать документа». И если вы уже послали на печать документ, а потом решили его сохранить, то вследствие этого планирования сначала произойдет сохранение, а затем продолжится печать.


Теперь понятно, почему заявление о том, что компьютер может одновременно решать несколько задач, является несколько иллюзорным. То же самое происходит и с нашим мозгом. Но мозг – более тонкий инструмент, чем любой, даже ультрасовременный компьютер. И если для того, чтобы улучшить скорость выполнения задач, нам достаточно провести обновление ключевых компонентов компьютера на более современные, то человек лишен такой возможности в принципе.


Если и далее проводить аналогию с IT-технологиями, то существует еще один способ повышения производительности – «разгон процессора». Такую операцию со своим мозгом мы проделываем довольно часто, к сожалению, не задумываясь о последствиях.


Мы прибегаем к стимуляции мозговой активности с помощью различных веществ – от наиболее распространенных, и, на первый взгляд, казалось бы, безобидных, как чай, кофе, энергетические напитки (кофеин), шоколад, какао (теобромин), до более мощных медикаментозных препаратов.


Но, как показывает практика, «разогнанному» процессору необходимо более мощное охлаждение, иначе он значительно снижает частоту своей работы или принудительно выключает компьютер. В случае активной стимуляции мозговой работы таким «охлаждающим» средством является более продолжительный отдых. А непрерывное подстёгивание нервной системы различными стимуляторами может привести не только к ее истощению, но и определенной зависимости, в том числе, и медикаментозной.


Третий, пожалуй, наиболее безопасный способ – это использование нового эффективного программного обеспечения, применительно как для ПК, так и для человека. Наиболее простой способ – использование уже готовых решений, наиболее оптимально подходящих для каждого человека.


Это может быть изучение литературы по интересующему вопросу, посещение краткосрочных обучающих курсов, семинаров, тренингов, общение с коллегами или друзьями и т. д. Но стоит учитывать, что любое такое «программное обеспечение» следует настроить именно под себя и научиться им рационально пользоваться.

1.2. Можно ли избежать многозадачности в работе?

Безусловно, можно! И не только можно, но и нужно! Выше мы уже говорили о том, что одновременное решение задач в операционных системах – это некая иллюзия, и что операционная система работает по вполне структурированному алгоритму: расставляя приоритеты и планируя время выполнения поставленных задач. Если это умеет машина, то почему не научиться этому и человеку?


И первое, чему следует научиться, – это расставлять приоритеты для принятия решений. Основная проблема любого менеджера – попытка выполнить сразу большой объем работ.


На практике же получается совсем другое: в первую очередь силы уходят на решение отдельных, часто неважных и несущественных дел, а важные вопросы откладываются на потом, и в последствии решаются в авральном режиме и не всегда правильно.


Если человек не умеет грамотно расставлять приоритеты, то он в течение дня хватается то за одно дело, то за другое. В результате у него катастрофически не хватает времени, и довольно часто самое главное дело остается несделанным.


Поэтому менеджерам следует научиться решать во время рабочего дня множество разноплановых вопросов, но при этом в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное решение поставленных задач в соответствии с их очередностью поможет:

– работать только с действительно важными и неотложными задачами избежать многозадачности и сконцентрироваться на выполнении только одной задачи

– соблюдать сроки выполнения заданий

– исключить дела, которые можно передать другим сотрудникам

– правильно распределить свое рабочее время и производственную нагрузку

– получить большее удовлетворение от результатов работы в частности и от всего рабочего дня в целом

– избежать стрессовых ситуаций и перегрузок

1.2.1. Как расставить приоритеты?

Для начала давайте все же определим, что такое приоритет?


Приоритет [priority] – первенство по значимости или по времени в осуществлении какого-либо действия, предоставление преимуществ некоторым решениям по отношению к другим. Приоритеты в ряде случаев выступают основанием для операции упорядочения объектов или деятельности.


Расстановка приоритетов – это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь, чтобы достигнуть максимального эффекта от своей деятельности.


Теперь, когда с этими понятиями все стало понятно, давайте попробуем выполнить следующее задание. Для выполнения этого задания вам понадобится 10 минут свободного времени, небольшой блок стикеров (самоклеющиеся листочки) и большой лист формата А1 (хотя можно использовать и поверхность рабочего стола)


Для начала разделите лист бумаги на две равные половины: в верхней части листа у нас будут находиться «срочные» дела, в нижней – «менее срочные».


Затем напишите все производственные дела, которые вам необходимо выполнить в течение рабочей недели. Каждую новую задачу, даже самую мелкую и незначительную, запишите на отдельном стикере.


Постарайтесь, чтобы таких задач у вас было не менее 25–30, так вы полнее представите весь объем своей работы.


Теперь начинайте их приклеивать на лист бумаги в соответствии с обозначенными критериями, то к верхней части, то к нижней. У вас должно получиться нечто подобное:



После того, как вы наклеили все ваши стикеры с производственными задачами, добавьте еще один признак структурирования задач. Для этого разделите ваш лист вертикальной чертой пополам.


С левой стороны пускай останутся дела, выполнение которых требует непосредственного вашего участия, а справа – дела и задачи, которые вы можете перепоручить своим починенным, или решение которых требует взаимодействия с другими людьми. Тогда ваша таблица будет выглядеть следующим образом:



Такой метод является наиболее простым, но довольно эффективным в условиях необходимости быстрого принятия решений относительно того, какой именно задаче отдать предпочтение. Этот метод называется Матрица Эйзенхауэра или квадранты Кови.


В более общем виде матрицу Эйзенхауэра можно представить в следующем виде:



Самое главное следует запомнить, что «важное» довольно сильно отличается от «срочного».


«Важное» приближает намеченную цель, но при этом оно необязательно является «срочным». А вот «срочное», наоборот, требует вашего непосредственного внимания и участия.


Но обратите внимание на то, что «важное» стоит перед «срочное» – это означает, что необязательно выполнять все в спешке, поскольку здесь таится опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и, самое главное, – необязательным.


Еще один метод, который используется при расстановке приоритетов – это метод с помощью АВС-анализа.


Суть данного метода заключается в следующем: с помощью литер А, В, С задачи распределяются на три группы, в соответствии с их значимостью:

А – важнейшие

В – важные

С – несущественные (менее важные)


АВС-анализ основывается на трех закономерностях:

– важнейшие задачи составляют примерно 15 % всего количества дел, и вклад этих задач для достижения целей составляет около 65%

– важные задачи составляют около 20 % общего числа дел, а их значимость также составляет 20%

– менее важные дела составляют приблизительно 65 % со значимостью всего лишь 15%



Как явствует из названия, важнейшими или первоочередными являются задачи, нетерпящие отлагательства – их просто жизненно важно решить, а иначе крах! Второстепенными или важными являются задачи, которые желательно сделать как можно быстрее, но не произойдет ничего страшного, если эти дела будут отложены на день или два.


Главное, не затягивать с их решением, иначе они перейдут в категорию жизненно важных. И последняя категория задач – малозначительные (менее важные) задачи представляют собой задачи, которые надо когда-нибудь решить (оптимально, конечно, если сегодня), но сроки не поджимают, и если сегодня не останется на них времени, то можно их отложить и на завтра, и на послезавтра или вообще на другую неделю, или месяц.


Чтобы понять, как работает АВС-анализ, давайте выполним следующее упражнение.


Составим таблицу, где предусмотрены два специальных столбца: для обозначения приоритетов задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы заполняются в ходе работы и обязательно проверяются в конце рабочего дня. Теперь в произвольном порядке записываем в таблицу свои производственные задачи.


Чтобы не путать приоритет задачи с ее порядковым номером, мы будем обозначать приоритетность как А, В, С.



Столбец «статус» служит для того, чтобы было наглядно видно, что происходит с каждой задачей: выполнена ли она, отменена или отложена.


Завершенные дела рекомендуется отмечать знаком «(галочкой), отмененные – знаком «х» (крестик) и желательно вписывать причину, по которой эта задача была отменена.


Для перенесенных или отложенных дел рекомендуется использовать знак «?» (стрелка) и проставляется дата, когда должна быть выполнена работа.


Такая система помогает более эффективно планировать свою работу и расставлять соответствующие приоритеты.



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2

Поделиться ссылкой на выделенное