Александра Слепцова.

Как нанять «спеца»? Тесты для приема на работу и определения уровня IQ



скачать книгу бесплатно

Телефонный этикет и собеседование по телефону

Можете ли вы представить себе работу без телефона? В самом деле, из всего многообразия технических средств телефон остается наиболее широко используемым видом связи с внешним миром. Можно ли представить себе работу офиса без постоянных телефонных звонков? Все равно, что дискотека без музыки. Сегодня с появлением мобильных телефонов телефонный этикет несколько видоизменился. Для начала вспомните, как вы отвечаете по телефону.

– Да.

– Это фирма…?

– Дальше.

– Я звоню по объявлению о вакансии менеджера.

– Подождите…


– Да.

– Я звоню по объявлению…

– Зарплата…, рабочий день…

– Как к вам подъехать?

– Вы согласны?

– Да.

– Нужно приехать на собеседование или прислать резюме.

– Как это сделать?

– Подождите…


– Да.

– Я звоню по объявлению о работе, как вам предоставить информацию о себе?

– Резюме или собеседование.

– Мне все равно.

– Тогда приезжайте через час.

– Куда?

– Наш адрес…

– Но я не успею через час, можно ли…

– До свидания.


Вы часто сталкивались с телефонным непрофессионализмом? Если нет, то, вероятно, потому что давно не устраивались на работу по телефону. К сожалению, подобные диалоги не редкость, особенно в провинциальных городах, это так называемый «местечковый уровень». Многие люди отвечают на телефонные звонки бессистемно. Некоторые называют себя по имени, некоторые по фамилии, а некоторые вообще не затрудняют себя – они не представляются. Вы даже можете услышать время от времени звуки: «Ну!» или «А!» от представителей нынешнего «мобильного» поколения, что, разумеется, недопустимо для сотрудников организаций, ведь слова, которые вы выбираете для разговора, определяют тональность дальнейшей беседы.

Обучаясь искусству правильно разговаривать по телефону, следует помнить, что звонящий, вероятно, никогда не бывал в вашей организации, его представление о ней формируется именно в процессе телефонной беседы. Хотите «держать марку»? Верно выбранные слова помогут вам правильно начать разговор. Эта глава позволит вам познакомиться с этикетом в области коммуникаций и получить информацию о том, как провести собеседование по телефону.

Для начала мы хотим дать вам несколько общих советов, как разговаривать по телефону. По тому, насколько тактично, любезно вы отвечаете деловому партнеру или клиенту, он судит о работе всей фирмы. Никакой «магической формулы» здесь нет, многие правила телефонного этикета просты и известны. Неукоснительно следуя им, вы создадите имидж не только делового, но и культурного человека.

Точно так же, как вы готовитесь к встрече «один на один», следовало бы готовиться и к телефонным разговорам, в результате которых вы надеетесь получить нужную информацию.

Для начала запомните несколько простых правил:

1. Поднимайте трубку до четвертого звонка телефона.

2. Прежде чем ответить на телефонный звонок, отложите в сторону другую работу.

3. Ни в коем случае не ведите разговор в режиме «громкой связи».

4. Всегда первым приветствуйте человека, указывая название организации, свое имя и фамилию.

5. Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону.

Даже если звонящий человек не видит вашу улыбку, он чувствует, что вы искренне интересуетесь его звонком.

6. Избегайте выражений: «Вам кого?», «Кто звонит?», «Никого нет на месте», «Что вы хотите?», «Я не знаю».

7. Концентрируйте внимание на беседе и внимательно слушайте собеседника, не пытайтесь вести два разговора сразу, выберите приоритетный вариант и попросите вторую сторону подождать не более 30 секунд или попросите перезвонить позже с указанием точного времени.

8. Не прерывайте человека, который говорит с вами. Надежным средством удержать себя от того, чтобы не прерывать другого, является правило – «выдержать паузу». Просто сделайте паузу или сосчитайте до двух после того, как человек закончит говорить.

9. Если на линии плохая слышимость, не следует повышать голос по собственной инициативе, т. к. вполне возможно, что собеседник слышит вас прекрасно, просто попросите его говорить погромче и спросите при этом, как он слышит вас.

10. Следите за своей дикцией, говорите внятно, содержательно отвечайте на все вопросы.

11. Если по каким-то причинам вы не можете продолжать разговор, вежливо и убедительно договоритесь о времени следующего звонка или перезвоните сами по оставленному телефону. Для этого полезно иметь перед собой открытый на сегодняшнем дне телефонный органайзер или перекидной календарь с сеткой рабочих часов.

12. Заученные фразы не будут казаться «дежурными», если вы не будете произносить их скороговоркой, будете общаться в режиме диалога, а не радио.

13. После окончания беседы необходимо попрощаться с клиентом и подождать, пока он первым положит трубку. (Кто первым начал разговор, кто позвонил, тот и должен заканчивать.)


Избегайте следующих выражений:

1. «Я не знаю…» – лучше сказать: «Хороший вопрос, разрешите, я уточню это для вас».

2. «Вы должны…» – лучше сказать: «Для вас имеет смысл…», или «Лучше всего было бы…».

3. «Подождите секунду, я скоро вернусь…» – лучше сказать: «Для того чтобы найти нужную информацию может потребоваться две-три минуты. Вы можете подождать?».

4. «Нет» – лучше сказать: «Мы не в состоянии сделать это, но готовы предложить следующее…».


Категорически нельзя:

1. Использовать: «Алло…», «Я вас слушаю…» и другие подобные обращения в безличной форме.

2. Давать выход отрицательным эмоциям. (В тысячу раз предпочтительнее, переключить сложного клиента на другого сотрудника, компетентного в его вопросе, чем портить впечатление о себе и фирме своей несдержанностью.)

3. Если клиент высказывает по телефону жалобу, не дать ему выговориться до конца: выразите сочувствие; если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон и попытайтесь решить проблему.

Как отвечать на звонки, поступающие в фирму? Некоторые люди уже знают, что сотрудник компании, отвечающий на телефонные звонки, – один из наиболее важных служащих. Почему? Ваш секретарь говорит, и по тому, как он/она это делает, формируется впечатление о вашей фирме у потенциальных заказчиков и клиентов, поставщиков – практически у любого человека, представляющего себя или свою организацию, который по какой-либо причине набрал номер вашего телефона.

Телефонный разговор лучше всего начинать с приветствия: «Добрый день» или «Доброе утро». Затем должно следовать название компании или отдела и имя человека, который отвечает по телефону. Например: «Доброе утро! Служба по работе с клиентами. Меня зовут Ирина». Как видно из примера, приветствие обстоятельное, но краткое. Избегайте монотонного перечисления. Звонящие люди, особенно звонящие издалека, терпеть не могут продолжительных приветствий. Помните, что в разговоре с клиентом фраза «Чем я могу вам помочь?» – не роскошь, а необходимость. «Доброе утро! Дизайн-студия «Нью фешн». У телефона Ольга Пономарева». Обязательно назовите себя, чтобы не создавать неудобств собеседнику, людям удобнее общаться предметно, а не с безликими девушками и молодыми людьми. В приветствии сделайте акцент на свое имя. Люди, как правило, знают, куда звонят и ожидают услышать «здравствуйте». Звонящим важно получить информацию, и в первом пункте полученной информации будет значиться ваше имя. Называя себя уже в приветствии, вы производите впечатление ответственного и авторитетного сотрудника. Тот, кто, отвечая на телефонный звонок, называет только свое имя, напротив, рискует быть воспринят как человек, имеющий обязанности, но не имеющий власти. Телефонный этикет требует, чтобы вы называли себя и в том случае, если звоните сами. «Добрый день, это звонит Ольга Пономарева из «Нью фэшн». Олег Олегович на месте?» Это освободит секретаря или человека, который отвечает на звонки, от обременительной обязанности спрашивать, кто звонит. Когда вам ответит Олег Олегович, не вступайте немедленно в беседу. Проявите любезность и спросите, есть ли у него время для разговора. Олег Олегович оценит, что вы считаетесь с его рабочим графиком.

Ответы на внутренние звонки тоже должны быть «на уровне». Если вы можете определить по звучанию телефона, что это внутренний звонок, тогда вам следует ответить: «У телефона Ольга», «Отдел продаж, Ольга» или просто «Ольга». В случае, если вы работаете в крупной корпорации и вам часто звонят люди, которых вы почти не знаете, при ответе называйте как ваше имя, так и фамилию. Если вы не можете определить характер звонка, предположите, что он внешний, поприветствуйте звонящего, укажите название организации, назовите себя по имени и фамилии.

Если вас никогда не просили отвечать на телефонные звонки в определенной манере, то сейчас пришло время познакомиться с тем, как это делать. В рабочем помещении офиса особенно важна согласованность действий, поэтому то, что вы говорите, когда отвечаете на телефонный звонок, должно соответствовать той форме, в какой это делают другие сотрудники, отвечающие по телефону. Тем самым вы демонстрируете наличие корпоративной культуры. Работая в одном стиле, вы показывайте, что вы – единая команда, профессионалы. Обратите внимание на то, как другие сотрудники отвечают по телефону, и повторяйте уже готовый текст. Для «пущей убедительности» или если вам нужно, чтобы звонящие отличали вашу фирму от тысячи других организаций, можно составить фирменное приветствие (своего рода телефонный логотип), соблюдая принцип лаконичности, обстоятельности и привнеся в него долю оригинальности. Например, «Вас приветствует «Нью лайн», меня зовут Ирина».

Как долго вы можете заставить человека ждать на том конце провода? Бывают моменты, когда необходима пауза. Если возникла необходимость кого-то попросить подождать у телефона, важно не совершить принципиальных ошибок, нужно убедить собеседника в том, что вы делаете это в интересах дела. Спросите человека, подождет ли он, дождитесь ответа, не предполагая заранее услышать «да».

Вежливой будет пауза не дольше 30–60 секунд, например, пока вы достаете документы или отвечаете на другой звонок, помните, что 30–60 секунд для вас пролетают быстрее, чем для вашего собеседника. Когда звонящий человек не слышит ничего или же слышит музыку, минута может показаться вечностью, ведь пустое ожидание длится гораздо дольше. Всегда помните об экономии чужого времени и уважении к собеседнику, ведь звонок может исходить из другого города или страны, от очень занятого человека, который обращается с очень выгодным для вас предложением.

Вы договаривались о звонке партнеру, но не смогли этого сделать? Извинитесь перед ним в течение суток, иначе вы грубо нарушите деловой этикет. Позвоните заранее, если у вас отпала необходимость в контакте.

Когда вас нет на месте, вы, естественно, не можете ответить на телефонный звонок, вам следует как можно скорее перезвонить звонившему вам человеку, или поручить сделать это штатному сотруднику. Помните, что оперативные ответные звонки могут принести большие дивиденды. Если на ваш звонок по какой-то причине не могут ответить, объясните, когда и где вас можно застать. Чем точнее (и одновременно кратко) вы все объясните, тем большим профессионалом вы будете выглядеть. Если вы звоните по междугородней связи, обязательно скажите об этом, тогда на ваш звонок ответят с большей готовностью.

Исследования показали, что наши шансы дозвониться до нужного человека с первой попытки составляют примерно один шанс из шести. Это говорит о том, что любой из нас мог бы потерять более двух лет жизни, играя в «телефонные догонялки». Если, позвонив по какому-то телефону, вы услышите просьбу перезвонить чуть позже, и так несколько раз, воспользуйтесь советами, которые помогут вам сэкономить время при пользовании телефоном.

– Когда вы разговариваете с человеком, с которым необходимо будет продолжить разговор, то договоритесь о точном времени следующего звонка.

– Если человека, которому вы звоните, нет на месте, то объясните причину, по которой вы звоните. Будьте конкретны, может быть, кто-то другой сможет вам помочь.

– Будьте вежливы с административным персоналом. Спросите, когда лучше позвонить снова. Еще лучше применить примерно такую формулировку: «Извините за беспокойство, вас не затруднит записать мой контактный телефон и попросить Ивана Ивановича перезвонить мне, чтобы я не отвлекал(а) вас частыми звонками? Спасибо».

– Когда ваши телефонные звонки устойчиво не дают никаких результатов, поищите альтернативную связь. Отправьте человеку электронное письмо, запрос или письмо по факсу.


Если звоните вы, соблюдайте три нехитрых правила:

1. Четко сформулируйте, с какой целью собираетесь звонить и каково должно быть содержание будущего разговора. Для особо сложных переговоров лучше составить перечень вопросов, которые вы собираетесь задавать, на бумаге, так будет проще проследить за полнотой и непротиворечивостью ответов.

2. Вычислите время для оптимального звонка. Оптимальное время для телефонного звонка определяется по трем признакам:

а) когда, по вашему предположению, ответить

на ваш звонок будет удобнее для абонента;

б) когда к нему проще дозвониться;

в) когда вам будет удобнее позвонить.

3. После соединения представьтесь: «Здравствуйте. Дизайн-студия «Нью фэшн», Ольга Пономарева», и после этого задавайте подготовленные вопросы.

Что делать если…

…телефон звонит в то время, когда вы говорите по другому аппарату? – Следует снять трубку, сообщить, что вы заняты, и выяснить, будут ли вас ждать, или вы позвоните после завершения разговора с первым собеседником.

…в ходе беседы вы чихнули, не успев зажать трубку? – Следует извиниться.

…разговор затягивается, а вы еще не все выяснили? – Обязательно спросите собеседника: «У вас есть время для продолжения разговора?»

…вам предстоят длительные телефонные переговоры?» – Заранее назначьте их на время, удобное вашему собеседнику.

…вы разговариваете с посетителем, а в это время раздается телефонный звонок? – Извинившись, возьмите трубку, сообщите, что у вас посетитель, и назначьте разговор на другое время.

…в ответ на свой звонок вы услышали: «Извините, я сейчас очень занят, освобожусь через час!» – Уточните, когда вам лучше перезвонить. Не обижайтесь, ведь вы о звонке не предупреждали.

И, наконец, несколько слов об ошибочных звонках. Каждый хоть раз случайно набирал неправильный номер. Если такое случается с вами, не вешайте трубку без извинения. «Извините, я, видимо, ошибся номером». Конечно, если вам неправильно позвонили, то и вы должны проявить любезность к человеку, который ошибся номером. Не заставляйте позвонившего еще больше смущаться, показывая ему тоном голоса свое раздражение или возмущаясь, что вас оторвали от дела.

Собеседование по телефону

Поиск кадров по телефону, как правило, проводится в два этапа.

1. Вы даете объявление в СМИ и оставляете контактный телефон. Далее идет отсев из числа позвонивших. Предположим, из 100 % сразу отсеялось 30 %. Проанализировав данные оставшихся 70 %, отсеивается, к примеру, еще 40 %. Остается 30 % соискателей, которые попадают на второй этап телефонных переговоров – более подробное собеседование, после которого остается примерно 10 % претендентов. Они-то и попадают на собеседование и тестирование в фирму. Из этих 10 % вам предстоит выбрать подходящих кандидатов. Удобнее использовать метод резюме, так как он сокращает объем работ, но если он не доступен, мы расскажем примерные схемы и алгоритмы работы по проведению телефонного собеседования, то есть по первым двум этапам поиска кадров по телефону.

Итак, вы дали объявление и оставили номер контактного телефона с указанием регламента времени звонков. Вам предстоит нелегкая задача вежливо отвечать на шквал звонков, не успевая при этом покурить, подавиться булочкой или отхлебнуть остывший кофе. Кроме того, вам нужно сократить количество претендентов, отсеять их уже по первым фразам, вопросам. Как правило, первичного телефонного контакта не хватает, чтобы определить, подходит ли соискатель на вашу вакансию, однако его бывает достаточно, чтобы понять, что он не подходит. На что нужно обратить внимание в первой беседе по телефону? Вот некоторые критерии, по которым легко определить, что претенденту надо отказывать сразу.

– Если человек уклончиво отвечает на вопросы о предыдущем месте работы и причинах увольнения (особенно если соискатель часто менял места работы).

– Если человек настойчиво стремится попасть к вам на личное собеседование, в разговоре использует фразы: «Я вам все объясню…», «Давайте об этом поговорим при встрече…», «Как к вам подъехать?» и т. д.

– Если вы слышите в голосе собеседника слишком фривольные, заигрывающие интонации и намеки. Сюда же относятся обещания лично отблагодарить вас, если вы окажете помощь в трудоустройстве.

– Неграмотно построенные речевые обороты, неверные ударения (если это не иностранец), коверканье слов, замедленная, невнятная речь, длительные паузы между вашим вопросом и его ответом или между словами, обилие деталей, неумение переключиться на ваш новый вопрос (либо же самостоятельное переключение на другую, вовсе отвлеченную тему), слишком ускоренная, громкая речь.

– Употребление жаргонных, матерных слов, или перегрузка речи сленговыми словечками, неумение изъяснять свои мысли, не прибегая к их помощи (если это не профессиональный сленг «компьютерщиков»).

– Если человек один из первых вопросов задает о зарплате, есть большая вероятность, что он интересуется только количеством денег, по-видимому, не желая думать

о работе. Также можно сделать вывод о том, что такой человек за деньги может сделать все, это качество бывает полезным в некоторых областях.

– Если выясняется, что человек в принципе не понимает, куда и зачем он позвонил.

Вам, вероятно, придется услышать много информации, поэтому даже не пытайтесь перерабатывать ее сразу. На этом этапе важно успевать записывать координаты звонящих. Достаточно удобна для этого следующая форма, которую нужно держать под рукой, отвечая на первичные звонки. В ней содержится четыре графы: ФИО, контактные телефоны, «краткое содержание первой серии» и время вашего звонка для оповещения о результатах анализа информации. (См. таблица 5, стр. 65.)


2. Далее происходит анализ записей, после чего отсеивается еще часть кандидатов с неподходящими характеристиками занимаемых должностей или образованием. Если для вас очевидно, что человек не подходит для данной вакансии, ему следует позвонить и вежливо об этом сообщить как можно скорее. «Добрый день (утро, вечер), вас беспокоит фирма «Нью фэшн», консультант по подбору персонала Ольга Пономарева. Вы оставляли у нас свои данные. Извините, но мы не можем предложить вам нашу вакансию, она требует несколько иных профессиональных навыков (базового образования), а обучение персонала в бюджет организации на этот год не заложено».

С теми соискателями, которые останутся не вычеркнутыми и представляют для нас интерес, можно приступать к более подробным телефонным переговорам. Но перед этим заведите для каждого соискателя отдельный лист, напишите на листе его фамилию и проставьте номер контактного телефона. Это позволит вам эффективно упорядочить свои записи, каталогизировать поступающую информацию, а случайно выпавший листик не буден неизвестно чьим.


Вот примерный алгоритм переговоров с соискателем по телефону на повторном телефонном собеседовании:


1. «Добрый день (утро, вечер), вас беспокоит фирма «Нью фэшн», консультант по подбору персонала Ольга Пономарева», – ответное приветствие.

2. «Вы оставляли у нас свои данные, я задам вам несколько вопросов», – возможно согласие или просьба перезвонить. Далее для работы вам пригодится следующая форма. (См. таблица 6, стр. 66.)

– Чем вы занимаетесь сейчас в плане профессиональной деятельности?

– Какую должность занимаете?

– Какие основные функции выполняете?

– Каковы ваши ожидания в отношении нашей вакансии?

– Каковы ваши профессиональные пожелания в настоящее время?

– Краткая презентация вакансии

– Скажите, выполняли ли вы обязанности…(далее перечисление необходимых для вакансии навыков).

Если после предложенной деловой формы становится понятно, что человек подходит, полезно задать следующие вопросы (если видно, что соискатель не может претендовать на должность, следует извиниться и сообщить ему об этом). Ответы также вписывайте в «именной» лист.


– Ваш возраст? (работникам до 18 лет предоставляется масса льгот в соответствии с Трудовым кодексом, в том числе сокращенный рабочий день.) В условиях современного бизнеса вам как работодателю, такие работники могут быть просто невыгодны, к тому же молодых начинающих специалистов приходится доучивать на рабочем месте, доводить до их сознания такие простые понятия, как трудовая дисциплина, взаимоотношения в коллективе и т. п. Значительно проще принять на работу зрелого человека и состоявшегося специалиста, особенно если на предложенную вами должность и зарплату претендуют десятки кандидатов.


– Место жительства? (Не будет ли кандидат опаздывать на работу из-за географической удаленности его места жительства и плохих транспортных коммуникаций, не слишком ли он устает, добираясь до места работы, ведь из-за этого тоже может снизиться эффективность труда). Есть ли у него городская прописка или он снимает жилье, собирается ли брать кредит на покупку жилья, а если собирается, то где – все это нужно для анализа не только возможных осложнений для фирмы, но и для планирования возможных дополнительных затрат.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

Купить и скачать книгу в rtf, mobi, fb2, epub, txt (всего 14 форматов)



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Поделиться ссылкой на выделенное