Анжелика Шепелева.

Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве



скачать книгу бесплатно

Еще одно распространенное заблуждение – если вы работаете у индивидуального предпринимателя, то он и должен заполнять трудовые книжки. Нет. Согласно ст. 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели не имеют права делать записи в трудовых книжках своих работников. Для подтверждения стажа работы у индивидуального предпринимателя необходимо заключить с работником трудовой договор и зарегистрировать его в органе местного самоуправления.

С недавних пор на кадровых работников возложена обязанность сдавать в Пенсионный фонд отчет о работниках и их общем стаже. Здесь зачастую возникает вопрос: как можно подтвердить стаж при отсутствии трудовой книжки?

Как известно, трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы для назначения государственной пенсии. Что следует делать в том случае, если по каким-то причинам трудовая книжка не сохранилась, либо периоды работы, записанные в трудовой книжке, оформлены ненадлежащим образом и они не учитываются при назначении пенсии, либо документы о работе вообще не сохранились?

Ситуаций, связанных с подтверждением стажа иным порядком, множество. Рассмотрим некоторые из них, чаще всего встречающиеся в практической деятельности.

При отсутствии трудовой книжки, согласно ст. 62 ТК РФ, могут быть приняты во внимание:

1) справки;

2) выписки из приказов;

3) лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;

4) удостоверения;

5) характеристики;

6) письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении;

7) трудовые, послужные и формулярные списки;

8) членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов;

9) иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Справки о периодах работы должны быть подписаны уполномоченными лицами, заверены печатью организации, иметь основание для их выдачи.

П. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках» предусматривает, что когда и перечисленных документов не оказывается в наличии, то доказательством трудового стажа могут быть:

1) расчетные книжки;

2) членские билеты профсоюзов;

3) учетные карточки члена профсоюза.

При этом следует иметь в виду, что расчетные книжки могут подтверждать периоды работы только за то время, за которое есть отметки о выплате заработной платы, а членские билеты профсоюзов либо учетные карточки члена профсоюза – за время, за которое есть отметки об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии.

Пример

Необходимо подтвердить периоды работы с 1972 по 1973 гг. Для подтверждения стажа представлен профсоюзный билет с отметками об уплате взносов. При анализе представленного документа выяснилось, что фактическая уплата взносов осуществлялась лишь в течении 6-и месяцев (в этих месяцах наклеены марки, имеется печать организации), в других месяцах указанных лет таких отметок нет.

Следовательно, зачету в стаж подлежат лишь подтвержденные шесть месяцев.

На практике нередки случаи, когда документы о стаже работы за тот или иной период не сохранились в силу различных причин. В таких случаях можно воспользоваться подтверждением стажа работы, воспользовавшись свидетельскими показаниями.

Каковы условия подтверждения стажа работы по свидетельским показаниям? Важным моментом здесь является причина несохранности архива. От этого зависит порядок подтверждения стажа.

В тех случаях, когда документы об имеющемся стаже отсутствуют и нет возможности получить их в связи с военными действиями, стихийными бедствиями (пожаром, наводнением, землетрясением и др.), авариями, катастрофами или другими чрезвычайными ситуациями, стаж работы устанавливается на основании показаний двух и более свидетелей, знающих заявителя по совместной работе в одной организации или одной системе. Стаж работы в таком случае учитывается полностью, без каких-либо ограничений.

Пример

По указанию заявителя необходимо подтвердить стаж работы в колхозе с 1948 по 1960 гг. Документов о стаже не сохранилось в связи с наводнением. Заявитель указывает двух свидетелей. Свидетелей опрашивают специалисты государственных органов, осуществляющих пенсионное обеспечение. Оба свидетеля подтвердили факт совместной работы с заявителем в колхозе с 1948 по 1960 гг. В стаж будет засчитан период работы в колхозе продолжительностью 12 лет.

По свидетельским показаниям стаж может быть подтвержден также при полной ликвидации предприятия.

Продолжительность трудового стажа, установленная на основании свидетельских показаний, в этих случаях не должна превышать половины стажа, требуемого для назначения пенсии.

Для назначения государственной пенсии по старости женщине необходимо иметь 20 лет общего стажа, следовательно, по свидетельским показаниям в стаж может быть засчитано не более 10 лет.

В стаж работы для назначения государственной пенсии, кроме работы в качестве рабочего, служащего, включаются иные периоды деятельности.

Время ухода за ребенком устанавливается по документам, удостоверяющим рождение ребенка на основании свидетельства о рождении, достижение ребенком трехлетнего возраста – на основании выписок из паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о смерти, справок жилищных органов и другим документам.

При обращении за назначением пенсии заявительница сообщила, что с 1981 по 1984 гг. она не работала, а ухаживала за малолетним ребенком (родился 25 декабря 1980 г.). В подтверждение ухода за ребенком была представлена выписка из паспорта ее дочери. С учетом представленного документа в трудовой стаж был засчитан период ухода с 1981 по 1983 гг.

Для многих женщин – жен военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, актуален вопрос, как подтвердить периоды их проживания вместе с мужьями в местностях, где они не могли трудиться по специальности в связи с отсутствием возможности трудоустройства. Это касается и мужчин, если его жена является военнослужащей.

Период проживания подтверждается справками утвержденной формы, выдаваемыми командирами (начальниками) вышестоящих воинских частей, учреждений, военно-учебных (учебных) заведений, предприятий и организаций, в порядке, определяемом Минобороны России.

В том случае, если военнослужащие уволены с действительной военной службы до 1 января 1990 г., вышеуказанные периоды проживания подтверждаются справками, выдаваемыми военными комиссариатами.

Время обучения в высших, средних специальных и профессионально-технических учебных заведениях, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре, в школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и переквалификации подтверждается дипломами, свидетельствами, удостоверениями, а также справками или иными документами, выданными на основании архивных данных и содержащими сведения о периодах учебы.

Если в документах отсутствуют такие сведения, то доказательством подтверждения времени учебы могут служить справки о продолжительности обучения в данном учебном заведении в соответствующие годы с указанием на имевшее место окончание полного учебного периода или отдельных его этапов.

В соответствии с действующим законодательством (п.4 ч.1 ст.11 федерального закона РФ от 17.12.01 № 173-ФЗ) в стаж работы для назначения пенсии засчитываются периоды, в течение которых безработный получал пособие по безработице, участвовал в оплачиваемых общественных работах, осуществлял переезд по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

Указанные периоды подтверждаются справками, выданными органами государственной службы занятости.

Итак, заполнять трудовые книжки нужно строго по правилам, утвержденным Правительством РФ. Малейшую неточность (например, вместо слова «приказ» в книжке указано «пр.») инспектора вправе классифицировать как нарушение законодательства о труде и об охране труда. Соответственно, будет штраф. Оспорить его вы не сможете. Другое дело, что не все трудовые инспектора ярые формалисты… К мелким недостаткам обычно они относятся снисходительно. Как видите, все зависит от инспектора, который придет с проверкой.

1.4. Штатное расписание: составляем грамотно

В работе кадрового специалиста большое место занимает оформление документов, отражающих жизнь организации. Одним из таких документов, требующих к себе самого серьезного отношения и вызывающих подчас немало вопросов, является штатное расписание.

Штатное расписание – это документ, в котором закрепляются структура и штатная численность предприятия. Оно выполняет множество функций:

1) обобщает информацию о количестве работников и заработной плате;

2) определяет число вакансий, на основании которых кадровики подбирают необходимых работников;

3) определяет место структурных подразделений в жизнедеятельности организации, порядок подчинения должностных лиц, закрепляет количество штатных единиц по каждой из должностей;

4) позволяет планировать потребности в персонале, проводить оптимизацию персонала, определять уровень компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

5) фиксирует месячный фонд заработной платы и его распределение между работниками.

Штатное расписание составляется на каждый год. Даже если никаких изменений по сравнению с прошлым годом в структуре и штате вашего предприятия не произошло, вам все равно предстоит переутвердить и ввести в действие штатное расписание на новый производственный год. Если в течение года произошли какие-либо кадровые перестановки, они также должны быть зафиксированы новым штатным расписанием.

Однако при его составлении часто возникают проблемы. Давайте попытаемся решить их вместе.

Существуют определенные распространенные заблуждения кадровых работников. Заблуждение первое – штатное расписание является чисто формальным документом, трудовое законодательство не требует его составления, следовательно, можно легко обойтись и без него.

Это, несомненно, так, однако есть веские аргументы в его пользу:

1) ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативных правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. Оно в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат). Таким образом, налоговые органы при проверке вполне могут попросить организацию показать штатное расписание;

2) составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых компании, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации.

Заблуждение второе – если организация небольшая (не более 10 человек) и нет никаких структурных подразделений, то штатное расписание не нужно.

В принципе, с этим не поспоришь. Если речь идет о совсем маленьком предприятии, то нет острой необходимости составлять штатное расписание. В таких организациях директор сам дает сотрудникам задание, следит за тем, как они работают, проверяет исполнение и т. п. Трудовые обязанности работников там могут часто варьироваться, поэтому их изменения проще отразить в трудовом договоре и других локальных документах. Аргументами в пользу штатного расписания здесь будут:

1) штатное расписание фиксирует не только структурное подразделение, но и оклад работников, и бухгалтеру-расчетчику иметь его намного удобнее – в этом случае штатное расписание можно составить, оставив незаполненной графу «Структурное подразделение»;

2) любая, даже самая маленькая фирма мечтает стать крупным холдингом, поэтому лучше заранее продумать всю стратегию развития фирмы, определить будущую потребность в кадрах и разработать систему оплаты труда.

Заблуждение третье – в штатное расписание должны включаться только основные работники, совместителям в нем не место. Это не так. В штатное расписание не включаются работники, принятые по гражданско-правовым договорам, но работники, имеющие трудовые отношения с работодателем, в том числе совместители, обязательно вносятся в штатное расписание.

Теперь, когда мы разобрались с вопросом, нужно ли штатное расписание, перейдем к процессуальным моментам.

Не существует четкого указания на то, кто именно должен разрабатывать штатное расписание. Поэтому на разных предприятиях разработкой этого документа могут заниматься отдел труда и заработной платы, планово-экономический отдел. В небольших внебюджетных организациях, где такие структурные подразделения отсутствуют, обязанности по составлению данной документации могут быть возложены на кадровика или главного бухгалтера. Эти документы визируются всеми заинтересованными должностными лицами и юристом организации (при его наличии). Иногда (и это не самый худший вариант) они занимаются составлением штатного расписания вместе. Курирует эту работу заместитель руководителя по управлению персоналом, а при его отсутствии – один из заместителей руководителя, отвечающий за административные вопросы.

Форма штатного расписания достаточно унифицирована: структурное подразделение – должность – оклад. Поэтому на первый взгляд кажется, что составить этот документ достаточно легко – нужно всего лишь заполнить графы в соответствии с данными конкретной организации. Однако не все так просто, и вопросов на практике возникает множество. На те, которые больше всего волнуют руководителей и кадровых работников, мы постараемся ответить.

Первый вопрос связан с соотношением должности и размера оклада. Во многих организациях есть необходимость ввести несколько должностей с одинаковым наименованием (к примеру, несколько бухгалтеров, менеджеров, секретарей). В связи с этим возникает неясность – должны ли быть оклады по этим должностям одинаковыми или они могут быть разными. С одной стороны, ТК РФ устанавливает правило о том, что работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности. И, следовательно, если у вас три бухгалтера, то и оклад у всех троих должен быть один и тот же. Но, с другой стороны – бухгалтеры ведь могут выполнять неодинаковый объем работы, и уравнивать их зарплату будет неправильно. В этом случае правильно будет назвать должности по-разному (старший бухгалтер, начальник группы и т. п.). А если организация крупная, то можно использовать тарифную систему, присвоить каждому бухгалтеру тот или иной разряд, зафиксировать это в штатном расписании и в зависимости от разряда платить зарплату (бухгалтер 1-й категории, бухгалтер 2-й категории и т. п.).

Второй вопрос связан с так называемой вилкой в окладах. «Вилка» – это когда по должности вводится не твердый оклад, а минимальная и максимальная его сумма. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, зарплата работнику определяется приказом руководителя исходя из этих пределов, которые зафиксированы в штатном расписании.

Конечно, унифицированная форма не предусматривает ничего подобного, поскольку там присутствует строчка «итого», где нужно указать итоговую сумму окладов всех сотрудников. Кроме того, организация формирует плановый фонд оплаты труда, а такие «вилки» могут создать проблемы с его составлением. Однако, как мы уже говорили, предприятиям не возбраняется вносить какие-либо изменения в форму штатного расписания. Поэтому в том, что касается установления не твердого оклада, а «вилки», работодатель может действовать по своему усмотрению. В этом случае было бы хорошо разработать специальное положение об оплате труда, которое объясняло бы, как колеблется оклад в зависимости от качества работы сотрудника и его поведения.

Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания – отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии не запрещается и даже нужно. Ведь, по большому счету, вы не можете принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Не забывайте, что налоговая инспекция при проверках интересуется штатным расписанием на предмет проверки налогооблагаемой базы (ведь оно содержит сведения о месячном фонде заработной платы). Но иногда на практике возникает интерес именно к структуре предприятия. Приведем пример.

Во время налоговой проверки возникла необходимость уточнить структуру предприятия, входящего в холдинг и к тому же имеющего целую сеть филиалов. Для уяснения проблемы подчинения структурных подразделений был затребован документ, фиксирующий структуру организации. Комиссии было представлено штатное расписание, в котором четко и наглядно отражена структура организации. К тому же другие документы такого уровня в организации просто отсутствовали. Как уже было сказано, интерес комиссии носил конкретный характер. И в процессе ознакомления со штатным расписанием налоговая проверка обнаружила, что в нем полностью отсутствует единица одного из заместителей руководителя. Соответственно, его оклад и надбавка не включены в фонд заработной платы и, хотя налоговых нарушений в этой области обнаружено не было (бухгалтер рассчитывал налог «по факту»), в акт проверки было включено замечание. Эта ситуация повлекла за собой серьезные нарекания в адрес работника кадровой службы. Понятно, что ошибка носит чисто технический характер, тем не менее она отчетливо демонстрирует, что взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии организации налажено слабо.

Довольно распространенной ошибкой является указание в нем фамилий. На самом деле штатное расписание – документ обезличенный. Что это значит? А то, что в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Штатное расписание на предприятии обычно одно. Но если у компании есть филиалы или представительства, то вопрос о том, будет ли оно единым или в подразделениях возможны свои штатные расписания, организация решает сама. Известно, что руководитель филиала действует по доверенности, выданной руководителем организации. Таким образом, его полномочия утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах компании.

Итак, штатное расписание составлено. Что дальше?

Его должны подписать главный бухгалтер и руководители структурных подразделений организации. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание утверждают своим приказом руководитель или уполномоченное им лицо, и оно вступает в силу.

Если в трудовых договорах работников есть положение, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то ознакомление с ним сотрудников – обязательная процедура. Идеальным вариантом при этом будет прикладывать к каждому трудовому договору копию штатного расписания или выписку из него (если организация большая). В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления. Но лучше указывайте конкретную заработную плату каждого работника прямо в его трудовом договоре и не предъявляйте само штатное расписание. Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и объем вашей работы значительно сократится.

Еще один вопрос, требующий разъяснения, связан с так называемыми внештатниками. Если со штатными работниками все более или менее ясно, то в том, кого относить к внештатникам, единого мнения нет. Одни полагают, что это сотрудники, принятые для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации: по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф и т. п. Другие считают, что это те работники, которые не занимают конкретной должности, а выполняют трудовую функцию, и в связи с этим в штатном расписании их должности не обозначены (например, уборщики после произведенного в организации ремонта, ремонтники и др.).

Третьи предлагают относить к внештатникам лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Но это неверно, поскольку их вообще нельзя назвать работниками и трудовое законодательство на них не распространяется.

Можно ли вносить изменения в штатное расписание? Изменения в этот документ можно вносить в любое время, необходимо только их правильно оформлять. Расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Кроме переименования должностей, установления другого оклада, в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Так, по определенным правилам происходит сокращение численности или штата работников. При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить работников, которых это касается.

В заключение хотелось бы напомнить, что переименование должности в штатном расписании (например, с секретаря на секретаря-референта) руководитель не может производить по своему усмотрению. Такое действие будет изменением существенного условия трудового договора, ведь в нем обязательно содержится наименование должности. А значит, здесь требуется письменное согласие сотрудника. То же самое касается заработной платы, если ее конкретный размер стороны указали в трудовом договоре.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Поделиться ссылкой на выделенное