Анна Гусс.

Резюме помощника руководителя



скачать книгу бесплатно

© Анна Гусс, 2017


ISBN 978-5-4485-5603-6

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Когда-то за 12 000 рублей я работала по 12—13 часов в день: объем работы можно было разделить между тремя ассистентами, но на тот момент мой опыт и знания не позволяли претендовать на высокую оплату, которая по хорошему счету была в десятки раз выше.

Приезжим сложнее, особенно если нет хорошего опыта, свободного владения иностранными языками, образования МГУ и т.д., так что столичным повезло: больше шансов найти зарплату за сотню без всех тех опций, которые необходимы нам, жителям регионов.

За последние 6 месяцев это было 40-е собеседование. Job offer-ы от трех компаний приходили на мой email, но интуиция подсказывала, что нужно продолжать поиск. Это был 2011 год. Москва. Февраль.

Искать работу, ходить на собеседование, хантить вакансии – тоже работа, требующая полной отдачи, времени и нервов. С каждым новым собеседованием пропадает нервоз, яснее излагаются мысли, а также начинаешь понимать, как правильно отвечать на каверзные вопросы hr-щику. Помню, на собеседовании меня пристально оценивали взглядом, потому что на должность «ассистент руководителя» приглашали не менее 10-ти человек.

Вообще конкуренция на эту должность намного выше, чем, например, на инженера или программиста. Каждое собеседование: все эти этапы, маршруты, ожидания – вызывало панику и грусть, хотя мало кто считает поиск работы увлекательным времяпрепровождением.

– Интересно, почему вы решили освоить профессию «персонального ассистента»? – спросил один из менеджеров по подбору персонала в одной достаточно известной рекрутинговой компании. – От какой суммы отталкиваетесь: «Gross» или «Net»?

Согласитесь, ведь в 70% случаев ответом будут ДЕНЬГИ (но об этом вслух никто не говорит). Скорее выберут «возможность поработать и научиться основным навыкам у руководителей высокого статуса, чему-то научится и применить свои навыки и знания в этой компании». Ложь.

Я решила поделится с вами своим опытом, знаниями, информацией, а также тонкими нюансам, чтобы начинающим ассистентам было легче справляться с непонятными моментами в работе, а возможно и бывалому помощнику мои наводки помогут в работе.

Персональный ассистент, помощник руководителя, personal assistant и даже секретарь (хотя я считаю, что эта должность исчерпала себя после распада СССР) на сегодняшний день вполне приличная профессия с хорошим окладом и всеми соответствующими бонусами. На мой взгляд, это идеальный start up в карьере для выпускницы университета, но не каждая желает начинать с нуля, что вполне нормально. Встав на путь ПА (personal assistant), ты получаешь неплохие деньги, и сойти сложно с этой должности спустя год или два. Хотя года вполне достаточно, чтобы перейти в тот отдел, где будет реальная перспектива работать по специальности.

Отсюда вытекает противоречие: вроде окончила хороший ВУЗ, и специальность по диплому перспективная, но, ой, как не хочется молодой, красивой и амбициозной девушке работать в склочном бабском коллективе, слушая сплетни и участвуя в интригах.

При другом раскладе тебя просто не берут по специальности из-за отсутствия опыта и навыков, которые требуют работодатели.

Примерно 30 компаний закрыли перед моим лицом дверь, т.к. моя специальность «инженера-эколога» была не актуальна без опыта работы. Странная особенность наших компаний: не брать без опыта. Не понимаю: откуда взять опыт, если ты только окончил университет и готов получать тот самый опыт. На тот период выходом для меня стала работа ПА. Да, он был не легким, но интересным по-своему и перспективным, где я видела результат.

Многие требования на должность помощника руководителя на сайтах поиска работы поверхностны. По какому принципу руководитель подбирает себе помощника: с расчетом на дальнейшую перспективу или для временного замещения; как понять: подходишь ли ты по своим характеристикам и опыту на должность ассистента; и как определить: сработаешься ли с потенциальным шефом, или же это будет временное помешательство и разочарование?

Америка и Европа привнесли свежесть в скучную работу секретаря, так мало того еще и фильм выпустили, показав всем нашим руководителям, какой должен быть персональный ассистент, забыв учесть маленький нюанс – размер заработной оплаты, условия и привилегии, которыми пользуются тамошние ассистенты. Этот красивый фильм показывает, как сложно работать с капризным и педантичным руководителем, при этом сам ассистент на фоне всего фильма выглядит несколько глупо, что по сути не совпадает с реальностью.

Если бы ассистенты были такими, то на эту должность не было бы такого спроса, и им не платили бы достойных денег, а также не подпускали к святая святых – семье и решению личных вопросов.

Зато запад вдохнул в эту должность нотки драйва, стресса, ответственности и реакцию в виде периодически дергающегося глаза, отсутствия аппетита, которое может и идет на пользу худеющим, при этом нанося непоправимый вред нервной системе.

Вы только вспомните: каким был секретарь раньше? Далеко за примером ходить не нужно: помните Верочку из «Служебного романа», как она в течение всего рабочего дня болтала по телефону, обсуждала новые сапоги и все, кто хотел попасть к ее руководителю, должны были принести «дань» в виде шоколада, духов и всего того, что любит Верочка? Об этом, конечно, сейчас даже мечтать ненормально, потому как сегодня даже у секретаря огромный перечень обязанностей, особенно если штат компании больше 50 человек, а у персонального ассистента тем более ни минуты покоя и отдыха даже на выходных. Чего только стоят вечные телефонные звонки, ведь их в 100 раз больше, и они гораздо дольше, они по делу и просто так. Все то, что связано с руководителем и его просьбами в выходные дни и праздники – ты и телефон навеки вместе, пока руководитель не разлучит вас! Аминь. Об этом мы мечтали, покидая стены гранитного здания с теориями и практиками, экзаменами и зачетами? Пожалуй, этот вопрос оставлю без ответа, потому как каждая из нас решает сама: на какой путь ступить и куда двигаться дальше.

Вытрем скупую слезу и перейдем к основным пунктам, чтобы сложить картинку из всех составляющих информационных ресурсов интернета. Начнем с самого неромантичного момента, от которого зависит попадание в хорошую компанию – поиск.

Самое главное – это грамотно составленное резюме и размещение его на сайтах работы. Помимо этого, необходимо также самой искать вакансии на позицию в международных, российских, энергетических, банковских, IT и любых других компаниях, где требуется ассистент. Их требования всегда высокие, и необходимо соответствовать и подходить на 100% или даже больше. Про з/п я промолчу, т.к. на данной позиции можно зарабатывать от 10 000 до 200 000 рублей, если сумеешь стать лучшей и незаменимой. Мой опыт, а также опыт моих коллег-ассистентов из других компаний (отдельное им спасибо!), я считаю, был показательным и поучительным. А после проведенного опроса руководителей: какого ассистента они хотят видеть – у меня сложилась модель и характеристика «дорогого», незаменимого, ассистента, того за которого заплатят, не обидят и вряд ли захотят расстаться, потому как ассистент для руководителя – это решение важных вопросов, занимающих определенное время. А самое интересное: ассистент как коньяк с каждым проработанным годом становится дороже, главное не прокиснуть и заручиться репутацией.

Поиск компаний, хождение по собеседованиям – это работа, причем неоплачиваемая и сложная. Нужно быть максимально собранной, уверенной и внимательной, потому как ваша внимательность даст вам понять: хотите ли вы работать в данной компании или же атмосфера вас будет угнетать и разочаровывать.

Скажу одно: сегодня ПА – это незаменимый гаджет! Но запомни: гаджет с нужными функциями и опциями, а не шариковая ручка. Требования всегда выше ожиданий: принимая на работу ассистента, компания в первую очередь заботится о руководителе, чтобы он остался доволен. Вы должны быть его верным оруженосцем, мамочкой, психологом, солдатом и усмирителем ненужных лиц, а еще медсестрой и стилистом, а также супермощным компьютером, а возможно и будущей женой (как говориться, с чем черт не шутит). Потому что ты приходишь на самый верх пирамиды в отличие от других, и тебе работать со всеми партнерами, с которыми контактирует твой руководитель, с их ассистентами, с лицами из высшего общества, и, конечно же, с родственниками – этого не избежать! Если ты научишься соответствовать всем этим качествам, то, поверь мне, цены тебе не сложить, и даже сможешь понять, как работают люди, строящее огромные корпорации, и такое тоже бывает. Далее идет либо повышение, либо выход на заслуженный отдых с последующим открытием своего бизнеса, ведь становится проще понять: как правильно вложить деньги и куда именно; где риск оправдывает средства, а где гореть тебе в проблемах, т.к. твой руководитель – это идеальный пример того, как зарабатываются деньги, причем немаленькие.

В моем случае, данный опыт помог воплотить мою мечту в реальность, создать механизм, который облегчает жизнь активно работящим и часто путешествующим людям. Проведя небольшое исследование, я выявила удивительную особенность, которая помогает в быстром ритме мегаполисов выбирать нужные места для отдыха и досуга. Отслеживайте информацию на моем сайте.

Резюме

Помощник руководителя

Ожидаемый уровень заработной платы: 100.000 рублей


Личные сведения

Дата рождения: ** августа 19** г.

Адрес прописки: г. Москва.

Телефоны, e-mail: 8—916-***-**-** email@email.com


Трудовая деятельность

ОАО «Образец»

Помощник руководителя (месяц. год-месяц. год)

• организация, координация встреч и приемов с иностранными партнерами;

• организация частных перелетов (бизнес-авиация);

• ведение личных дел и проектов руководителя;

• информационная поддержка, сопровождение на этапе сделок, проектов, организация коммуникаций клиентов внутри компании (сбор и подготовка всех необходимых документов, предварительно согласованных юристами);

• организация и участие в переговорах, семинарах, презентациях (ведение протокола и повестки совещаний);

• выполнение письменных и устных переводов (корреспонденции, документации, пресс-релизов);

• travel поддержка, оформление виз, бронирование гостиниц, организация трансфера;

• работа в системе электронного делопроизводства (регистрация, сканирование и размещение документов структурного подразделения в системе общего доступа);

• подготовка аналитических справок, финансовая отчётность (авансовый отчет);

• взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании (7 подразделений);

• контроль исполнения поручений руководителя;

• поддержка семьи по всем вопросам (домашний персонал, частные школы, медицинские центры и т.д.);

• выполнение личных поручений руководителя (дизайн и обустройство квартиры, поиск подрядчиков, организация тендера на дизайн-проект загородного дома, организация приемов, фуршетов, семейных торжеств и т.д.).

Образование

Российский Государственный Технический Университет ****-****г.г.

Специальность —

Квалификация —

Государственный Экономический Университет ****-****г.г. (заочно-сокращенно)

Специальность —

Квалификация —

Linguistic school Link, Pilot. Переводчик

Дополнительная информация

• опытный пользователь ПК (MS Office, Internet, Auto Cad, Access, DHL, UPS, Outlook, Lotus);

• английский язык (знание языка – разговорный, свободный. Уровень: ADVANCED);

• внештатная работа переводчиком английского языка.

О себе

Я – ответственный и коммуникабельный человек с аналитическим складом ума, который может оперативно принимать решения как в обычных, так и в стрессовых условиях. В работе для меня важны: доверие со стороны коллег и руководства, возможность самореализации при принятии решений, наличие сложных задач и профессиональной самоотдачи. Стремлюсь к постижению новых граней собственных возможностей в личностном плане и в выбранной профессии. Считаю своим преимуществом умение подстраиваться под сложившиеся обстоятельства для достижения максимально возможного результата. Мобильна.

На данном примере хочу обратить ваше внимание на то, насколько важно четко описать ваш функционал. Размытые фразы по типу «организация рабочих процессов», «тайм-менеджмент» и т. д. не дают полного понимания того, чем именно вы занимались. Грамотно составленное резюме привлечет больше внимания к вашему профилю.

Глава 1. Собеседование

Обычно обязанности помощника руководителя стандартны. Напишу о тех компаниях, в которых я имела возможность поработать ассистентом, и тех компаниях, в которых мне посчастливилось просто побывать, а также об удачных, неудачных и курьезных собеседованиях. Да возненавидят меня hr-щики, но за 2 года я прошла порядка 60-ти собеседований, что в свою очередь дало мне понимание методов отбора кандидатов.

Понедельник. Утро. Пришел отклик с приглашением на собеседование в компанию. Позвонили сутра. Задав пару стандартных вопросов об актуальности предложения позиции ПА, меня пригласили на собеседование в этот же день, что говорит о срочности данной позиции, а может даже и о моем грамотно составленном резюме, что немаловажно.

На мой взгляд, собеседование – это самое интересное в поиске работы, ведь ты приходишь извне к людям, которые живут своей корпоративной культурой и своими ценностями. Первое впечатление о вас складывается по первой встрече, второго шанса не дано. Встречают по одежке – это правда! Потому тщательно готовилась, и вам советую: готовьтесь заранее. Ваше резюме, краткий диалог о себе и опыте, о своих достижениях и ваш ответ на вопрос «Почему ушла с прошлого места работы?». Заранее продумывала свой внешний look: он очень важен. Поверьте, по тому насколько хорошо вы одеты, можно сразу понять, где вы работали и сколько получали; но главное не допускать излишеств – это отпугивает hr-щиков, а ведь именно они будут оценивать вас по всем параметрам.

У hr-службы задание: найти. Именно поэтому они особо не горят желанием слушать о том, как ты подносила чай, кофе; о способностях вливаться в коллектив; о том, что была в контрах со своими коллегами; о случаях, когда к тебе приставали, клеили, а может даже и сам руководитель посягнул на твое личное пространство – это все в сторону! Главное – твои ТАЛАНТЫ! Но и ты должна оценить уровень компании, чтобы не жалеть потом.

Приходя на собеседование в компанию, я внимательно изучала офис, ресепшн и то как одеты сотрудники, «запах офиса». Иногда он пахнет дорогим кофе или парфюмом, иногда – пирожками из столовой, порою – стройкой и даже канализацией, благодаря этому сразу становится понятно, какого уровня компания.

Если все сотрудники носят костюмы, то и тебе предстоит быть в рамках дресс-кода.

После того, как меня встречали и провожали в комнату ожидания, начинался нервоз и волнение, 30 минут ожидания прихода менеджера HR. Когда ожидание превышает 20 мин – я считаю это невежливо, потому как уважение к соискателям необходимо проявлять. Хотя один раз я прождала 2,5 часа.

В моей голове краткий план характеристики опыта работы, достижений и навыков. Запомните: чем более структурировано вы опишите свой опыт, образование, навыки и умения, тем больше шансов понравиться. В случае если вам не дано быть логиком – напишите всё на листке заранее, это действительно помогает.

HR-щики любят «ушами», а также они обожают практиковать стрессовые собеседования, которым научились от старших коллег или вычитали в зарубежных книгах и теперь практикуют по полной программе, показывая свою компетентность и профессионализм, что в итоге не выявляет достойного кандидата… Они помнят все из сказанного вами ранее, потому не стоит преувеличивать свои возможности или наоборот принижать, не позволяйте заводить себя в тупик.

И самое главное: каждое жесткое собеседование должно, даже нет, обязано заканчиваться положительными моментами. Поэтому после стрессовых вопросов, тестов и общения с руководителем hr-службы или же с руководителем компании, они просто обязаны рассказать о преимуществах работы с ними: почему им важно найти ассистента с таким жестким отбором, и что компания готова сделать для вас, если вы та, которую они так долго искали! Если после стрессового собеседования, где вас разобрали на составляющие и ввели в состояние легкой депрессии, вас не поблагодарили и не рассказали о положительных перспективах работы с ними – бегите! Бегите пока не поздно! Это компания, которой не нужен грамотный специалист, потому как они относятся к вам как к машине. И как только вы совершите незначительную оплошность, вас живо пнут под зад, придумав нелепую причину.


Как рассказать о себе, в деталях, но при этом сжато и понятно?

Вариант первый: у Вас был опыт работы ассистентом. Окончила Гуманитарный университет по специальности «Реклама», прошла курсы менеджмента, делопроизводства и переводчика. Не надо рассказывать обо всех ваших подработках или местах, где вы работали, только последние два-три места. Опишите свои обязанности, если вы работали в компании на start up, то обязательно это упомяните. Важны все детали: как вы внедряли определенные механизмы в документообороте; о взаимодействии с курьерскими, переводческими и визовыми службами; а также, возможно, об обустройстве офиса. Расскажите о важности расставления приоритетов, о тайм-менеджменте, о том, как вы взаимодействовали с руководителем. Даже если ваш руководитель был деспотом, тираном и неадекватным человеком – ни в коем случае не упоминайте об этом! Данная информация составит впечатление, что вы – сплетница и непрофессионал. Ни в коем случае не говорите о том, как вы тайно, всем сердцем и душой ненавидели супругу или девушку вашего прошлого руководителя или о проблемных детях, потому как придется иметь дело с родственниками и на новом месте также. Лучше сказать, что вы работали с руководителем и членами его семьи – ВСЁ! Больше не нужно информации! Если спросят о подробностях и деталях, то ответ: «Не имею права разглашать данную информацию».

Вариант второй: у вас не было опыта. Начните сначала о своем образовании или о том, с каким интересом относились к делопроизводству, этикету, изучению иностранных языков. Обязательно расскажите, как участвовали в конференциях и отслеживали все возможные конкурсы. Будучи старостой, покажите на своём примере вашу ответственность и умение все подготавливать точно в срок. Скажите, что хотите использовать свои навыки организатора и ответственного сотрудника в компании, где это действительно нужно.

Изучите деятельность компании, в которую вы идете на собеседование: всем интересно слушать о себе, тем более из уст соискателя. Выудите в интернете максимум информации и объясните, что работа в данной компании для вас интересна в первую очередь потому, что она стабильная, способствует развитию, несет в перспективе массу достижений, которые можно найти на их сайте или в СМИ. И хоть у вас нет опыта, вы готовы приложить максимум усилий и возможностей, чтобы соответствовать их требованиям. Поверьте: такие слова имеют большую значимость, чем опыт «ленивого» ассистента.

Во время собеседования не ерзайте, не трогайте нос, рот, лицо – это будет говорить о вашей неуверенности, поэтому старайтесь расслабиться, хотя понимаю, что это не домашний диван, но хотя бы постарайтесь. По сути, HR менеджер – это такой же человек, как и вы, и это не кастинг на должность президента галактики. Будьте улыбчивы и лучезарны, представьте, что это – ваша давняя знакомая, и вы перед ней хвастаетесь, я уверена, вы бы это сделали блестяще! Сделайте комплимент hr-менеджеру о красоте офиса, если он таковым является или о близком местоположении к метро, это снимет напряжение между вами.

Что касается одежды, то тут лучше придерживаться business style: белая хорошо посаженная рубашка или блузка без декольте, рюшечек, бантиков и ненужных элементов декора – классика жанра, идеальное решение, внизу брюки или юбка карандаш, желательно темных или приглушенных оттенков. Вы лучше знаете свое тело, потому скрывайте все несовершенное и покажите свою статность. Пиджак или кардиган тоже будет уместен, у меня было платье-футляр строгое и черное, которое всегда выигрышно смотрелось и производило впечатление. Но вы должны найти «свое», однако лучше не экспериментировать. Обувь должна быть удобной, элегантной, наиболее уместны туфли. Волосы собраны либо в хвост, либо в косу – смотрите, что вам больше всего идет, но самое главное – чистые волосы, прокрашенные корни, никаких отросших, грязных корней! Ногти – маникюр, лицо – нейтральный макияж, блеск на губах или матовая помада. Не нервируйте сотрудников раньше времени, особенно если там работают дамы бальзаковского возраста.

Более или менее стало понятно, теперь перейдем к собеседованию с самим руководителем. Это, как говорится, «вершина пирамиды», тут можно опростоволоситься, даже если вы прошли 3 этапа собеседования и потратили месяц – не факт, что вы понравитесь руководителю. Почему-то именно в день знакомства они раздраженные, невыспавшиеся, голодные или болеющие, тоже люди можно понять. Как поступала я: во-первых, старалась прощупать точку «покоя» у руководителя, эпитет я, конечно, подобрала высокопарный, но зато это всегда работало! Руководитель, он же – царь, он же – султан, он же – гений и самый главный среди всех, благодаря ему появилась вакансия, на которую ты пришла и не только твоя вакансия. Его обычно боятся, любят, тайно ненавидят или презирают, считают странным, гениальным или даже сумасшедшим, НО! благодаря ему все вокруг имеют работу, хлеб и возможность проявить себя. Потому для всех сотрудников он – царь и бог! Тогда сразу возникнет противоречие для тебя, пока ты на собеседование, можно понять: сможешь ли ты быть верной слугой и солдатом для него, принять его со всеми недостатками, родственниками и проблемами? Это важно, иначе потом будешь страдать ТЫ!



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2