Александр Горбачев.

Тайм-менеджмент в два счета



скачать книгу бесплатно

У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.

Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере?

Не спешите сразу браться за глобальное – начните с того, что определите четыре главные ваши цели на этот год. Держите их на виду, помните о них – и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения.

Ставьте цели! Это верный путь к успеху.

Расстановка приоритетов

Можно всю жизнь делать вещи правильно. Но лучше – делать правильные вещи.

Скорее всего, вам много чего хочется в жизни, причем желательно получить все и сразу. Однако очень сложно пытаться сделать одновременно много дел (да и для здоровья вредно). К тому же, попытка достичь сразу многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна.

Потому необходимо выбирать главное. Отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно – очень ценное для организации времени умение.

Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший результат. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?), во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго и, в третьих, есть небольшое количество действительно важных дел – и вот на них и нужно направить все свои силы.

Выделяйте наиболее важные дела из общей массы. Вы сэкономите огромный объем времени, не тратя его на второстепенное и необязательное.

Чувство времени

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо чувство времени. Чувство времени – это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы – 40 минут, попить чаю – 10 минут, ответить на письма – полчаса. Это чувство подсказывает, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не нужно умом гадать: «Хватит на это полчаса или нет?», нужно именно почувствовать: «Вот на это уйдет полчаса».

Это чувство нам и нужно развить.

Чувство времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Притом не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать.

Самый простой для этого способ – упражнение «калибровка». Суть в следующем. Перед тем как что-то сделать, задайте себе вопрос: «Сколько времени это займет?» И, запомнив ответ, приступайте к делу. Когда закончили – сверьте по часам, насколько правильным было предположение. В этом упражнении не нужно ничего писать, выполнять его можно в любое время и в любом месте – оно очень простое и удобное. Выполняя калибровку, вы будете все лучше и лучше «предсказывать» затраты времени.

Развитие этого чувства очень быстро даст отдачу в виде лучшей организованности вашего времени.

Пробуйте – это работает!

Планирование

…с 11:00 до 12:00 – совершить подвиг.

Из списка дел на день барона Мюнхгаузена

Если вы наметили цель и убедились, что она действительно важна – надо начинать действовать. Но не вслепую – а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно, и в правильный момент.

Это как строительство дома. Если плана нет, сначала привезут черепицу, потом начнут делать фундамент. Когда сделают фундамент, окажется, что еще нет материала для стен – работа стопорится. Пока сделают стены – сгниет черепица. Потом выяснится, что к фундаменту забыли подвести канализацию.

Планирование личного времени может быть жестким и гибким. Жесткое – наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать. Гибкое – наметить список дел, а делать их в той очередности и тогда, когда это актуально (подходят внешние условия, подходит ваше состояние).

Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование – решать вам. В целом можно сказать, что жесткое планирование удобно в масштабах года. В мае пойти на курсы английского, в июне – командировка, в августе – двухнедельный отпуск, за сентябрь создать интернет-магазин. Гибкое планирование удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела – пишем список и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно – решаем по ситуации.

Главное – план должен быть. Второе – план должен быть гибким, чтобы его можно было при необходимости подогнать к обстоятельствам. Начните планировать свои дела – этим вы освободите себе огромное количество времени и обеспечите выполнение самого главного, важного.

Сколько тайм-менеджмента мне нужно?

В каком объеме самоорганизация нужна лично вам? Простор широкий, от небольшого планера для записи основных событий недели (вторник вечер – встреча с друзьями, среда – позвонить заказчику проекта в 15:00.) до прописывания системы жизненных целей.

Давайте условно поделим организацию времени на простую и системную.

Простой тайм-менеджмент – это планы на день, неделю, максимум месяц. Записали мероприятия в ежедневник, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи и т. д. Ближайшее время у вас в общих чертах спланировано.

Системный тайм-менеджмент – это система долгосрочных целей. Есть главные цели вашей жизни, есть долгосрочные цели на ближайшие пять-десять лет, есть цели на год. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца, – приближает вас к этим крупным и далеким целям.

Представьте, что вы идете ночью по лесу и хотите выйти из него в город. Простой тайм-мендежмент – это фонарик. В яму не свалитесь, тропинку метров на двадцать видно, идете уверенно. Но плутать так с фонариком по лесу можно очень долго. Системный тайм-менеджмент – это огни города, которые видно из леса. И, видя эти огни, вы к ним пойдете даже без фонарика и из леса выберетесь.

Это не два противоположных варианта организации времени. Системный тайм-менеджмент включает в себя и простой, но он больше, шире. Даже если город из леса видно, с фонариком идти все равно удобнее.

Наверное, оптимальный вариант – начать с простого тайм-менеджмента. Это даст вам большую эффективность, меньшую усталость, привычку к самоорганизации. И при этом можно постепенно вводить тайм-менеджмент системный. И он уже приведет вас к большим достижениям, осмысленности и цельности жизни и балансу между здоровьем, богатством, счастьем.

Когда человек хочет чего-то достичь и тренирует это желание целенаправленно, он способен сотворить почти что чудо. (Альберт Эйнштейн)

Глава 2
От мечтаний к достижению целей

ХОЧЕШЬ, НЕ ХОЧЕШЬ, А ХОТЕТЬ НАДО!

Залог достижения цели – желание. Главное здесь – слово ХОЧУ! Сила желания определяет высоту цели и скорость движения к ней. Это главное. Все остальное дело – техники!

Цели возникают в двух случаях: либо человек хочет этого всей душой, либо так сложилась жизнь, что деваться некуда.

Сила желания – это атомная энергия, дающая толчок в нужном направлении к достижению цели. Чему учит нас жизнь? 2000миллионеров, которые дали интервью журналу «Форбс», назвали свои секреты успеха. У всех было одно общее качество – они ставили цели и, главное, учились и шлифовали свое мастерство в постановке целей всю жизнь.

Вспомните вашу самую заветную мечту. Она сбылась? Сбудется? А знаете ли вы, что лучший способ легко и просто воплотить свою мечту в жизнь – это превратить ее в цель. Чтобы она стала конкретной и реальной. Именно тогда у вас появляется желание достигать цели, а не просто мечтать, лежа на диванчике. Зачем нам цель? Цель влечет к конкретным действиям! Когда сформулирована цель, понятно, что и как делать для ее достижения.

Цель – как листочки на дереве. Их миллионы, но нет двух совершенно одинаковых. При этом каждый листок имеет четко заданную повторяемую структуру. Так и цели каждого человека уникальны. Однако все цели имеют общую структуру – те критерии, которые должны в них наличествовать, чтобы гарантировать достижение успеха.

Вы – архитекторы своей судьбы.

От качества постановки ваших целей будет зависеть качество вашей жизни.

Мозг так устроен, что действия во внешнем плане могут быть сделаны, только если в голове «есть картинка»: что надо делать? Любое физическое действие начинается с мысленной команды мышцам. В начале любого дела лежит основа – идея, которая рождается в голове человека. Однако одной идеи мало. Как только она родилась, нужно принять роды и зафиксировать ее на бумаге (любом внешнем носителе). Когда идея покидает голову – она должна трансформироваться в цель. Чтобы идея хорошо вызрела, выросла и смогла принести пользу, следует фиксировать ее в виде цели. И сейчас мы будем говорить о постановке целей.

Хороший пример того, как надо ставить цель, – сказка «Три поросенка». Какой должен быть дом? Вот вам хорошая аналогия по постановке целей. Кто-то быстро рисует ее в уме и общо (Ниф-Ниф строит шалашик). Другой – основательно по всем критериям формирует хорошую позитивную цель, добиваясь в итоге устойчивого фундамента своей жизни и великолепных результатов (Наф-Наф построил капитальный каменный дом, который спас всех трех поросят).

Написанная на бумаге цель – четкое понимание единого образа несколькими людьми. (Ольга Паратнова, г. Москва)

Чтобы действительно «опредметить» вашу мечту, следует сделать несколько набросков. Цель должна быть сформулирована на бумаге: вы не можете управлять тем, что существует только у вас в голове. Как только вы нарисовали, написали – у вас появляется возможность работать с написанным и улучшать его. Да и вообще, возьмите за правило: если написано на бумаге – можно с этим работать, что-то изменять. А пока ваши планы в голове – это лишь идеи.

Чтобы цель стала целью, нужны определенные условия. О них мы и поговорим.

ПРИМЕРЫ ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Игорь С., владелец инвестиционной компании по недвижимости, г. Барнаул:

С тренинга по личному тайм-менеджменту я вынес только одно: цели – это все! Остальной материал отложился в подсознании, и я не акцентировал на нем внимание. В течение недели после пройденного обучения я расписал все, чего хочу достичь за 2007 год. В конце года, 31 декабря, в свой день рождения подвел итоги года. К моему глубочайшему восторгу, я добился всего что запланировал, а по некоторым направлениям даже больше задуманного! Да! – думал я в тот день, цели – это все! От качества целей зависит качество нашего успеха. 2007 год был показательным в плане важности постановки жизненных и бизнес-целей. Первый урок усвоен полностью…

Условия целеполагания

– Я заблудился!

– Иди ко мне.

– Куда?

– А где ты сейчас?

Разговор по мобильному

Да, да мы будем говорить о целях. А для этого нужно понимать две вещи. Первое – КУДА ВЫ ХОТИТЕ ПОПАСТЬ? Второе – ГДЕ ВЫ СЕЙЧАС? Если не получить ответы на эти два вопроса, то что бы вы ни делали в своей жизни, все бессмысленно. Все будет пустой тратой времени, да и прочих ресурсов. Когда человек не знает, чего хочет – он как таксист без пассажира. Накручивает километры, а куда двигаться? Потому что куда бы ни поехал без пассажира – только жечь попусту бензин. А вот когда ему скажут: «Едем на Нижнюю Сыромятническую 5/7.» – путь наполнится смыслом. Поставлена цель – куда ехать.

Постановка цели не должна ограничиваться наличествующими ресурсами. (Сергей Максимов, г. Волгоград)

Постановка цели начинается с ответа на вопрос «чего я хочу?». Именно с него, а не с вопроса «что я сейчас имею?». Вы, читатель, пока поверьте, а когда я изложу свою идею, будете спорить. А то я чувствую, у некоторых при чтении этих строк внутри уже буря. Скажу сразу, буря в стакане. «Как так – не учитывать, где я сейчас? Именно с этого и надо начинать». Нет. Не с этого. Если хотите загубить дело на корню – то с этого. А если хотите добиться успеха – то совершенно с другого. Первое, что следует сделать, – определиться, чего вы хотите. В личной жизни, работе, духовной сфере и т. д.

Для того чтобы вам было легче сформулировать свои цели, приведу два столбика, что пишут люди на тренингах. Первый столбик – личные цели, второй – рабочие.

Как мы рассмотрим ниже – все, что написано в данной таблице, это не цели. Скорее желания, мечты, рабочие заготовки. А вот чтобы они стали целями, нужно приложить усилия еще на этапе самого процесса написания цели.

Каждый год с моим профессиональным ростом меняется и мое отношение к постановке целей. Если раньше я относился к этому спустя рукава, то сегодня трепетно довожу каждую цель до совершенства. Когда мы говорим о цели – в первую очередь, обратите внимание на то, как она звучит. И здесь важно каждое слово. То, как цель будет сформулирована – повлияет и на ее достижение. Перейдем к самой сути целеполагания.

Что такое качественные цели?

Качественные критерии целей позволяют уменьшить срок их достижения.

Петр Семенов, г. Калуга

Поговорим с вами о целеполагании. Да, о тех ругательный словах типа SMART, или, как сказала Юлия на одной из конференций, «смартовых целях». Мое мнение про «смарты»? Тот, кто о них говорит, сам ими не владеет. Парадокс, но сколько ни было участников моих проектов, которые гордились тем, что учились у разных западных светил и получили степени МБА и т. д., выполняя тренинговое задание – справиться с ним не могут. Потому что «смартовые цели» – это хорошая идея, которая извращена, как часто бывает в России.

Так что же делать? Есть более удобная интерпретация, так сказать, наша, отечественная. За 7 лет своей практики я упростил формулировки целеполагания и свел все к двум глобальным параметрам. И как только в таком виде я стал обучать людей – они начали ставить цели и их достигать. А лучший критерий практичности знаний – это количество людей, пользующихся ими каждодневно. Итак, настало время раскрыть вам секреты целеполагания.

Согласитесь, что легко попасть в мусорную корзину смятым листом бумаги с расстояния 1 метр. Да? Тогда мне нужен доброволец. Вот вы, идите сюда. Скомкайте листок, теперь у вас есть мячик, который вы будете кидать в корзину. Станьте на расстоянии метра от нее. Вот так. Но! Теперь повернитесь к корзине спиной и, глядя вперед, не оборачиваясь и не прицеливаясь, – попробуйте попасть в корзину.

Делаем ставки. Какова вероятность, что вы попадете с первого раза? Думаю, очень близка к нулю. Вам еще нужно доказывать, зачем нужно видеть цель перед глазами? Почему она должна быть измерима? Это иллюстрация измеримости.

Разворачиваемся к корзине лицом – измеримость в порядке. Делаем десять шагов назад. И вы понимаете, что с каждым шагом попасть в корзину с первого раза менее реально. А если отойти на сто шагов, то бумажный комок не долетит, однозначно. И это второй важный параметр цели – реальность.

Цель должна глобально отвечать на два вопроса. Вопрос измеримости и реальности. И все. Этого достаточно, чтобы она была достигнута. Это два обязательных слагаемых. Третьего, как говорится, не дано. И это здорово! Потому что простота правит миром! Изучим, что и как нужно выполнять.

ИЗМЕРИМОСТЬ

1. Идея: в голове.

2. Прообраз: написан на бумаге.

3. Цель: единица измерения (что?), количество (сколько?), дата достижения (к какому сроку?).

РЕАЛЬНОСТЬ – дает мотивацию для достижения.

Баланс ресурсов (могу) и амбиций (хочу).

Измеримость формируется в три шага.

Шаг 1. Рождается идея. Вы о ней думаете. И пока она в голове – будем называть ее идеей. Вы можете о ней рассказывать, хвалиться, обсуждать. Мол, я вот то-то и то-то буду делать. Это все – идеи. Целью еще и не пахнет.

Шаг 2. Вы записываете свою идею на бумагу. Материализуете ее. Вот это состояние вашей идеи назовем «прообраз будущей цели». По крайней мере, она уже зафиксирована, и ее формулировку можно обдумать, корректировать, улучшать.

Шаг 3. Конкретизируете записанное на бумаге, указывая три важных элемента. Единицу измерения будущего результата, количество этих единиц, дату достижения цели. А вот теперь подробнее разработаем этот шаг, с примером из практики.

Если вы будет следовать трем шагам в постановке целей, то у вас все будет происходить легко. И если не удается прийти к идеальной цели, вы четко знаете, на каком шаге застряли и что следует выполнить. По опыту советую, если не получается самостоятельно, попросите стороннего человека вам помочь. Так уж повелось у человечества, что чужие проблемы решать легче, чем свои. Как помочь другу, мы всегда знаем, а вот себе помочь – руки не доходят.

При описании измеримости цели возрастает вероятность достижения цели. (Елена Викторова, г. Тольятти)

Приведу пример из своей практики. Начальник транспортного цеха одной из крупных компаний г. Нижнего Новгорода пишет себе цель: «Качественно управлять персоналом». Сидит довольный, сделал задание быстрее всех. Прошла всего минута, все еще работают, а он – впереди планеты всей! После получения обратной связи он улучшил свою запись. Вся история его пути представлена в таблице.

Обратите внимание на разницу между ними. Первый вариант – это, скорее, мечта. Второй как минимум обладает единицей измерения. Третий – количеством. Четверный содержит важнейший фактор успеха – дату достижения цели. К какому сроку мы хотим добиться результата? Такова зарисовка обязательного критерия постановки цели ИЗМЕРИМОСТЬ.

Критерий «Единица измерения»

В нашем примере у начальника транспортного цеха единицей измерения результата выступают следующие фразы:

«боеспособные машины»;

«трезвые водители».

Именно эти слова описывают, в чем будет измеряться цель. Машинами и водителями. И это первая из трех необходимых нам галочек измеримости цели: «единица измерения».

Критерий «Количество»

– Штурман, приборы!

– 15!

– Что 15?

– А что приборы?

Вторая важная характеристика – «количество» – обозначается любой цифрой или числом. Опять же в нашем примере это «40» – именно такое количество машин требуется, чтобы обеспечить ежедневную доставку товара со склада клиентам. Числовое выражение цели крайне важно указывать в целях. Если мы просто укажем «нужны водители и машины» – этого будет недостаточно. Потому что когда речь пойдет о реальности цели – как мы поймем, насколько реально ее достичь, если мы не знаем, какое количество требуется?

Конкретизация целей – мотивация сотрудников. (Вера Сидоренко, г. Москва)

Сложность в реальном бизнесе возникает тогда, когда надо померить (чем именно?) качество работы человека, работающего с человеком. Где измеримость в проведении переговоров?

Ответ – экспертная оценка! В науке уже много лет этот метод используется в социологических исследованиях, при работе с «человеческим фактором». Кратко раскроем суть метода.

Чтобы измерить «неизмеримое», собираем группу людей. Собранная группа должна состоять из людей с богатым опытом работы с «неизмеримым», в этом случае она называется экспертным советом. Проводим опрос каждого эксперта, суммируем оценки, получаем среднее – и вот готовое решение. Если объяснять в двух словах, то вышесказанное – правда. Я опускаю технологические тонкости экспертных оценок, их рассмотрение не является целью нашей книги.

Например, требуется оценить качество обслуживания в торговом зале. Используем метод экспертных оценок следующим образом. На выходе из магазина нужно задать каждому клиенту вопрос: «Как вы оцениваете качество работы продавца? Если можете, поставьте оценку от 1 до 5. 5 баллов – отлично, 1 балл – отвратительно». В течение пары часов набираем 10–20 отметок. Средний балл по ним – в цифрах дает ответ на вопрос «Каково качество обслуживания?». Метод экспертных оценок очень интересен. И на взгляд автора, каждый руководитель обязан понимать его суть и уметь применять при необходимости. Продолжаем рассмотрение критерия измеримости.

Формулируя критерий измеримости в бизнесе, требуется учитывать долю погрешности на поставленные цифры. К примеру, цель звучит: «Поднять на 20 % объем продаж». Более верно сформулировать ее «Поднять объем продаж минимум на 15 %, максимум на 23 %. Плановый показатель – 20 %». Человеческому мозгу нужна подобная растяжка показателей результата.

В диапазоне мин-план-макс происходит образование зоны комфортной мотивации, когда человек прилагает усилия к достижению цели. Представьте, что менеджеру поставили план «на 20 % поднять продажи». В результате, пока менеджер не поднимет план на 20 %, он будет испытывать страх потерпеть неудачу. Даже если план выполнить на 19 % – это все равно не 20! У человека остается чувство неудовлетворенности собой. Этот механизм подсознательный, поэтому фразы «да, почти что 20 %» не спасают нашу самооценку. Внутри себя не обманешь.

Иначе происходит, когда мы задаем три опорные точки. Вот как следует их определять.

Минимум – то, чего человек может достичь относительно легко. Так сказать, с вероятностью 100 %. В примере с нашим менеджером 15 % он может сделать без особых усилий, просто работая каждый день.

План – цифры, которые человек хоть раз в жизни показывал. Несколько месяцев назад менеджер достигал роста объема продаж на 20 %. Поэтому это может быть плановой цифрой.

Максимум – то, что для исполнителя воспринимается реально, но он этого еще не достигал либо достигал редко. Динамики роста продаж в 23 % менеджеру никогда не удавалось, его рекорд на сегодня это – 22 %. Однако при постановке цели 23 % может претендовать на роль максимальной планки в измеримости цели.



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15